Voice over Internet Protocol (VoIP) gør langsomt traditionelle fastnet-netværk forældede. I dag er VoIP det mest effektive alternativ til mobiltelefonkommunikation.
Denne innovative kommunikationsteknologi byder på adskillige fordele for organisationer, hvoraf de mest bemærkelsesværdige er omkostningsbesparelser, førsteklasses lyd og avancerede funktioner.
Moderne tjenesteudbydere tilbyder meget mere end blot taleopkaldsmuligheder. Kunder kan vælge mellem funktionaliteter såsom procesautomatisering, Interactive Voice Response (IVR), opkaldsdirigeringsstrategier, videokonferencer og meget mere.
Lad os dykke dybere ned i VoIP for at forstå, hvordan det kan hjælpe din virksomhed.
VoIP forklaret
VoIP er en digital kommunikationsteknologi, der overfører forretningskommunikationsdata og taleopkald ved hjælp af internetforbindelser. Det er den næstbedste ting sammenlignet med kobberkablet PSTN.
Med VoIP kan forretningsbrugere stole på en internetforbindelse til at håndtere virksomhedens lyd- og videokommunikation via internettet i stedet for en almindelig telefonlinje. Også kaldet internettelefoni, VoIP giver dig mulighed for at foretage lyd-/videoopkald ved hjælp af en bredbåndsinternetforbindelse for at kommunikere med andre brugere af den samme tjeneste.
VoIP-tjenester er ideelle til at foretage internationale, mobile, langdistance- og lokale opkald ved hjælp af specielt VoIP-udstyr eller din nuværende stationære enhed. Du kan også tilslutte tjenesten til din telefon ved hjælp af en VoIP-adapter.
Sådan fungerer det
VoIP konverterer analoge signaler ved at omdanne taleopkald til digitale data og overføre dem via en privat internetprotokol (din IP-adresse) eller det offentlige internetnetværk (WiFi).
Du kan bruge VoIP til at foretage internetlyd/videoopkald til mobiltelefoner, fastnettelefoner og computer-til-computer hvor som helst, så længe der er en internetforbindelse tilgængelig.
Bortset fra lydopkald understøtter VoIP-tjenester andre funktioner som f.eks fildeling, øjeblikkelig udveksling af beskeder, videokonferenceopkaldOg meget mere.
Nødvendigt udstyr til et VoIP-system
Et VoIP-system kræver en højhastigheds bredbåndsinternetforbindelse for at fungere. Du kan opnå dette med følgende:
- Et lokalt netværk;
- Højhastighedstjenester såsom DSL; og
- Et kabelmodem.
Derudover kræver dette system en specialiseret telefonenhed, en adapter og en computer. Udstyrets rækkevidde vil dog afhænge af tjenesteudbyderen. Nogle VoIP-tjenester giver dig mulighed for at tilslutte systemet til din traditionelle telefon ved hjælp af en adapter, mens andre udbydere kun arbejder over en speciel enhed eller computer.
VoIP-aktiverede telefoner tilsluttes direkte til din bredbåndsforbindelse. Her er en liste over vigtige VoIP-komponenter:
- VoIP-server – on-cloud eller on-prem;
- VoIP-aktiverede slutpunkter – analoge telefoner med adaptere, softphones eller VoIP-enheder; og
- En stabil internetforbindelse – hurtigere forbindelseshastigheder sikrer en bedre kundeoplevelse.
Lad os nu gå videre til hovedfunktionerne.
Nøglefunktioner
VoIP kan være en game changer for din virksomhedskommunikation, men kun hvis den indeholder de bedste funktioner, såsom:
- Avanceret opkaldsstyring – blokere, dirigere, holde eller prioritere indgående opkald for at sikre kundeservice af højeste kvalitet;
- Opkaldsdirigering – direkte indgående opkaldstrafik i henhold til dine behov;
- Auto ledsager - En virtuel receptionist kan hjælpe dine kundeservice- og supportagenter med at sikre, at hver klient får avanceret opmærksomhed;
- Business tekstbeskeder – Opdater dine eksterne teams og hold dine kunder informeret med ubegrænsede SMS-funktionaliteter;
- Opkaldsanalyse – indsamle kundeindsigt i realtid for at forbedre din virksomhed, overvåge adfærdstendenser, måle kundesupportydelse og så videre;
- Viderestilling – effektivt administrere kundeopkald i perioder med meget trafik;
- Stå i kø – strømline store opkaldsmængder ved at automatisere distribution af indgående opkald og oprette flere opkaldsniveauer for at reducere vente-/ventetider;
- Overførsel af opkald – etablere en problemfri kunde-agent-forbindelse;
- Øjeblikkelig udveksling af beskeder – da de fleste moderne forbrugere bruger beskedapps, giver instant messaging dig mulighed for at tilpasse din kommunikationstilgang og nå ud til flere kundeemner;
- IVR – tillad dine forbrugere at kommunikere med dit brand ved hjælp af en stemmemenu i realtid; og
- Videokonference – Forbind dine eksterne teams uden for kontoret, opret onlinemøder, og forbedre din markedsføring med webkonferencefunktionalitet.
Alle disse funktioner tilbyder et væld af fordele, men præsenterer også nogle potentielle problemer. Nedenfor vil vi undersøge alle fordele og ulemper ved disse tjenester.
FORDELE
Lad os først gennemgå fordelene ved at bruge VoIP-tjenester.
Omkostningseffektivt
Alle erhvervsorganisationer er afhængige af bundlinjen, uanset deres størrelse og forretningsmodel. Ethvert omkostningsbesparende alternativ udgør en forretningsmulighed. Vedtagelse af et VoIP-telefonsystem er en sikker måde at forbedre din virksomheds kommunikation på, mens du sparer ressourcer.
VoIP-tjenester er mere overkommelige end fastnettelefonsystemer og kan sænke din telefonregning med mere end 50 %. Eftermæle telefonudbydere normalt opkræves pr. minut for langdistanceopkald. På den anden side tilbyder VoIP-tjenesteudbydere ubegrænset opkald i EU, Canada og USA, inklusive internationale opkaldsmuligheder, der er tilgængelige i pay-as-you-go-pakker.
Hvis din virksomhed foretager regelmæssige internationale opkald, kan brug af VoIP-tjenester være en mere omkostningseffektiv løsning til at håndtere din virksomhedskommunikation. Da VoIP bruger cloudmiljøet, sparer du også på sikkerhed, vedligeholdelse, overvågning og opgradering.
Avancerede funktioner
Moderne VoIP-tjenesteudbydere tilbyder kraftfulde, AI-aktiverede funktioner til at hjælpe forretningsbrugere med at strømline kommunikation, forbedre kundeoplevelsen, øge kundeservicekvaliteten og meget mere. Avancerede VoIP-funktioner kan variere fra optimering af forretningskommunikationsstrategier og sporing af realtidsanalyse til virtuelle AI-assistenter, IVR-menuer, viderestilling af opkald og webkonferencer.
Disse funktioner er afgørende for at strømline arbejdsgange, forbedre kundetilfredsheden, spare dit teams tid og ressourcer og sikre virksomhedens vækst. Live call sentiment analyse er et glimrende eksempel på en avanceret VoIP-funktion.
Den er afhængig af AI-teknologier, såsom Natural Language Processing og talegenkendelse, til at spore, overvåge og scanne al indgående/udgående telefontrafik for søgeord og sætninger, der indikerer ændringer i kundeadfærd.
Analyse af live opkaldsstemninger kan registrere neutrale, negative og positive kundefølelser og levere anmeldelsesrapporter til ledere for at hjælpe dem med at vurdere kundetilfredshed, agenteffektivitet og opkaldskøer. Disse værdifulde indsigter er afgørende for at optimere forretningskommunikationspraksis og sikre mere effektive kundesupporttjenester.
Fleksibilitet og bærbarhed
Fleksibilitet og portabilitet er væsentlige funktioner for meget mobile, hybride eller eksterne virksomhedsteams. Da den bruger en internetforbindelse til at fungere, kan VoIP sikre adgang til erhvervstelefonsystemer uanset placering.
Du kan nemt forbinde dine teams hvor som helst og omgå forskellige tidszoner uden at investere i yderligere mobil- eller desktopinfrastruktur. VoIP'er er kompatible med softphone-grænseflader, webbrowsere og Android/iOS-apps, hvilket betyder, at du får 24/7 øjeblikkelig adgang til funktioner, virksomhedsfiler, kontakter, samtaler og mere.
Derudover tilbyder VoIP-udbydere af højeste kvalitet fleksible teamsamarbejdsmiljøer med whiteboard-, fildelings-, instant messaging- og videochat-funktioner til problemfri idé. En sådan fleksibilitet og portabilitet giver dig mulighed for at skalere din kommunikation op eller ned i henhold til dine telefontrafikbehov.
Bedre opkaldskvalitet
I løbet af det sidste årti er VoIP-opkaldskvalitet blevet mere pålidelig end nogensinde. Moderne tjenesteudbydere tilbyder nu automatiske båndbreddejusteringer, one-tier operatørpartnerskaber, global lokationsdækning og HD-talefunktioner for at hjælpe forretningsbrugere med at forbedre opkaldskvaliteten.
Nu kan erhvervsorganisationer sikre 99.99 % SLA-garanteret oppetid og avanceret kommunikationskvalitet gennem hver kundeinteraktion. Virksomheder kan også afbøde problemer på farten, såsom overbelastning af båndbredde, høje trafikmængder, latency, jitter og ødelagt lyd.
International dækning
VoIP'er er trådløse og bærbare, hvilket giver forretningsbrugere mulighed for at udvide deres kundebase globalt. Virksomheder kan forbinde eksterne teams hvor som helst og yde 24/7 kundesupport og service uden for forretningskontorer. Derudover tilbyder banebrydende tjenesteudbydere flersproget support for at sikre effektiv og strømlinet kommunikation på tværs af potentielle sprogbarrierer.
Ingen teknisk opsætning påkrævet
VoIP-tjenesteudbydere eliminerer behovet for at investere i den ekstra infrastruktur for teknisk opsætning. Du modtager en enkelt kanal til overførsel af data og tale. Mens nogle udbydere tilbyder VoIP-hardware, såsom højttalere, IP-bordtelefoner og headsets, behøver du ikke yderligere teknologi for at konfigurere din VoIP.
ULEMPER
VoIP-tjenester er ikke uden deres ulemper. Lad os gennemgå nogle af de største ulemper.
Sikkerhedsspørgsmål
Hver internetforbundet enhed på dit netværk er en potentiel sikkerhedstrussel. Cybersecurity risici er en reel trussel mod enhver internetaktiveret enhed, da hackere altid vil forsøge at inficere dine enheder med ransomware, malware, vira og andre trusler for at stjæle værdifulde data.
Desværre kan dine data blive mål for et cyberangreb, og hackere kan bruge din VoIP som et adgangspunkt. Du kan dog installere antivirussoftware og sætte sikkerhedsforanstaltninger på plads for at sikre fuld beskyttelse af din virksomhedsorganisation.
VoIP afhænger af båndbredden
VoIP kræver en stabil, hurtig og pålidelig internetforbindelse for at fungere. Du har også brug for en VoIP-router i topkvalitet med mindst 5-25 Mbps båndbredde til lydopkald, videokonferencer og meget mere. Mange internetudbydere har en tendens til at skære ned på din båndbredde og drosle din forbindelse.
Du har dog stadig et bredt udvalg af internetudbydere, der tilbyder ultrahurtige bredbåndsforbindelseshastigheder til overkommelige priser. Vi anbefaler, at du betaler mere for at undgå VoIP-kommunikationsproblemer såsom jitter og latens.
Lav båndbredde kan bremse din kundesupport og forårsage nye problemer, der kan koste dig dine kunder. Selvom dit båndbreddebehov vil afhænge af telefontrafikmængden, kan du konstatere dette ved at teste dit netværks båndbredde grundigt for at identificere områder med forbedringer.
Jitter, latency og andre forbindelsesproblemer opstår af forskellige årsager:
- Dårlig internetforbindelse – VoIP kræver højere båndbredde end almindelig web-browsing. Hvis du oplever ventetid, er det måske på tide at overveje at skifte din internetudbyder.
- Utilstrækkelig router – VoIP-tjenester kræver specialiserede routerkonfigurationer for at fungere problemfrit. VoIP-konfigurerede routere prioriterer taletrafik frem for data for at understøtte store telefontrafikmængder.
- Utilstrækkelige kabler – da Ethernet-kabler er tilgængelige i forskellige strømniveauer og kategorier, har du brug for tilstrækkelige kabler til at understøtte højere forbindelseshastigheder.
Dette er blot nogle af de største problemer med båndbredde, men der er også problemet med placeringssporing.
Begrænset placeringssporing
Begrænset lokationssporing er den største ulempe ved at bruge VoIP. På grund af VoIPs portabilitet og tilgængelighed kan tredjeparter have svært ved at finde ud af, hvor et opkald stammer fra. VoIP-opkald kommer fra IP-adresser, hvilket betyder, at de ikke bærer mobiltårninformation eller GPS-data til sporing.
Selvom de fleste opkald ikke har brug for disse data, kan kundesupporttjenester kræve det af forskellige årsager, såsom håndtering af nødforespørgsler og løsning af presserende kundeproblemer.
Konklusion
Når man ser på fordele og ulemper, er det tydeligt, at VoIPs fordele opvejer ulemperne. Det er også vigtigt at bemærke den nemme installation og hurtige overgang fra traditionelle telefonsystemer til VoIP-tjenester. Erhvervsorganisationer kan etablere forenede kommunikationsportaler til at håndtere alle telefonibehov under ét tag.
Denne kommunikationssammenlægning giver dine teams mulighed for at fokusere på andre vitale forretningsaspekter og samtidig sikre, at dine kunder, kunder, partnere og andre kundeemner får den opmærksomhed, de fortjener. Et VoIP-telefonsystem er den ultimative løsning til at eliminere forstyrrelser og kundetilfredshed.
