Τι είναι το VoIP και πώς λειτουργεί; Πλεονεκτήματα μειονεκτήματα
Το πρωτόκολλο Voice over Internet (VoIP) καθιστά σιγά σιγά απαρχαιωμένα τα παραδοσιακά δίκτυα σταθερής τηλεφωνίας. Σήμερα, το VoIP είναι η πιο αποτελεσματική εναλλακτική λύση στην επικοινωνία μέσω κινητού τηλεφώνου.
Αυτή η καινοτόμος τεχνολογία επικοινωνίας προσφέρει πολλά πλεονεκτήματα στους οργανισμούς, με τα πιο αξιοσημείωτα να είναι η εξοικονόμηση κόστους, ο κορυφαίος ήχος και οι προηγμένες δυνατότητες.
Οι σύγχρονοι πάροχοι υπηρεσιών προσφέρουν πολλά περισσότερα από απλές επιλογές φωνητικών κλήσεων. Οι πελάτες μπορούν να επιλέξουν από λειτουργίες όπως η αυτοματοποίηση διαδικασιών, Διαδραστική φωνητική απόκριση (IVR), στρατηγικές δρομολόγησης κλήσεων, τηλεδιάσκεψη και πολλά άλλα.
Ας εμβαθύνουμε στο VoIP για να κατανοήσουμε πώς μπορεί να βοηθήσει την εταιρεία σας.
Εξήγησε το VoIP
Το VoIP είναι μια ψηφιακή τεχνολογία επικοινωνίας που μεταφέρει δεδομένα επιχειρηματικής επικοινωνίας και φωνητικές κλήσεις χρησιμοποιώντας συνδέσεις Διαδικτύου. Είναι το επόμενο καλύτερο πράγμα σε σύγκριση με το χάλκινο καλώδιο PSTN.
Με το VoIP, οι επιχειρησιακοί χρήστες μπορούν να βασίζονται σε μια σύνδεση στο Διαδίκτυο για να χειρίζονται εταιρικές επικοινωνίες ήχου και βίντεο μέσω του ιστού αντί μιας κανονικής τηλεφωνικής γραμμής. Ονομάζεται επίσης διαδικτυακή τηλεφωνία, το VoIP σάς επιτρέπει να πραγματοποιείτε κλήσεις ήχου/βίντεο χρησιμοποιώντας μια ευρυζωνική σύνδεση στο Διαδίκτυο για να επικοινωνείτε με άλλους χρήστες της ίδιας υπηρεσίας.
Οι υπηρεσίες VoIP είναι ιδανικές για την πραγματοποίηση διεθνών, κινητών, υπεραστικών και τοπικών κλήσεων χρησιμοποιώντας ειδικό εξοπλισμό VoIP ή την τρέχουσα επιτραπέζια συσκευή σας. Μπορείτε επίσης να συνδέσετε την υπηρεσία στο τηλέφωνό σας χρησιμοποιώντας έναν προσαρμογέα VoIP.
Πώς λειτουργεί
Το VoIP μετατρέπει αναλογικά σήματα μετατρέποντας τις φωνητικές κλήσεις σε ψηφιακά δεδομένα και μεταφέροντάς τα μέσω ενός ιδιωτικού πρωτοκόλλου Διαδικτύου (η διεύθυνση IP σας) ή του δημόσιου δικτύου Διαδικτύου (WiFi).
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το VoIP για να πραγματοποιήσετε κλήσεις ήχου/βίντεο μέσω Διαδικτύου σε κινητά τηλέφωνα, σταθερά και από υπολογιστή σε υπολογιστή οπουδήποτε, αρκεί να υπάρχει διαθέσιμη σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Εκτός από τις ηχητικές κλήσεις, οι υπηρεσίες VoIP υποστηρίζουν άλλες λειτουργίες όπως π.χ κοινή χρήση αρχείων, άμεσο μήνυμα, κλήσεις τηλεδιάσκεψης, Και πολλά άλλα.
Απαραίτητος εξοπλισμός για σύστημα VoIP
Ένα σύστημα VoIP απαιτεί ευρυζωνική σύνδεση στο Διαδίκτυο υψηλής ταχύτητας για να λειτουργήσει. Μπορείτε να το πετύχετε με τα εξής:
- Ένα τοπικό δίκτυο.
- Υπηρεσίες υψηλής ταχύτητας όπως DSL. και
- Ένα καλωδιακό μόντεμ.
Επιπλέον, αυτό το σύστημα απαιτεί μια εξειδικευμένη συσκευή τηλεφώνου, έναν προσαρμογέα και έναν υπολογιστή. Ωστόσο, το εύρος του εξοπλισμού θα εξαρτηθεί από τον πάροχο υπηρεσιών. Ορισμένες υπηρεσίες VoIP σάς επιτρέπουν να συνδέσετε το σύστημα στο παραδοσιακό σας τηλέφωνο χρησιμοποιώντας έναν προσαρμογέα, ενώ άλλοι πάροχοι λειτουργούν μόνο μέσω ειδικής συσκευής ή υπολογιστή.
Τα τηλέφωνα με δυνατότητα VoIP συνδέονται απευθείας στην ευρυζωνική σύνδεσή σας. Ακολουθεί μια λίστα βασικών στοιχείων VoIP:
- Διακομιστής VoIP – on-cloud ή on-prem.
- Τελικά σημεία με δυνατότητα VoIP – αναλογικά τηλέφωνα με προσαρμογείς, softphone ή συσκευές VoIP. και
- Σταθερή σύνδεση στο Διαδίκτυο – Οι μεγαλύτερες ταχύτητες σύνδεσης εξασφαλίζουν καλύτερη εμπειρία πελάτη.
Τώρα, ας προχωρήσουμε στα κύρια χαρακτηριστικά.
Βασικά χαρακτηριστικά
Το VoIP μπορεί να αλλάξει το παιχνίδι για τις επικοινωνίες της επιχείρησής σας, αλλά μόνο εάν περιλαμβάνει τα κορυφαία χαρακτηριστικά, όπως:
- Προηγμένη διαχείριση κλήσεων – να αποκλείσετε, να δρομολογήσετε, να κρατήσετε ή να δώσετε προτεραιότητα στις εισερχόμενες κλήσεις για να εξασφαλίσετε εξυπηρέτηση πελατών κορυφαίας ποιότητας.
- Δρομολόγηση κλήσεων – άμεση κίνηση εισερχόμενων κλήσεων σύμφωνα με τις ανάγκες σας.
- Αυτόματη συνοδός - ένα εικονικός ρεσεψιονίστ μπορεί να βοηθήσει τους αντιπροσώπους εξυπηρέτησης πελατών και υποστήριξης για να διασφαλίσουν ότι κάθε πελάτης τυγχάνει υψηλής ποιότητας προσοχής.
- Επαγγελματικά μηνύματα κειμένου – ενημερώστε τις απομακρυσμένες ομάδες σας και κρατήστε τους πελάτες σας ενήμερους με απεριόριστες λειτουργίες αποστολής μηνυμάτων SMS.
- Αναλυτικά στοιχεία κλήσεων – να συγκεντρώσετε πληροφορίες πελατών σε πραγματικό χρόνο για να βελτιώσετε την επιχείρησή σας, να παρακολουθήσετε τις τάσεις συμπεριφοράς, να μετρήσετε την απόδοση υποστήριξης πελατών κ.λπ.
- Προώθηση κλήσεων – Διαχειριστείτε αποτελεσματικά τις κλήσεις πελατών κατά τη διάρκεια περιόδων έντονης κίνησης·
- Ουρά – βελτιστοποιήστε τους μεγάλους όγκους κλήσεων αυτοματοποιώντας τη διανομή εισερχόμενων κλήσεων και δημιουργώντας πολλαπλά επίπεδα κλήσεων για μείωση του χρόνου αναμονής/αναμονής.
- Μεταφορά κλήσης – δημιουργήστε μια απρόσκοπτη σύνδεση πελάτη-αντιπροσώπου·
- Άμεσα μηνύματα – καθώς οι περισσότεροι σύγχρονοι καταναλωτές χρησιμοποιούν εφαρμογές ανταλλαγής μηνυμάτων, η ανταλλαγή άμεσων μηνυμάτων σάς επιτρέπει να εξατομικεύσετε την επικοινωνιακή σας προσέγγιση και να προσεγγίσετε περισσότερες προοπτικές.
- IVR – επιτρέψτε στους καταναλωτές σας να επικοινωνούν με την επωνυμία σας χρησιμοποιώντας ένα φωνητικό μενού σε πραγματικό χρόνο. και
- Τηλεδιάσκεψη – συνδέστε τις απομακρυσμένες ομάδες σας εκτός γραφείου, ρυθμίστε διαδικτυακές συσκέψεις και βελτιώστε το μάρκετινγκ με τη λειτουργικότητα της διαδικτυακής διάσκεψης.
Όλα αυτά τα χαρακτηριστικά προσφέρουν μια σειρά από πλεονεκτήματα, αλλά παρουσιάζουν και ορισμένα πιθανά προβλήματα. Παρακάτω, θα διερευνήσουμε όλα τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα αυτών των υπηρεσιών.
ΥΠΕΡ
Αρχικά, ας εξετάσουμε τα πλεονεκτήματα της χρήσης υπηρεσιών VoIP.
Αποδοτική
Όλες οι επιχειρηματικές οργανώσεις εξαρτώνται από το τελικό αποτέλεσμα, ανεξάρτητα από το μέγεθος και το επιχειρηματικό τους μοντέλο. Κάθε εναλλακτική λύση που εξοικονομεί κόστος δημιουργεί μια επιχειρηματική ευκαιρία. Η υιοθέτηση ενός τηλεφωνικού συστήματος VoIP είναι ένας σίγουρος τρόπος για να βελτιώσετε τις εταιρικές σας επικοινωνίες εξοικονομώντας πόρους.
Οι υπηρεσίες VoIP είναι πιο προσιτές από τα συστήματα σταθερής τηλεφωνίας και μπορούν να μειώσουν τον λογαριασμό του τηλεφώνου σας περισσότερο από 50%. Κληρονομιά παρόχους τηλεφωνικών υπηρεσιών συνήθως χρεώνονται ανά λεπτό για υπεραστικές κλήσεις. Από την άλλη πλευρά, οι πάροχοι υπηρεσιών VoIP προσφέρουν απεριόριστες κλήσεις στην ΕΕ, τον Καναδά και τις ΗΠΑ, συμπεριλαμβανομένων επιλογών διεθνών κλήσεων που διατίθενται σε πακέτα pay-as-you-go.
Εάν η εταιρεία σας πραγματοποιεί τακτικές διεθνείς κλήσεις, η χρήση υπηρεσιών VoIP θα μπορούσε να είναι μια πιο οικονομική λύση για το χειρισμό των εταιρικών σας επικοινωνιών. Εφόσον το VoIP χρησιμοποιεί το περιβάλλον cloud, θα εξοικονομήσετε χρήματα και σε θέματα ασφάλειας, συντήρησης, παρακολούθησης και αναβάθμισης.
Προηγμένες λειτουργίες
Οι σύγχρονοι πάροχοι υπηρεσιών VoIP προσφέρουν ισχυρές δυνατότητες με δυνατότητα AI για να βοηθήσουν τους επιχειρηματικούς χρήστες να βελτιστοποιήσουν τις επικοινωνίες, να βελτιώσουν την εμπειρία των πελατών, να αυξήσουν την ποιότητα εξυπηρέτησης πελατών και πολλά άλλα. Οι προηγμένες λειτουργίες VoIP μπορούν να κυμαίνονται από τη βελτιστοποίηση στρατηγικών επιχειρηματικής επικοινωνίας και την παρακολούθηση των αναλυτικών στοιχείων σε πραγματικό χρόνο έως τους εικονικούς βοηθούς τεχνητής νοημοσύνης, τα μενού IVR, την προώθηση κλήσεων και τη διαδικτυακή διάσκεψη.
Αυτές οι δυνατότητες είναι κρίσιμες για τον εξορθολογισμό των ροών εργασίας, τη βελτίωση της ικανοποίησης των πελατών, την εξοικονόμηση χρόνου και πόρων της ομάδας σας και τη διασφάλιση της επιχειρηματικής ανάπτυξης. Η ανάλυση συναισθήματος ζωντανής κλήσης είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα προηγμένης λειτουργίας VoIP.
Βασίζεται σε τεχνολογίες AI, όπως η επεξεργασία φυσικής γλώσσας και η αναγνώριση ομιλίας, για την παρακολούθηση, την παρακολούθηση και τη σάρωση όλης της εισερχόμενης/εξερχόμενης κίνησης του τηλεφώνου για λέξεις-κλειδιά και φράσεις που υποδεικνύουν αλλαγές στη συμπεριφορά των πελατών.
Η ανάλυση συναισθήματος ζωντανών κλήσεων μπορεί να καταγράψει ουδέτερα, αρνητικά και θετικά συναισθήματα πελατών και να παρέχει αναφορές ελέγχου για τους διαχειριστές για να τους βοηθήσει να αξιολογήσουν την ικανοποίηση των πελατών, την αποτελεσματικότητα των πρακτόρων και τις ουρές κλήσεων. Αυτές οι πολύτιμες πληροφορίες είναι ζωτικής σημασίας για τη βελτιστοποίηση των πρακτικών επιχειρηματικής επικοινωνίας και τη διασφάλιση πιο αποτελεσματικών υπηρεσιών υποστήριξης πελατών.
Ευελιξία και φορητότητα
Η ευελιξία και η φορητότητα είναι βασικά χαρακτηριστικά για ομάδες υψηλής κινητικότητας, υβριδικές ή απομακρυσμένες επιχειρήσεις. Δεδομένου ότι χρησιμοποιεί σύνδεση στο Διαδίκτυο για τη λειτουργία του, το VoIP μπορεί να εξασφαλίσει πρόσβαση σε τηλεφωνικά συστήματα επιχειρήσεων ανεξάρτητα από την τοποθεσία.
Μπορείτε εύκολα να συνδέσετε τις ομάδες σας οπουδήποτε και να παρακάμψετε διαφορετικές ζώνες ώρας χωρίς να επενδύσετε σε πρόσθετη υποδομή για φορητές συσκευές ή υπολογιστές. Τα VoIP είναι συμβατά με διεπαφές softphone, προγράμματα περιήγησης ιστού και εφαρμογές Android/iOS, πράγμα που σημαίνει ότι λαμβάνετε άμεση πρόσβαση 24/7 σε λειτουργίες, εταιρικά αρχεία, επαφές, συνομιλίες και πολλά άλλα.
Επιπλέον, οι πάροχοι VoIP κορυφαίας ποιότητας παρέχουν ευέλικτα περιβάλλοντα ομαδικής συνεργασίας με λειτουργίες λευκού πίνακα, κοινής χρήσης αρχείων, άμεσων μηνυμάτων και συνομιλίας μέσω βίντεο για απρόσκοπτη σκέψη. Αυτή η ευελιξία και η φορητότητα σάς επιτρέπουν να κλιμακώνετε τις επικοινωνίες σας προς τα πάνω ή προς τα κάτω ανάλογα με τις ανάγκες της κυκλοφορίας του τηλεφώνου σας.
Καλύτερη ποιότητα κλήσης
Την τελευταία δεκαετία, η ποιότητα των κλήσεων VoIP έχει γίνει πιο αξιόπιστη από ποτέ. Οι σύγχρονοι πάροχοι υπηρεσιών προσφέρουν πλέον αυτόματες προσαρμογές εύρους ζώνης, συνεργασίες κινητής τηλεφωνίας ενός επιπέδου, παγκόσμια κάλυψη τοποθεσίας και λειτουργίες φωνής HD για να βοηθήσουν τους επαγγελματίες χρήστες να βελτιώσουν την ποιότητα των κλήσεων.
Τώρα, οι επιχειρηματικοί οργανισμοί μπορούν να εξασφαλίσουν 99.99% εγγυημένο χρόνο λειτουργίας και ποιότητα επικοινωνίας υψηλής ποιότητας μέσω κάθε αλληλεπίδρασης με τον πελάτη. Οι εταιρείες μπορούν επίσης να μετριάσουν προβλήματα εν κινήσει, όπως η υπερφόρτωση εύρους ζώνης, οι υψηλοί όγκοι κίνησης, ο λανθάνοντας χρόνος, το jitter και ο χαλασμένος ήχος.
Διεθνής κάλυψη
Τα VoIP είναι ασύρματα και φορητά, επιτρέποντας στους επαγγελματίες χρήστες να επεκτείνουν τη βάση πελατών τους παγκοσμίως. Οι εταιρείες μπορούν να συνδέουν απομακρυσμένες ομάδες οπουδήποτε και να παρέχουν υποστήριξη και εξυπηρέτηση πελατών όλο το 24ωρο, 7 ημέρες την εβδομάδα, εκτός των επιχειρηματικών γραφείων. Επιπλέον, οι πάροχοι υπηρεσιών αιχμής προσφέρουν πολύγλωσση υποστήριξη για να εξασφαλίσουν αποτελεσματική και βελτιωμένη επικοινωνία πέρα από τυχόν γλωσσικά εμπόδια.
Δεν απαιτείται τεχνική ρύθμιση
Οι πάροχοι υπηρεσιών VoIP εξαλείφουν την ανάγκη να επενδύσουν στην πρόσθετη υποδομή της τεχνικής εγκατάστασης. Λαμβάνετε ένα μόνο κανάλι για μετάδοση δεδομένων και φωνής. Ενώ ορισμένοι πάροχοι προσφέρουν υλικό VoIP, όπως ηχεία, επιτραπέζια τηλέφωνα IP και ακουστικά, δεν χρειάζεστε επιπλέον τεχνολογία για να ρυθμίσετε το VoIP σας.
ΚΑΤΑ
Οι υπηρεσίες VoIP δεν είναι χωρίς τα μειονεκτήματά τους. Ας δούμε μερικά από τα μεγαλύτερα μειονεκτήματα.
Τα θέματα ασφάλειας
Κάθε συσκευή που είναι συνδεδεμένη στο διαδίκτυο στο δίκτυό σας αποτελεί πιθανή απειλή για την ασφάλεια. Κυβερνασφάλεια Οι κίνδυνοι αποτελούν πραγματική απειλή για κάθε συσκευή με δυνατότητα Διαδικτύου, καθώς οι χάκερ θα προσπαθούν πάντα να μολύνουν τις συσκευές σας με ransomware, κακόβουλο λογισμικό, ιούς και άλλες απειλές για την κλοπή πολύτιμων δεδομένων.
Δυστυχώς, τα δεδομένα σας μπορεί να γίνουν στόχος επίθεσης στον κυβερνοχώρο και οι χάκερ μπορούν να χρησιμοποιήσουν το VoIP σας ως σημείο πρόσβασης. Ωστόσο, μπορείτε να εγκαταστήσετε λογισμικό προστασίας από ιούς και να ορίσετε μέτρα ασφαλείας για να εξασφαλίσετε πλήρη προστασία για τον οργανισμό της επιχείρησής σας.
Το VoIP εξαρτάται από το εύρος ζώνης
Το VoIP απαιτεί σταθερή, γρήγορη και αξιόπιστη σύνδεση στο Διαδίκτυο για να λειτουργήσει. Χρειάζεστε επίσης έναν δρομολογητή VoIP κορυφαίας ποιότητας με εύρος ζώνης τουλάχιστον 5–25 Mbps για κλήσεις ήχου, τηλεδιάσκεψη και άλλα. Πολλοί πάροχοι υπηρεσιών διαδικτύου τείνουν να μειώνουν το εύρος ζώνης σας και να επιταχύνουν τη σύνδεσή σας.
Ωστόσο, εξακολουθείτε να έχετε μια ευρεία επιλογή παρόχων υπηρεσιών Διαδικτύου που προσφέρουν εξαιρετικά γρήγορες ταχύτητες ευρυζωνικής σύνδεσης σε προσιτές τιμές. Συνιστούμε να πληρώσετε περισσότερα για να αποφύγετε προβλήματα επικοινωνίας VoIP, όπως jitter και λανθάνουσα κατάσταση.
Το χαμηλό εύρος ζώνης θα μπορούσε να επιβραδύνει την υποστήριξη πελατών και να προκαλέσει νέα προβλήματα που θα μπορούσαν να σας κοστίσουν στους πελάτες σας. Παρόλο που οι ανάγκες σας σε εύρος ζώνης θα εξαρτηθούν από τον όγκο επισκεψιμότητας του τηλεφώνου, μπορείτε να το διαπιστώσετε ελέγχοντας διεξοδικά το εύρος ζώνης του δικτύου σας για να εντοπίσετε τομείς βελτίωσης.
Το Jitter, η καθυστέρηση και άλλα ζητήματα σύνδεσης προκύπτουν για διάφορους λόγους:
- Κακή σύνδεση στο Διαδίκτυο – Το VoIP απαιτεί μεγαλύτερο εύρος ζώνης από την συνηθισμένη περιήγηση στο web. Εάν αντιμετωπίζετε καθυστέρηση, ίσως είναι καιρός να εξετάσετε το ενδεχόμενο αλλαγής του ISP σας.
- Ανεπαρκής δρομολογητής – Οι υπηρεσίες VoIP απαιτούν εξειδικευμένες διαμορφώσεις δρομολογητή για να λειτουργούν ομαλά. Οι δρομολογητές που έχουν διαμορφωθεί με VoIP δίνουν προτεραιότητα στην κίνηση φωνής έναντι των δεδομένων για να υποστηρίζουν μεγάλους όγκους κίνησης τηλεφώνου.
- Ανεπαρκή καλώδια – Δεδομένου ότι τα καλώδια ethernet είναι διαθέσιμα σε διαφορετικά επίπεδα ισχύος και κατηγορίες, χρειάζεστε επαρκή καλώδια για την υποστήριξη υψηλότερων ταχυτήτων σύνδεσης.
Αυτά είναι μόνο μερικά από τα μεγαλύτερα προβλήματα με το εύρος ζώνης, αλλά υπάρχει επίσης και το πρόβλημα παρακολούθησης τοποθεσίας.
Περιορισμένη παρακολούθηση τοποθεσίας
Η περιορισμένη παρακολούθηση τοποθεσίας είναι το μεγαλύτερο μειονέκτημα της χρήσης VoIP. Λόγω της φορητότητας και της προσβασιμότητας του VoIP, τρίτα μέρη μπορεί να δυσκολεύονται να εντοπίσουν από πού προέρχεται μια κλήση. Οι κλήσεις VoIP προέρχονται από διευθύνσεις IP, που σημαίνει ότι δεν φέρουν πληροφορίες πύργου κινητής τηλεφωνίας ή δεδομένα GPS για παρακολούθηση.
Ενώ οι περισσότεροι καλούντες δεν χρειάζονται αυτά τα δεδομένα, οι υπηρεσίες υποστήριξης πελατών ενδέχεται να τα απαιτήσουν για διάφορους λόγους, όπως ο χειρισμός επειγόντων ερωτημάτων και η επίλυση επειγόντων ζητημάτων πελατών.
Συμπέρασμα
Εξετάζοντας τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα, είναι προφανές ότι τα πλεονεκτήματα του VoIP υπερτερούν των μειονεκτημάτων. Είναι επίσης σημαντικό να σημειωθεί η εύκολη εγκατάσταση και η γρήγορη μετάβαση από τα παραδοσιακά τηλεφωνικά συστήματα στις υπηρεσίες VoIP. Οι επιχειρηματικοί οργανισμοί μπορούν να δημιουργήσουν ενιαίες πύλες επικοινωνίας για τη διαχείριση όλων των αναγκών τηλεφωνίας κάτω από μια στέγη.
Αυτή η ενοποίηση επικοινωνίας επιτρέπει στις ομάδες σας να επικεντρωθούν σε άλλες ζωτικής σημασίας επιχειρηματικές πτυχές, διασφαλίζοντας παράλληλα ότι οι πελάτες, οι πελάτες, οι συνεργάτες και άλλοι υποψήφιοί σας λαμβάνουν την προσοχή που τους αξίζει. Ένα τηλεφωνικό σύστημα VoIP είναι η απόλυτη λύση για την εξάλειψη της αναστάτωσης και της δυσαρέσκειας των πελατών.
