7 αποδεδειγμένοι τρόποι που μπορείτε να στείλετε φαξ στο Διαδίκτυο με τα επιθυμητά αποτελέσματα
Στην ψηφιακή εποχή, ορισμένοι υποστηρίζουν ότι οι παραδοσιακές μορφές επικοινωνίας, όπως το φαξ, ανήκουν στο παρελθόν. Ωστόσο, αυτό απέχει πολύ από την αλήθεια.
Αν και πολλοί θεωρούν ότι η αποστολή φαξ είναι ξεπερασμένη επειδή είναι μια κάπως ξεπερασμένη τεχνολογία, ορισμένοι επιχειρηματικοί οργανισμοί εξακολουθούν να στέλνουν φαξ ως κύρια μέθοδο επικοινωνίας και μετάδοσης δεδομένων.
Ωστόσο, ο χρονοβόρος χειρισμός του χαρτιού, η αργή ταχύτητα μετάδοσης και το ακριβό φυσικό υλικό δημιουργούν πρόβλημα για τις σύγχρονες επιχειρήσεις που εξαρτώνται από τις γρήγορες διαδικτυακές μεταφορές δεδομένων μέσω του ιστού.
Ευτυχώς, η λύση είναι απλή – μια διαδικτυακή υπηρεσία φαξ. Η έλευση του διαδικτυακού φαξ επιτρέπει στους εταιρικούς χρήστες να αξιοποιήσουν την ευκολία και την ευελιξία του Διαδικτύου προς όφελός τους.
Η βελτιστοποιημένη, ταχεία και πλήρως επεκτάσιμη αποστολή ηλεκτρονικών φαξ σάς επιτρέπει να ξεχάσετε τα χαρτιά και τις κουραστικές φυσικές μηχανές φαξ και να καλωσορίσετε μια νέα ψηφιακή εποχή επικοινωνιών χωρίς χαρτί στον οργανισμό σας.
Ας δούμε τους καλύτερους τρόπους αποστολής φαξ στο διαδίκτυο και να επιτύχουμε τα επιθυμητά αποτελέσματα.
Τι είναι το ηλεκτρονικό φαξ και γιατί να το χρησιμοποιήσετε;
Το ηλεκτρονικό φαξ είναι μια καινοτόμος μέθοδος αποστολής και λήψης μηνυμάτων φαξ χρησιμοποιώντας τη δύναμη του Ιστού. Είναι ένας νέος τρόπος αποστολής φαξ που είναι εδώ για να αντικαταστήσει τις παραδοσιακές αναλογικές μηχανές φαξ. Το ηλεκτρονικό φαξ απαιτεί σύνδεση στο Διαδίκτυο και συσκευή με δυνατότητα σύνδεσης στο Διαδίκτυο για τη διευκόλυνση της διαδικτυακής μετάδοσης εγγράφων.
Μπορείτε να στείλετε ηλεκτρονικά φαξ χρησιμοποιώντας μια φορητή συσκευή, όπως smartphone, tablet ή επιτραπέζιο υπολογιστή. Προηγουμένως, τα παραδοσιακά φαξ απαιτούσαν δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο για τη μετάδοση εγγράφων. Οι διαδικτυακοί πάροχοι υπηρεσιών φαξ χρησιμοποιούν τον Ιστό πρωτόκολλο διαδικτύου (IP) δίκτυο για αποστολή και λήψη αρχείων, διασφαλίζοντας ταυτόχρονα ασφάλεια, ταχύτητα και αποτελεσματικότητα.
Εξαιτίας αυτού, οι διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ είναι προσιτές, απλές και βολικές. Επιπλέον, οι κορυφαίοι πάροχοι υπηρεσιών e-fax σάς επιτρέπουν να διαχειρίζεστε έγγραφα ψηφιακά, χρησιμοποιώντας τα υπάρχοντα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τη μετατροπή φαξ σε email και το αντίστροφο.
Υπάρχουν πολλοί λόγοι για την αποστολή διαδικτυακών φαξ, που κυμαίνονται από την εύκολη αρχειοθέτηση αρχείων έως την εξοικονόμηση χρόνου και χρημάτων.
Ακολουθεί μια γρήγορη επισκόπηση των πλεονεκτημάτων του διαδικτυακού φαξ:
- Ευελιξία – εξοικονομήστε χρόνο, προσπάθεια και πόρους σε πρόσθετο υλικό χρησιμοποιώντας την υπάρχουσα εταιρική υποδομή για την αποστολή/λήψη φαξ.
- Βελτιωμένη ασφάλεια – Το παραδοσιακό φαξ παρουσιάζει πολλούς κινδύνους ασφαλείας τους οποίους οι πάροχοι διαδικτυακών υπηρεσιών μπορούν να μετριάσουν χρησιμοποιώντας τα πιο πρόσφατα μέτρα ασφαλείας, την αποθήκευση cloud και τις λειτουργίες κρυπτογράφησης στρατιωτικού επιπέδου.
- Διάφορες επιλογές αποθήκευσης – Η διαχείριση εγγράφων με βάση το χαρτί απαιτεί πολύ χώρο γραφείου και δημιουργεί ακαταστασία που καθιστά ουσιαστικά αδύνατη τη διαχείριση και την οργάνωση εγγράφων. Ωστόσο, το διαδικτυακό φαξ σάς επιτρέπει να επανατοποθετήσετε το χώρο γραφείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας και να αποθηκεύσετε φαξ σε έναν προτιμώμενο, πάντα προσβάσιμο προορισμό στο σύστημά σας.
- Οικονομική απόδοση – Το ηλεκτρονικό φαξ είναι μια μακροπρόθεσμη επένδυση που σας επιτρέπει να εξοικονομήσετε πόρους και να αποφύγετε να σπάσετε τον προϋπολογισμό σας με κόστος αναμονής, συντήρηση και εξοπλισμό φαξ. Με το ηλεκτρονικό φαξ, πληρώνετε μόνο για τη συνδρομή σας με τον πάροχο που έχετε επιλέξει. Το πιο σημαντικό, οι διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ σάς επιτρέπουν να αποφύγετε τις παραδοσιακές χρεώσεις σταθερής τηλεφωνίας που μπορεί να αυξηθούν γρήγορα, ειδικά για μεταφορές δεδομένων σε μεγάλες αποστάσεις.
- Παγκόσμια κάλυψη – το πρόβλημα με το παραδοσιακό φαξ είναι ότι περιορίζει την πρόσβαση στην περιοχή σας. Ωστόσο, το διαδικτυακό φαξ λύνει αυτό το πρόβλημα βάζοντας τον κόσμο στην παλάμη του χεριού σας. Μπορείτε να στείλετε/λάβετε φαξ σε όλο τον κόσμο, εφόσον υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο.
- Απεριόριστες δυνατότητες – οι μικρές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν συχνά την πρόκληση της διαχειρίσιμης κλιμάκωσης των λειτουργικών τους αναγκών. Καθώς η επιχείρησή σας μεγαλώνει, μπορεί ξαφνικά να βρεθείτε να χάνετε πολύ χρόνο στην αλληλογραφία. Ευτυχώς, το ηλεκτρονικό φαξ σάς επιτρέπει να κλιμακώνετε τις μεταδόσεις των εγγράφων σας σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
- Νομική συμμόρφωση – ίσως ο μεγαλύτερος λόγος για να εξετάσετε το ενδεχόμενο να επενδύσετε σε διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ είναι η διασφάλιση της νομικής συμμόρφωσης με τους πιο πρόσφατους κανονισμούς ασφάλειας δεδομένων και απορρήτου. Οι πάροχοι διαδικτυακών υπηρεσιών φαξ επενδύουν πολλή προσπάθεια και πόρους για να ακολουθήσουν τα πιο πρόσφατα πρότυπα συμμόρφωσης HIPAA, PHIPA και άλλων προτύπων.
Έχοντας υπόψη όλα αυτά, ας εμβαθύνουμε στους πιο αποτελεσματικούς τρόπους αποστολής διαδικτυακού φαξ.
7 εύκολοι τρόποι αποστολής διαδικτυακού φαξ
- 1. Αποστολή φαξ χρησιμοποιώντας διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ
- 2. Αποστολή φαξ μέσω φορητών συσκευών
- 3. Φαξ Microsoft Office
- 4. Φαξ με χρήση των Εγγράφων Google
- 5. Αποστολή φαξ στον υπολογιστή σας
- 6. Χρήση υπηρεσίας VoIP
- 7. Φαξ μέσω email
1. Αποστολή φαξ χρησιμοποιώντας διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ
Ο ευκολότερος και πιο αποτελεσματικός τρόπος για να στείλετε ένα διαδικτυακό φαξ είναι να προσλάβετε τον καλύτερο πάροχο διαδικτυακών υπηρεσιών φαξ. Πολλές εταιρείες προσφέρουν αβίαστα, γρήγορα και αξιόπιστα e-fax με προσιτή χρέωση.
Μπορείτε να προσαρμόσετε την υπηρεσία σύμφωνα με τις ανάγκες σας για φαξ, να στείλετε/λάβετε φαξ σε όλο τον κόσμο και να αξιοποιήσετε φιλικές προς το χρήστη εφαρμογές και ιστότοπους για να ανεβάσετε τη διαχείριση των αρχείων σας στο επόμενο επίπεδο.
Η χρήση διαδικτυακών υπηρεσιών φαξ είναι εύκολη και απαιτεί απλώς να ακολουθήσετε μερικά βήματα:
- Βρείτε έναν πάροχο υπηρεσιών και εγγραφείτε στο διαδικτυακό πρόγραμμα φαξ.
- Χρησιμοποιήστε τη διεπαφή τους για να προσθέσετε έγγραφα φαξ στο πρότυπο email.
- Συμπεριλάβετε τα δικά σας στοιχεία και τα στοιχεία του παραλήπτη για να συμπληρώσετε τη φόρμα φαξ. και
- Στείλτε το φαξ σας.
Οι πάροχοι διαδικτυακών υπηρεσιών φαξ προσφέρουν διάφορες λειτουργίες ηλεκτρονικού φαξ, όπως λειτουργίες φαξ σε email και email σε φαξ, επεκτάσεις ιστού και εφαρμογές για κινητά για να ανταποκρίνονται στις διαφορετικές ανάγκες των μεμονωμένων και εταιρικών χρηστών.
Επιπλέον, παρέχουν επίσης λύσεις αποθήκευσης και διασφαλίζουν την ασφάλεια των δεδομένων και τη συμμόρφωση για τη μετάδοση δεδομένων με τους πιο πρόσφατους νομικούς κανονισμούς.
2. Αποστολή φαξ μέσω φορητών συσκευών
Οι κορυφαίες επωνυμίες διαδικτυακών φαξ προσφέρουν υποστήριξη για κινητά για επαγγελματίες χρήστες μεταξύ πλατφορμών. Ορισμένες εταιρείες εκτελούν επιχειρηματικές δραστηριότητες σε επιτραπέζιους υπολογιστές και εφαρμογές για κινητές συσκευές. Οι λύσεις φαξ για φορητές συσκευές σάς επιτρέπουν να κάνετε εναλλαγή μεταξύ πλατφορμών για φορητές και επιτραπέζιους υπολογιστές χωρίς προβλήματα.
Android
επισκεφτείτε το Το Google Play αποθηκεύστε για να πραγματοποιήσετε λήψη της εφαρμογής Android του προτιμώμενου παρόχου υπηρεσιών διαδικτυακού φαξ για να ενεργοποιήσετε την υπηρεσία τους. Εγκαταστήστε την εφαρμογή, δημιουργήστε έναν λογαριασμό, επισυνάψτε αρχεία και στείλτε και λάβετε φαξ εν κινήσει.
Οι εφαρμογές φαξ Android προηγμένης τεχνολογίας προσφέρουν προνόμια όπως άμεση παράδοση, αναφορά επιβεβαίωσης, δυνατότητα χρήσης της εφαρμογής email για αποστολή φαξ, επέκταση προγράμματος περιήγησης ιστού, πρόσβαση στον χώρο αποθήκευσης Google Drive, μετατροπέα PDF, σάρωση εγγράφων, ειδοποιήσεις push για εισερχόμενα φαξ και περισσότερο.
iOS
Επιλέξτε έναν πάροχο διαδικτυακών φαξ που προσφέρει μια εφαρμογή iOS για αποστολή/λήψη φαξ με τη συσκευή σας iOS. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κινητές συσκευές iOS με εφαρμογές όπως Numbers, Pages και Keynote για αποστολή φαξ. Επισκέψου το κατάστημα της Apple, κατεβάστε την εφαρμογή και στείλτε φαξ σε διεθνείς χώρες.
Οι εφαρμογές φαξ iOS προσφέρουν ισχυρές λειτουργίες, όπως επεξεργασία εικόνας, σάρωση εγγράφων, μετατροπέας κορυφαίας ποιότητας αρχείων, αποστολή πολλών αρχείων με ένα μόνο φαξ, προεπισκόπηση αρχείων και αποκλειστικοί αριθμοί φαξ.
3. Φαξ Microsoft Office
Μπορείτε να στείλετε φαξ online με Microsoft 365 εφαρμογές. Ωστόσο, αυτό μπορεί να εξαρτηθεί από τον πάροχο υπηρεσιών φαξ στο διαδίκτυο. Το Microsoft Office σάς επιτρέπει να στέλνετε αρχεία MS Powerpoint, MS Excel και MS Word χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα αποστολής email σε φαξ.
Συνιστούμε να βρείτε έναν πάροχο υπηρεσιών με ένα πρόσθετο για εφαρμογές της Microsoft, ώστε να μπορείτε να το χρησιμοποιείτε για να στέλνετε απευθείας παρουσιάσεις, υπολογιστικά φύλλα και έγγραφα.
4. Φαξ με χρήση των Εγγράφων Google
Το Google Fax είναι μια κοινή λειτουργία που συναντάται στις περισσότερες διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να ενσωματώνετε λειτουργίες διαδικτυακού φαξ σε διάφορες λύσεις Google, συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών χώρου εργασίας. Για παράδειγμα, μπορείτε να στείλετε φαξ απευθείας από τα Φύλλα Google ή τα Έγγραφα Google.
Αυτή η δυνατότητα είναι ζωτικής σημασίας για επιχειρηματικούς οργανισμούς που βασίζονται σε δεδομένα, όπως οι πάροχοι υγειονομικής περίθαλψης και οι μεσίτες, για τρεις λόγους:
- Οι χώροι εργασίας της Google προσφέρουν προσβασιμότητα 24/7.
- Είναι εύχρηστα και περιλαμβάνουν βελτιωμένα χαρακτηριστικά ασφαλείας. και
- Μπορείτε να ενσωματώσετε το ηλεκτρονικό φαξ με τις υπηρεσίες της Google για να αξιοποιήσετε τη δύναμη των ψηφιακών τεχνολογιών για να μεταμορφώσουν την επιχείρησή σας.
Επιπλέον, τα Έγγραφα Google και τα Φύλλα Google είναι συμβατά με τα περισσότερα smartphone και εφαρμογές διαδικτυακού φαξ για επιτραπέζιους υπολογιστές.
5. Αποστολή φαξ στον υπολογιστή σας
Η χρήση επιτραπέζιου υπολογιστή για την αποστολή φαξ στο διαδίκτυο είναι ένας σίγουρος τρόπος για να βελτιώσετε τις προσπάθειές σας για φαξ. Ο υπολογιστής είναι μια συσκευή με δυνατότητα σύνδεσης στο Διαδίκτυο που υποστηρίζει απαιτήσεις φαξ και προσφέρει πολλές λύσεις αποθήκευσης, συμπεριλαμβανομένων λειτουργιών ασφαλείας.
Μπορείτε να στείλετε ένα φαξ στον υπολογιστή σας εγκαθιστώντας μια διαδικτυακή διεπαφή λογισμικού φαξ ή επέκταση ιστού και χρησιμοποιώντας το για ηλεκτρονικό φαξ.
Βρείτε έναν αξιόπιστο διαδικτυακό πάροχο υπηρεσιών φαξ, πραγματοποιήστε λήψη του λογισμικού του και εγκαταστήστε το ή λάβετε οδηγίες για την πρόσβαση στην πύλη Ιστού του. Δημιουργήστε ένα νέο φαξ, επισυνάψτε τα αρχεία που θέλετε να στείλετε και εισαγάγετε τις απαιτούμενες λεπτομέρειες για να συνεχίσετε.
6. Χρήση υπηρεσίας VoIP
VoIP σημαίνει Πρωτόκολλο Voice over Internet και είναι μια εξαιρετική λύση για την αποστολή διαδικτυακών φαξ. Δεδομένου ότι το VoIP περιλαμβάνει μια τηλεφωνική υπηρεσία, σας επιτρέπει να χρησιμοποιείτε τη σύνδεσή σας στο Διαδίκτυο και το εύρος ζώνης του ISP για αποστολή/λήψη φαξ μέσω του ιστού.
Η αποστολή φαξ μέσω VoIP είναι απλή. Εισαγάγετε τον αριθμό του παραλήπτη και καλέστε τον για να πληκτρολογήσετε τον αντίστοιχο κωδικό. Εισαγάγετε τη διεύθυνση email σας και πατήστε αποστολή για να κατευθύνετε τα αρχεία σας στα εισερχόμενα του παραλήπτη μέσω VoIP.
Το VoIP μετατρέπει το σήμα της αναλογικής μηχανής φαξ σε πακέτα δεδομένων ειδικά για το Διαδίκτυο και χρησιμοποιεί μια πύλη VoIP για τη μετάδοση των δεδομένων στον καθορισμένο προορισμό. Εάν χρειάζεστε διαδικτυακές υπηρεσίες φαξ VoIP, ρίξτε μια ματιά στο οι καλύτεροι πάροχοι τηλεφωνικών υπηρεσιών Για περισσότερες πληροφορίες.
7. Φαξ μέσω email
Ο πάροχος email σας μπορεί επίσης να σας επιτρέψει να στέλνετε φαξ στο διαδίκτυο χρησιμοποιώντας τον επιτραπέζιο υπολογιστή ή τις φορητές συσκευές σας. Ανοίξτε το email σας, επισυνάψτε τα αρχεία που θέλετε να μεταδώσετε, πληκτρολογήστε τον αριθμό φαξ του παραλήπτη και πατήστε αποστολή.
Ωστόσο, θα χρειαστείτε μια συνδρομή σε έναν αξιόπιστο πάροχο υπηρεσιών φαξ μέσω Διαδικτύου για να αξιοποιήσετε την αποστολή φαξ μέσω email. Μόλις αγοράσετε τη συνδρομή σας, ο πάροχος γίνεται ο μεσάζων ανάμεσα σε εσάς και το ηλεκτρονικό φαξ.
Τα έγγραφα που στέλνετε με φαξ περνούν από τα χέρια του παρόχου σας και κατευθείαν στον παραλήπτη. Ο πάροχος επιτρέπει την αποστολή φαξ μέσω email μετατρέποντας τα email σας σε ηλεκτρονικά φαξ. Επιπλέον, τα φαξ σας παραμένουν αποθηκευμένα με ασφάλεια στην πύλη ή στη λύση αποθήκευσης του παρόχου. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο αποθετήριο δεδομένων τους για να ελέγξετε τα απεσταλμένα έγγραφα, να διαχειριστείτε τα αρχεία σας και πολλά άλλα.
Συμπέρασμα
Το ηλεκτρονικό φαξ είναι ένας ευέλικτος, επεκτάσιμος και αξιόπιστος τρόπος για να διατηρήσετε την επικοινωνία με τις επαφές σας σε όλο τον κόσμο. Αν και κάποιοι θα μπορούσαν να πουν ότι το φαξ έχει ξεχαστεί εδώ και καιρό, το ηλεκτρονικό φαξ κερδίζει σταθερά έλξη.
Με το ηλεκτρονικό φαξ, μπορείτε να πείτε αντίο στην κουραστική γραφειοκρατία και στις ενοχλητικές μηχανές φαξ. Χρησιμοποιήστε το διαδικτυακό φαξ για να αποκτήσετε παγκόσμια πρόσβαση στα έγγραφά σας, να εξοικονομήσετε πόρους, να βελτιώσετε τις επικοινωνίες, να διατηρήσετε τον προϋπολογισμό σας και να αποφύγετε το κόστος συντήρησης.
