I den digitale tidsalder hævder nogle, at traditionelle kommunikationsformer, såsom fax, hører fortiden til. Det er dog langt fra sandheden.
Selvom mange anser faxning for at være forældet, fordi det er en noget forældet teknologi, sender nogle erhvervsorganisationer stadig faxer som en primær metode til kommunikation og datatransmission.
Den tidskrævende håndtering af papir, langsom transmissionshastighed og dyr fysisk hardware udgør dog et problem for moderne virksomheder, der er afhængige af hurtige online dataoverførsler over nettet.
Heldigvis er løsningen enkel – en online faxtjeneste. Fremkomsten af online fax giver virksomhedsbrugere mulighed for at udnytte bekvemmeligheden og fleksibiliteten ved internettet til deres fordel.
Strømlinet, fremskyndet og fuldt skalerbar e-faxning giver dig mulighed for at glemme alt om papir og kedelige fysiske faxmaskiner og byde velkommen til en ny digital æra med papirløs kommunikation til din organisation.
Lad os gennemgå de bedste måder at sende en fax online og opnå de ønskede resultater.
Hvad er onlinefax, og hvorfor bruge det?
Online fax er en innovativ metode til at sende og modtage faxmeddelelser ved hjælp af nettets kraft. Det er en ny måde at faxe på, der er her for at erstatte traditionelle analoge faxmaskiner. E-faxing kræver en internetforbindelse og en internetaktiveret enhed for at lette dokumenttransmission online.
Du kan sende onlinefaxer ved hjælp af en mobilenhed, såsom en smartphone, tablet eller stationær computer. Tidligere krævede traditionelle faxer et offentligt telefonnet for at sende dokumenter. Online faxtjenesteudbydere bruger internettet internetprotokol (IP) netværk til at sende og modtage filer og samtidig sikre sikkerhed, hastighed og effektivitet.
På grund af dette er online faxtjenester overkommelige, ligetil og praktiske. Derudover giver topbedømte e-fax-tjenesteudbydere dig mulighed for at administrere dokumenter digitalt ved hjælp af dine eksisterende e-mail adresse at konvertere faxer til e-mails og omvendt.
Der er mange grunde til at sende online faxer, lige fra ubesværet filarkivering til at spare tid og penge.
Her er et hurtigt overblik over fordelene ved online fax:
- Fleksibilitet – spar tid, kræfter og ressourcer på yderligere hardware ved at bruge eksisterende virksomhedsinfrastruktur til at sende/modtage faxer.
- Forbedret sikkerhed – traditionel faxning udgør mange sikkerhedsrisici, som onlinetjenesteudbydere kan afbøde ved at bruge de nyeste sikkerhedsforanstaltninger, cloud-lagring og krypteringsfunktioner af militær kvalitet.
- Forskellige opbevaringsmuligheder – papirbaseret dokumenthåndtering kræver for meget kontorplads og skaber rod, der gør dokumenthåndtering og organisering praktisk talt umulig. Online faxning giver dig dog mulighed for at genbruge kontorlokaler efter dine behov og gemme faxer på en foretrukken, altid tilgængelig destination på dit system.
- Omkostningseffektivitet – Online fax er en langsigtet investering, der giver dig mulighed for at spare ressourcer og undgå at bryde dit budget med standby-omkostninger, vedligeholdelse og faxudstyr. Med online fax betaler du kun for dit abonnement hos din valgte udbyder. Endnu vigtigere er det, at online faxtjenester giver dig mulighed for at undgå traditionelle fastnettakster, der hurtigt kan stige, især for langdistancedataoverførsler.
- Verdensomspændende dækning – problemet med traditionel faxning er, at det begrænser din rækkevidde til dit lokalområde. Men online fax løser dette problem ved at lægge verden i din hule hånd. Du kan sende/modtage faxer over hele verden, så længe der er en internetforbindelse.
- Skalerbarhed – Små virksomheder står ofte over for udfordringen med at skalere deres operationelle behov overskueligt. Efterhånden som din virksomhed vokser, kan du pludselig finde på at spilde for meget tid på korrespondance. Heldigvis giver online fax dig mulighed for at skalere dine dokumenttransmissioner efter dine behov.
- Overholdelse af lovgivningen – måske er den største grund til at overveje at investere i online faxtjenester for at sikre lovlig overholdelse af de nyeste datasikkerheds- og fortrolighedsbestemmelser. Online faxtjenesteudbydere investerer mange kræfter og ressourcer i at følge de seneste HIPAA, PHIPA og andre overholdelsesstandarder.
Med alt dette i tankerne, lad os dykke dybere ned i de mest effektive måder at sende en onlinefax på.
7 nemme måder at sende en online fax på
- 1. Afsendelse af en fax ved hjælp af online faxtjenester
- 2. Afsendelse af faxer via mobile enheder
- 3. Microsoft Office fax
- 4. Fax med Google Docs
- 5. Afsendelse af en fax på din computer
- 6. Brug af en VoIP-tjeneste
- 7. Fax via e-mail
1. Afsendelse af en fax ved hjælp af online faxtjenester
Den nemmeste og mest effektive måde at sende en online fax på er at hyre den bedste online faxtjenesteudbyder. Mange virksomheder tilbyder ubesværet, hurtig og pålidelig e-fax til et overkommeligt gebyr.
Du kan tilpasse tjenesten efter dine faxbehov, sende/modtage faxer over hele verden og bruge brugervenlige apps og websteder for at tage din filhåndtering til næste niveau.
Det er nemt at bruge online faxtjenester og kræver blot, at du følger et par trin:
- Find en tjenesteudbyder og abonner på deres online faxprogram;
- Brug deres grænseflade til at tilføje faxdokumenter til e-mailskabelonen;
- Medtag dine egne og modtagerens oplysninger for at udfylde faxformularen; og
- Send din fax.
Online faxtjenesteudbydere tilbyder forskellige e-faxfunktioner, såsom fax-til-e-mail og e-mail-til-fax-funktioner, webudvidelser og mobilapps, der matcher individuelle og virksomhedsbrugeres forskellige behov.
Derudover leverer de også lagringsløsninger og sikrer datasikkerhed og overholdelse af datatransmissioner med de seneste lovbestemmelser.
2. Afsendelse af faxer via mobile enheder
Online faxvaremærker af højeste kvalitet tilbyder mobil support til erhvervsbrugere på tværs af platforme. Nogle virksomheder driver forretningsdrift på desktop- og mobilapplikationer. Mobile faxløsninger giver dig mulighed for at skifte mellem mobile og desktop platforme problemfrit.
Android
Besøg Google Play butik for at downloade den foretrukne onlinefaxtjenesteudbyders Android-app for at aktivere deres tjeneste. Installer appen, opret en konto, vedhæft filer, og send og modtag faxer på farten.
Avancerede Android-fax-apps tilbyder frynsegoder såsom øjeblikkelig levering, bekræftelsesrapportering, muligheden for at bruge din e-mail-app til at sende faxer, webbrowserudvidelse, adgang til Google Drev-lagerplads, PDF-konvertering, dokumentscanning, push-beskeder for indgående faxer og mere.
iOS
Vælg en online-faxudbyder, der tilbyder en iOS-app til at sende/modtage faxer med din iOS-enhed. Du kan også bruge iOS-mobilenheder med apps som Numbers, Pages og Keynote til at sende faxer. Besøg Apple Store, download appen og send faxer til internationale lande.
iOS-fax-apps tilbyder robuste funktioner, såsom billedbehandling, dokumentscanning, topfilkvalitetskonvertering, afsendelse af flere filer med en enkelt fax, forhåndsvisning af filer og dedikerede faxnumre.
3. Microsoft Office fax
Du kan sende faxer online med Microsoft 365 applikationer. Dette kan dog afhænge af din online faxtjenesteudbyder. Microsoft Office giver dig mulighed for at faxe MS Powerpoint-, MS Excel- og MS Word-filer ved hjælp af e-mail-til-fax-funktionen.
Vi anbefaler, at du finder en tjenesteudbyder med et tilføjelsesprogram til Microsoft-apps, så du kan bruge det til at sende præsentationer, regneark og dokumenter direkte.
4. Fax med Google Docs
Google Fax er en almindelig funktion, der findes i de fleste online faxtjenester. Denne funktion giver dig mulighed for at integrere online-faxfunktioner i forskellige Google-løsninger, herunder workspace-tjenester. Du kan f.eks. sende faxer direkte fra Google Sheets eller Google Docs.
Denne evne er afgørende for datadrevne virksomhedsorganisationer, såsom sundhedsudbydere og ejendomsmæglere, af tre grunde:
- Google-arbejdsområder tilbyder tilgængelighed døgnet rundt;
- De er nemme at bruge og inkluderer forbedrede sikkerhedsfunktioner; og
- Du kan integrere online fax med Google-tjenester for at udnytte de digitale teknologiers kraft til at transformere din virksomhed.
Derudover er Google Docs og Google Sheets kompatible med de fleste smartphones og desktop-apps til onlinefaxning.
5. Afsendelse af en fax på din computer
Brug af en stationær computer til at sende faxer online er en sikker måde at forbedre din faxindsats på. En computer er en internetaktiveret enhed, der understøtter faxkrav og tilbyder flere lagringsløsninger, herunder sikkerhedsfunktioner.
Du kan sende en fax på din computer ved at installere en online faxsoftwaregrænseflade eller webudvidelse og bruge den til e-fax.
Find en velrenommeret online faxtjenesteudbyder, download dens software, og installer den eller modtag instruktioner til at få adgang til dens webportal. Opret en ny fax, vedhæft de filer, du vil sende, og indtast de nødvendige detaljer for at fortsætte.
6. Brug af en VoIP-tjeneste
VoIP står for Voice over Internet-protokol og er en fremragende løsning til at sende online faxer. Da VoIP involverer en telefontjeneste, giver det dig mulighed for at bruge din internetforbindelse og ISP-båndbredde til at sende/modtage faxer over internettet.
Det er nemt at sende faxer over VoIP. Indtast modtagerens nummer, og tast det for at indtaste den tilsvarende kode. Indtast din e-mailadresse og tryk på send for at dirigere dine filer til modtagerens indbakke via VoIP.
VoIP konverterer det analoge faxmaskinesignal til internetspecifikke datapakker og bruger en VoIP-gateway til at overføre dataene til den angivne destination. Hvis du har brug for VoIP online faxtjenester, så tjek den bedste telefontjenesteudbydere for mere information.
7. Fax via e-mail
Din e-mail-udbyder kan også give dig mulighed for at sende online faxer ved hjælp af din stationære computer eller mobile enheder. Åbn din e-mail, vedhæft de filer, du vil sende, indtast modtagerens faxnummer, og tryk på send.
Du skal dog have et abonnement på en pålidelig internetfax-tjenesteudbyder for at få adgang til e-mail-fax. Når du har købt dit abonnement, bliver udbyderen mellemmand mellem dig og e-fax.
De dokumenter, du faxer, går gennem din udbyders hænder og direkte til modtageren. Udbyderen muliggør e-mail-fax ved at konvertere dine e-mails til online-faxer. Derudover forbliver dine faxer sikkert gemt i udbyderens portal eller lagerløsning. Du kan få adgang til deres datalager for at gennemgå sendte dokumenter, administrere dine filer og mere.
Konklusion
Online fax er en fleksibel, skalerbar og pålidelig måde at opretholde kommunikationen med dine kontakter verden over. Selvom nogle måske vil sige, at fax er for længst glemt, vinder e-fax støt indpas.
Med online fax kan du sige farvel til kedeligt papirarbejde og irriterende faxmaskiner. Brug onlinefaxning for at få global adgang til dine dokumenter, spare ressourcer, forbedre kommunikationen, holde budgettet og undgå vedligeholdelsesomkostninger.
