Manche argumentieren, dass traditionelle Kommunikationsformen wie das Faxen im digitalen Zeitalter der Vergangenheit angehören. Das ist jedoch weit von der Wahrheit entfernt.
Obwohl viele das Faxen als überholt betrachten, da es sich um eine etwas veraltete Technologie handelt, versenden einige Unternehmensorganisationen immer noch Faxe als primäre Kommunikations- und Datenübertragungsmethode.
Der zeitaufwändige Umgang mit Papier, langsame Übertragungsgeschwindigkeiten und teure physische Hardware stellen jedoch ein Problem für moderne Unternehmen dar, die auf schnelle Online-Datenübertragungen über das Internet angewiesen sind.
Glücklicherweise ist die Lösung einfach: ein Online-Faxdienst. Das Aufkommen des Online-Faxens ermöglicht es Unternehmensanwendern, den Komfort und die Flexibilität des Internets zu ihrem Vorteil zu nutzen.
Durch das optimierte, beschleunigte und vollständig skalierbare E-Fax können Sie Papier und lästige physische Faxgeräte vergessen und ein neues digitales Zeitalter der papierlosen Kommunikation in Ihrem Unternehmen begrüßen.
Sehen wir uns die besten Möglichkeiten an, ein Fax online zu versenden und die gewünschten Ergebnisse zu erzielen.
Was ist Online-Fax und warum wird es verwendet?
Online-Fax ist eine innovative Methode zum Senden und Empfangen von Faxnachrichten mithilfe der Leistungsfähigkeit des Internets. Es handelt sich um eine neue Art des Faxens, die herkömmliche analoge Faxgeräte ersetzen soll. E-Fax erfordert eine Internetverbindung und ein internetfähiges Gerät, um die Online-Übertragung von Dokumenten zu ermöglichen.
Sie können Online-Faxe mit einem mobilen Gerät wie einem Smartphone, Tablet oder Desktop-Computer versenden. Bisher war für die Übertragung von Dokumenten bei herkömmlichen Faxen ein öffentliches Telefonnetz erforderlich. Online-Faxdienstanbieter nutzen das Internet Internetprotokoll (IP) Netzwerk zum Senden und Empfangen von Dateien und gewährleistet gleichzeitig Sicherheit, Geschwindigkeit und Effizienz.
Aus diesem Grund sind Online-Faxdienste erschwinglich, unkompliziert und bequem. Darüber hinaus ermöglichen Ihnen erstklassige E-Fax-Dienstleister die digitale Verwaltung von Dokumenten unter Verwendung Ihrer vorhandenen E-Mail-Addresse um Faxe in E-Mails umzuwandeln und umgekehrt.
Es gibt viele Gründe, Online-Faxe zu versenden, von der mühelosen Dateiarchivierung bis hin zur Zeit- und Geldersparnis.
Hier ein kurzer Überblick über die Vorteile des Online-Faxens:
- Flexibilität – Sparen Sie Zeit, Aufwand und Ressourcen für zusätzliche Hardware, indem Sie die vorhandene Unternehmensinfrastruktur zum Senden/Empfangen von Faxen nutzen.
- Verbesserte Sicherheit – Herkömmliches Faxen birgt viele Sicherheitsrisiken, die Online-Dienstanbieter durch den Einsatz modernster Sicherheitsmaßnahmen, Cloud-Speicher und Verschlüsselungsfunktionen auf Militärniveau mindern können.
- Verschiedene Aufbewahrungsmöglichkeiten – Die papierbasierte Dokumentenverwaltung erfordert zu viel Platz im Büro und schafft Unordnung, die die Handhabung und Organisation von Dokumenten praktisch unmöglich macht. Mit dem Online-Fax können Sie Ihren Büroraum jedoch Ihren Anforderungen entsprechend umnutzen und Faxe an einem bevorzugten, jederzeit zugänglichen Zielort in Ihrem System speichern.
- Kosteneffizienz – Online-Faxen ist eine langfristige Investition, die es Ihnen ermöglicht, Ressourcen zu sparen und Ihr Budget nicht durch Standby-Kosten, Wartung und Faxgeräte zu sprengen. Beim Online-Faxen zahlen Sie nur für Ihr Abonnement bei dem von Ihnen gewählten Anbieter. Noch wichtiger ist, dass Sie mit Online-Faxdiensten herkömmliche Festnetzgebühren vermeiden können, die sich insbesondere bei Datenübertragungen über große Entfernungen schnell summieren können.
- Weltweite Abdeckung – Das Problem beim herkömmlichen Faxen besteht darin, dass Ihre Reichweite auf Ihren lokalen Bereich beschränkt ist. Das Online-Faxen löst dieses Problem jedoch, indem es die Welt in Ihre Handfläche legt. Sie können weltweit Faxe senden/empfangen, sofern eine Internetverbindung besteht.
- Skalierbarkeit – Kleine Unternehmen stehen oft vor der Herausforderung, ihre betrieblichen Anforderungen überschaubar zu skalieren. Wenn Ihr Unternehmen wächst, verschwenden Sie plötzlich zu viel Zeit mit der Korrespondenz. Glücklicherweise ermöglicht Ihnen das Online-Fax die Skalierung Ihrer Dokumentübertragungen entsprechend Ihren Anforderungen.
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – Der vielleicht wichtigste Grund, eine Investition in Online-Faxdienste in Betracht zu ziehen, ist die Sicherstellung der rechtlichen Einhaltung der neuesten Datensicherheits- und Datenschutzbestimmungen. Anbieter von Online-Faxdiensten investieren viel Aufwand und Ressourcen in die Einhaltung der neuesten HIPAA-, PHIPA- und anderen Compliance-Standards.
Lassen Sie uns vor diesem Hintergrund näher auf die effektivsten Methoden zum Versenden eines Online-Fax eingehen.
7 einfache Möglichkeiten, ein Online-Fax zu versenden
- 1. Senden eines Faxes über Online-Faxdienste
- 2. Versenden von Faxen über mobile Geräte
- 3. Microsoft Office-Fax
- 4. Faxen mit Google Docs
- 5. Senden eines Faxes auf Ihrem Computer
- 6. Nutzung eines VoIP-Dienstes
- 7. Faxen per E-Mail
1. Senden eines Faxes über Online-Faxdienste
Der einfachste und effektivste Weg, ein Online-Fax zu versenden, besteht darin, den besten Online-Faxdienstleister zu beauftragen. Viele Unternehmen bieten müheloses, schnelles und zuverlässiges E-Faxen zu einem erschwinglichen Preis an.
Sie können den Dienst an Ihre Faxanforderungen anpassen, weltweit Faxe senden/empfangen und benutzerfreundliche Apps und Websites nutzen, um Ihre Dateiverwaltung auf die nächste Stufe zu heben.
Die Nutzung von Online-Faxdiensten ist einfach und erfordert lediglich die Befolgung einiger Schritte:
- Finden Sie einen Dienstanbieter und abonnieren Sie dessen Online-Faxprogramm.
- Verwenden Sie ihre Schnittstelle, um Faxdokumente zur E-Mail-Vorlage hinzuzufügen.
- Geben Sie beim Ausfüllen des Faxformulars Ihre eigenen Daten und die des Empfängers an. Und
- Senden Sie Ihr Fax.
Anbieter von Online-Faxdiensten bieten verschiedene E-Fax-Funktionen wie Fax-zu-E-Mail- und E-Mail-zu-Fax-Funktionen, Web-Erweiterungen und mobile Apps an, um den unterschiedlichen Anforderungen von Privat- und Unternehmensbenutzern gerecht zu werden.
Darüber hinaus stellen sie auch Speicherlösungen bereit und sorgen für Datensicherheit und die Einhaltung aktueller gesetzlicher Vorschriften bei Datenübertragungen.
2. Versenden von Faxen über mobile Geräte
Erstklassige Online-Fax-Marken bieten mobilen Support für plattformübergreifende Geschäftsanwender. Einige Unternehmen betreiben Geschäftsabläufe über Desktop- und mobile Anwendungen. Mit mobilen Faxlösungen können Sie nahtlos zwischen mobilen und Desktop-Plattformen wechseln.
Android
Besuch des Google Play Store, um die Android-App des bevorzugten Online-Faxdienstanbieters herunterzuladen und seinen Dienst zu aktivieren. Installieren Sie die App, erstellen Sie ein Konto, hängen Sie Dateien an und senden und empfangen Sie Faxe von unterwegs.
High-End-Fax-Apps für Android bieten Vorteile wie sofortige Zustellung, Bestätigungsberichte, die Möglichkeit, Ihre E-Mail-App zum Senden von Faxen zu verwenden, Webbrowser-Erweiterung, Zugriff auf den Google Drive-Speicher, PDF-Konverter, Scannen von Dokumenten, Push-Benachrichtigungen für eingehende Faxe usw mehr.
iOS
Wählen Sie einen Online-Faxanbieter, der eine iOS-App zum Senden/Empfangen von Faxen mit Ihrem iOS-Gerät anbietet. Sie können zum Versenden von Faxen auch iOS-Mobilgeräte mit Apps wie Numbers, Pages und Keynote verwenden. Besuche den Apple Store, laden Sie die App herunter und senden Sie Faxe in internationale Länder.
iOS-Fax-Apps bieten leistungsstarke Funktionen wie Bildverarbeitung, Dokumentenscannen, Konverter in höchster Dateiqualität, Senden mehrerer Dateien mit einem einzigen Fax, Dateivorschau und dedizierte Faxnummern.
3. Microsoft Office-Fax
Sie können Faxe online versenden mit Microsoft 365 Anwendungen. Dies kann jedoch von Ihrem Online-Faxdienstanbieter abhängen. Mit Microsoft Office können Sie MS Powerpoint-, MS Excel- und MS Word-Dateien mithilfe der E-Mail-zu-Fax-Funktion faxen.
Wir empfehlen Ihnen, einen Dienstanbieter mit einem Add-In für Microsoft-Apps zu finden, damit Sie Präsentationen, Tabellenkalkulationen und Dokumente direkt damit versenden können.
4. Faxen mit Google Docs
Google Fax ist eine gemeinsame Funktion, die in den meisten Online-Faxdiensten zu finden ist. Mit dieser Funktion können Sie Online-Faxfunktionen in verschiedene Google-Lösungen, einschließlich Workspace-Dienste, integrieren. Sie können beispielsweise Faxe direkt aus Google Sheets oder Google Docs versenden.
Diese Fähigkeit ist aus drei Gründen für datengesteuerte Geschäftsorganisationen wie Gesundheitsdienstleister und Immobilienmakler von entscheidender Bedeutung:
- Google Workspaces bieten rund um die Uhr Zugriff;
- Sie sind einfach zu bedienen und verfügen über erweiterte Sicherheitsfunktionen; Und
- Sie können Online-Fax mit Google-Diensten integrieren, um die Leistungsfähigkeit digitaler Technologien für die Transformation Ihres Unternehmens zu nutzen.
Darüber hinaus sind Google Docs und Google Sheets mit den meisten Smartphones und Online-Fax-Desktop-Apps kompatibel.
5. Senden eines Faxes auf Ihrem Computer
Die Verwendung eines Desktop-Computers zum Online-Versenden von Faxen ist eine todsichere Möglichkeit, Ihre Faxanstrengungen zu verbessern. Ein Computer ist ein internetfähiges Gerät, das Faxanforderungen unterstützt und mehrere Speicherlösungen, einschließlich Sicherheitsfunktionen, bietet.
Sie können ein Fax auf Ihrem Computer senden, indem Sie eine Online-Fax-Softwareschnittstelle oder eine Web-Erweiterung installieren und diese zum E-Faxen verwenden.
Suchen Sie einen seriösen Online-Faxdienstanbieter, laden Sie dessen Software herunter und installieren Sie sie oder erhalten Sie Anweisungen für den Zugriff auf sein Webportal. Erstellen Sie ein neues Fax, hängen Sie die Dateien an, die Sie senden möchten, und geben Sie die erforderlichen Details ein, um fortzufahren.
6. Nutzung eines VoIP-Dienstes
VoIP steht für Voice over Internet Protocol und ist eine hervorragende Lösung für den Versand von Online-Faxen. Da es sich bei VoIP um einen Telefondienst handelt, können Sie Ihre Internetverbindung und die ISP-Bandbreite zum Senden/Empfangen von Faxen über das Internet nutzen.
Das Versenden von Faxen über VoIP ist einfach. Geben Sie die Nummer des Empfängers ein und wählen Sie diese, um den entsprechenden Code einzugeben. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf „Senden“, um Ihre Dateien per VoIP an den Posteingang des Empfängers zu leiten.
VoIP wandelt das analoge Faxgerätesignal in internetspezifische Datenpakete um und nutzt ein VoIP-Gateway, um die Daten an das angegebene Ziel zu übertragen. Wenn Sie VoIP-Online-Faxdienste benötigen, schauen Sie sich die an beste Telefondienstanbieter um mehr zu erfahren.
7. Faxen per E-Mail
Ihr E-Mail-Anbieter kann Ihnen auch den Versand von Online-Faxen über Ihren Desktop-Computer oder Mobilgeräte ermöglichen. Öffnen Sie Ihre E-Mail, hängen Sie die Dateien an, die Sie übertragen möchten, geben Sie die Faxnummer des Empfängers ein und klicken Sie auf Senden.
Sie benötigen jedoch ein Abonnement bei einem zuverlässigen Internet-Faxdienstanbieter, um E-Mail-Fax nutzen zu können. Sobald Sie Ihr Abonnement erworben haben, wird der Anbieter zum Vermittler zwischen Ihnen und E-Fax.
Die Dokumente, die Sie faxen, gelangen über die Hände Ihres Anbieters direkt zum Empfänger. Der Anbieter ermöglicht das E-Mail-Faxen, indem er Ihre E-Mails in Online-Faxe umwandelt. Darüber hinaus bleiben Ihre Faxe sicher im Portal oder in der Speicherlösung des Anbieters gespeichert. Sie können auf deren Datenspeicher zugreifen, um gesendete Dokumente zu überprüfen, Ihre Dateien zu verwalten und vieles mehr.
Schlussfolgerung
Online-Fax ist eine flexible, skalierbare und zuverlässige Möglichkeit, die Kommunikation mit Ihren Kontakten weltweit aufrechtzuerhalten. Auch wenn manche sagen, dass Faxen längst in Vergessenheit geraten ist, gewinnt E-Fax immer mehr an Bedeutung.
Mit Online-Fax können Sie sich von lästigem Papierkram und lästigen Faxgeräten verabschieden. Nutzen Sie Online-Fax, um globalen Zugriff auf Ihre Dokumente zu erhalten, Ressourcen zu sparen, die Kommunikation zu verbessern, Ihr Budget einzuhalten und Wartungskosten zu vermeiden.
