Πώς να γράψετε ένα Δελτίο Τύπου

Έχεις έφτιαξε το blog σου, γυάλισε το περιεχόμενο του ιστότοπού σου, δημιούργησε email, καρφίτσωσε τις λεζάντες σου στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και τώρα πρέπει να γράψεις και ένα δελτίο τύπου;

Λοιπόν, θα έπρεπε - εάν θέλετε μια επιτυχημένη εκστρατεία μάρκετινγκ. 

Η σύνταξη ενός δελτίου τύπου είναι ένας απλός τρόπος για να ενισχύσετε την εικόνα της επωνυμίας σας και να προσεγγίσετε νέους πελάτες. Διαρκεί μερικές ώρες, αλλά δεν σας κοστίζει τίποτα. Αυξάνει τις επισκέψεις στον ιστότοπο και δημιουργεί θόρυβο γύρω από την επιχείρησή σας – ω, και αναφέραμε ότι δεν κοστίζει τίποτα; Το δελτίο τύπου είναι ελεύθερος Τύπος. 

Ακολουθούν μερικές συμβουλές για τη σύνταξη ενός δελτίου τύπου που θα τραβήξει την προσοχή που θα λατρέψουν όλοι. 

Λάβετε υπόψη το κοινό-στόχο σας 

Τώρα ρωτάς - ο καθένας που? Πώς λειτουργεί ένα δελτίο τύπου; Απευθύνεται σε πελάτες; Πού ταιριάζουν τα ΜΜΕ; 

A δελτίο τύπου είναι μια επίσημη δήλωση που μοιράζονται οι επιχειρήσεις με τους εκπροσώπους των μέσων ενημέρωσης όταν έχουν να μοιραστούν μια σημαντική ανακοίνωση ή μια «άξια ενημέρωσης» ιστορία.

Στη συνέχεια, οι δημοσιογράφοι γράφουν ένα άρθρο με βάση τις πληροφορίες που έχετε δώσει στο δελτίο τύπου. Προτού μπορέσει να προσεγγίσει το κοινό που θέλετε, το δελτίο τύπου σας πρέπει πρώτα να τραβήξει την προσοχή των ειδήσεων. Αν τους αρέσει, το πιθανότερο είναι ότι θα αρέσει και στους πελάτες.  

Τι ισχύει για τη σύνταξη ενός δελτίου τύπου που θα τραβήξει το ενδιαφέρον των δημοσιογράφων;

Ας πάμε κατευθείαν σε αυτό. 

Τι είδους δελτίο τύπου γράφετε; 

Πρώτα και κύρια, σκεφτείτε τι αγαπούν οι δημοσιογράφοι. Για να είναι «άξιο ειδήσεων», ένα δελτίο τύπου πρέπει να λέει μια ενδιαφέρουσα ή σχετική ιστορία. Θα πρέπει να μεταφέρει ένα σημαντικό μήνυμα ή να τραβάει τα κορδόνια της καρδιάς. Εάν έχετε μια ιστορία που το κοινό σας θα έβρισκε ενημερωτική, εμπνευσμένη ή διασκεδαστική, κατά προτίμηση όλα αυτά ταυτόχρονα, έχετε καλό υλικό για το δελτίο τύπου. 

Βοηθά επίσης εάν το δελτίο τύπου σας συνδέεται κατά κάποιο τρόπο με μια άλλη viral ιστορία. Αυτό του δίνει συναισθηματική συνάφεια και δυναμική, για να μην αναφέρουμε ότι είναι τόσο απαραίτητο SEO ώθηση. 

Όλα αυτά τα γεγονότα και τα ορόσημα αποτελούν ένα «άξιο ειδήσεων» δελτίο τύπου:

Διακοπή ειδήσεων

Στις επιχειρήσεις, οι έκτακτες ειδήσεις μπορεί να είναι οτιδήποτε από α ηλεκτρονική επίθεση μέχρι θανάτου ενός αξιωματούχου. 

Παρουσιάσεις και ενημερώσεις προϊόντων

Εάν δεν διαδώσετε τα νέα για το νέο σας προϊόν, ποιος θα το κάνει;  

Επανατοποθέτηση

Το rebranding είναι τεράστια υπόθεση. Η ανακοίνωσή του μέσω ενός δελτίου τύπου μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε τη νέα μάρκα. 

Προαγωγές στελεχών και αλλαγές ομάδων

Είναι λίγο απίθανο οι πελάτες σας να κάνουν tweet σχετικά με αυτό, αλλά είναι ένας έγκυρος λόγος για να χαϊδέψετε τον εαυτό σας στην πλάτη και να ανανεώσετε την παρουσία σας στα μέσα. 

Συγχωνεύσεις και εξαγορές

Οι συγχωνεύσεις και οι εξαγορές συνήθως αλλάζουν το παιχνίδι για όλους τους εμπλεκόμενους, συμπεριλαμβανομένων των πελατών. 

Νέες συνεργασίες

Γιατί να μην γιορτάσετε δημόσια νέα επιχείρηση φιλία? Δείχνει ότι εργάζεστε συνεχώς σε κάτι νέο και συναρπαστικό. 

Εκδηλώσεις

Μοιραστείτε για συμβάντα για τα οποία θα ήθελαν να μάθουν οι πελάτες σας (ή οι επιχειρηματικοί συνεργάτες σας). Σε αυτή την περίπτωση, ένα δελτίο τύπου μπορεί να χρησιμεύσει ως ανοιχτή πρόσκληση (πριν) ή ιστορία επιτυχίας (μετά την εκδήλωση).

Μεγάλα ανοίγματα

Τα μεγάλα εγκαίνια είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα εκδηλώσεων με αξιοσημείωτες ειδήσεις, ειδικά αν διευθύνετε μια επιχείρηση που απευθύνεται σε πελάτες – όσο περισσότεροι την ακούσουν, τόσο το καλύτερο. 

Βραβεία 

Τα βραβεία χτίζουν φήμη και καθιερώνουν επωνυμίες ως ηγέτες στον τομέα. Ένα βραβείο είναι φυσική απόδειξη ότι είσαι ο καλύτερος από τους καλύτερους. 

8 βήματα για τη δημιουργία ενός επιτυχημένου δελτίου τύπου

Το λάθος που κάνουν οι περισσότερες επιχειρήσεις όταν γράφουν ένα δελτίο τύπου είναι ότι το κάνουν πάρα πολύ. Πριν προχωρήσουμε στην πραγματική κυκλοφορία, ας καθορίσουμε γρήγορα το βέλτιστο μήκος του. Στην ιδανική περίπτωση, ένα δελτίο τύπου δεν θα πρέπει να είναι μεγαλύτερο από δύο σελίδες. Σε αυτή την περίπτωση, λιγότερο είναι περισσότερο. 

Για άλλη μια φορά, ας ορίσουμε τα χαρακτηριστικά ενός καλού δελτίου τύπου και ας προσθέσουμε μερικά νέα:

Όταν στοχεύετε σε "άξια ειδήσεων", πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το δελτίο τύπου σας τραβάει την προσοχή, αλλά όχι κλικ. Δεν είναι όλα μια καλή ιστορία. Εάν δεν είστε σίγουροι για τη δική σας, ρίξτε μια ματιά σε μερικά από τα ειδησεογραφικά μέσα που καλύπτουν τον κλάδο και τη θέση σας. 

Επίσης, αποφύγετε την αυτοπροβολή. Αφήστε τα επιτεύγματά σας να μιλήσουν από μόνα τους. 

Όσο για να κάνετε το δελτίο τύπου σας να έχει επαγγελματική εμφάνιση, τα παρακάτω βήματα μπορούν να σας καθοδηγήσουν στη διαδικασία: 

Γράφοντας έναν τίτλο 

Κάθε συγγραφέας, είτε έμπειρος είτε αρχάριος, ανησυχεί για τα πρωτοσέλιδα. Μεταφέροντας το σωστό μήνυμα και το Η συμμετοχή του αναγνώστη σε μία μόνο γραμμή είναι πρόκληση, αλλά η λύση είναι απλούστερη από ό,τι φαντάζεστε. 

Ξέχνα να είσαι έξυπνος. Ένας καλός τίτλος είναι ξεκάθαρος. 

Πάρτε αυτόν τον τίτλο του δελτίου τύπου από τον Heinz: Η Heinz αναζητά τον πρώτο της «Head Burger Artist». 

Απλά, έτσι; 

Όταν η ίδια η ιστορία είναι αρκετά καλή για να δημιουργήσει τον τίτλο, δεν χρειάζεστε τίποτα άλλο. Ένας τίτλος πρέπει να τραβάει την προσοχή, αλλά είναι εξίσου σημαντικό να είναι εύκολα κατανοητός. Εξετάστε τα λόγια σας προσεκτικά και κάντε τα σαφή και επιτακτικά. 

Εναρκτήρια παράγραφος 

Η αρχική παράγραφος του δελτίου τύπου σας είναι η στιγμή να λάμψετε. Εδώ ανακοινώνετε τα μεγάλα νέα στους δημοσιογράφους και παρέχετε κάποιο πλαίσιο γύρω από την επιχείρησή σας. 

Ακολουθώντας φυσικά τον τίτλο σας, θα πρέπει να προσπαθήσετε να μεταφέρετε την ουσία της ιστορίας σας ή απλώς να εξηγήσετε τι είναι ο τίτλος. 

Για παράδειγμα, το προαναφερθέν δελτίο τύπου του Heinz χρησιμοποιεί την αρχική παράγραφο για να διευκρινίσει τον μυστηριώδη τίτλο:

Και πάλι, όλα έχουν να κάνουν με μια καλή ιστορία. Εάν δεν έχετε τίποτα σημαντικό να ανακοινώσετε, δεν θα μπορείτε να δημιουργήσετε μια ενδιαφέρουσα αρχική παράγραφο. Οι καλύτερες ιστορίες, όπως λένε, γράφουν μόνες τους, αλλά πρέπει να αφιερώσεις λίγο χρόνο σε αυτές πριν αρχίσουν να ξεχύνονται όλα. 

Προσθέστε πρώτα τις πιο σημαντικές πληροφορίες 

Οι καλύτεροι συγγραφείς μπορούν να δημιουργήσουν έναν χαρακτήρα για τις ιστορίες τους από το τίποτα. Ωστόσο, ακόμη και χωρίς ένα άτομο για να μεταφέρει ένα μήνυμα, η φύση ή το συναίσθημα μπορεί να είναι ένας τρομερός χαρακτήρας. Ευτυχώς, έχετε ήδη το προβάδισμά σας. Ένα δελτίο τύπου έχει να κάνει με την επιχείρησή σας. Φροντίστε να το γνωρίζουν και οι δημοσιογράφοι. 

Παραδοσιακά, η πρώτη πρόταση ενός δελτίου τύπου δηλώνει την τοποθεσία της επιχείρησής σας (ή οπουδήποτε λαμβάνει χώρα η ιστορία) και την ημερομηνία ως εξής: Νέα Υόρκη, Νέα Υόρκη, 23 Σεπτεμβρίου 2022.

Στη συνέχεια, πρέπει να εισαγάγετε τα πέντε W:

Ενώ τα περισσότερα από αυτά είναι πραγματολογικά, είναι το Γιατί που θέλει λίγη τέχνη. Δεν μπορείς απλά να πεις, «Αυτό είναι σημαντικό γιατί…” – ο αναγνώστης πρέπει να βγάλει την αξία από το πλαίσιο και να κατανοήσει τη σημασία της ιστορίας διαβάζοντας ανάμεσα στις γραμμές. Θα φτάσεις, μην ανησυχείς. 

Χρησιμοποιήστε απλή γλώσσα 

Όπως είπαμε, ένα δελτίο τύπου δεν πρέπει να είναι περισσότερο από δύο σελίδες. Οι δημοσιογράφοι προτιμούν τον τρόπο γραφής του Χέμινγουεϊ, που σημαίνει να διατηρείτε τη γλώσσα σας απλή, την ιστορία σας συνοπτική και τη γραφή σας στην ουσία. Μην περιπλέκετε τα πράγματα – αυτός δεν είναι ένας διαγωνισμός δημιουργικής γραφής. 

Αν είναι η πρώτη φορά που γράφετε κάτι τέτοιο, αφιερώστε λίγο χρόνο για να διαβάσετε τις τοπικές επιχειρηματικές ειδήσεις ή πύλες όπως το Bloomberg, το Reuters ή το CNN Business. Προσοχή στη γραμματική και το λεξιλόγιο. Θα δείτε πολλές σύντομες προτάσεις και απλές λέξεις με λίγα μόνο επίθετα.  

Μην ξεχάσετε να ελέγξετε ξανά τη γραμματική και την ορθογραφία σας. 

Μιλώντας για τον Χέμινγουεϊ, υπάρχουν πολλά εργαλεία που χρησιμοποιούν οι συγγραφείς για να βεβαιωθείτε ότι η γραμματική και η ορθογραφία τους είναι άψογες. Μερικά από αυτά τα εργαλεία ελέγχουν επίσης τη σαφήνεια του κειμένου σας, βοηθώντας σας να το περικόψετε όταν χρειάζεται και ενημερώνοντάς σας εάν έχετε υπερβολικές λέξεις. 

Προσθέστε εισαγωγικά και στατιστικά στοιχεία 

Πράγματα όπως αποσπάσματα, στατιστικά στοιχεία, μαρτυρίες, μελέτες περιπτώσεων (αποσπάσματα) και λεπτομέρειες έρευνας εμπλουτίζουν το κείμενο και προσθέτουν στην αξιοπιστία του. Μη διστάσετε να μοιραστείτε τυχόν δεδομένα από τα παρασκήνια με δημοσιογράφους και αναγνώστες, καθώς θα αυξήσει την αξία και την αυθεντικότητα του δελτίου τύπου σας. 

Τόσο οι δημοσιογράφοι όσο και οι αναγνώστες προτιμούν τα αποσπάσματα, για παράδειγμα. Είναι πλέον σύνηθες για ένα δελτίο τύπου να περιλαμβάνει μια φράση από ένα στέλεχος επιχείρησης ή έναν εκπρόσωπο της εταιρείας, η οποία βοηθά στην επεξεργασία του θέματος της ιστορίας σας με μια δήλωση που προέρχεται απευθείας από την πηγή. 

Ένα άλλο αποτελεσματικό τέχνασμα αφοσίωσης είναι να αναφέρετε έναν υπάλληλο ή έναν πελάτη. 

Είναι πάντα καλύτερο να αφήνεις τους άλλους να μιλούν για τα επιτεύγματά σου. Ό,τι κι αν επιλέξετε, βρείτε ένα καλό μέτρο. Συμπεριλάβετε μόνο τα αποσπάσματα που παρέχουν πολύτιμες πληροφορίες ή δείχνουν τη δέσμευσή σας για τον σκοπό, το προσωπικό σας ή τους πελάτες σας. Περιοριστείτε μόνο σε μερικά από αυτά. 

Βγάλε ένα ξεκάθαρο συμπέρασμα 

Όπως κάθε καλοδουλεμένο συμπέρασμα, η τελευταία παράγραφος ενός δελτίου τύπου θα πρέπει να συνοψίζει την ιστορία και να προσθέτει την τελευταία πινελιά που προκαλεί δράση. Στο μάρκετινγκ, το ονομάζουμε CTA. Ένα δελτίο τύπου δεν πρέπει να έχει μια κλασική παρότρυνση για δράση, αλλά θα πρέπει να έχει παρόμοιο αντίκτυπο.

Για παράδειγμα, μπορείτε να προσκαλέσετε τους αναγνώστες να επισκεφτούν τον ιστότοπό σας για περισσότερες πληροφορίες. 

Ένας άλλος τρόπος για να κάνετε ένα συμπέρασμα δελτίου τύπου πιο συναρπαστικό είναι να παρέχετε μια κλεφτή ματιά στο μέλλον. Μεταφορικά μιλώντας, θα υπάρξει συνέχεια της ιστορίας σας; Πώς αναμένετε να εξελιχθούν και να εξελιχθούν αυτά τα νέα και ποιες είναι οι πιθανές επιπτώσεις; 

Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτήν την παράγραφο για να κεντρίσετε το ενδιαφέρον των αναγνωστών σας. Η Marvel πρακτικά επινόησε τη σκηνή μετά την πίστωση για να κρατήσει τους θεατές στην άκρη των θέσεων τους ακόμα και μετά το τέλος της ταινίας. Μπορείτε να δανειστείτε αυτήν την προσέγγιση και να πειράξετε τι θα ακολουθήσει για την επωνυμία σας.

Προσθήκη στοιχείων επικοινωνίας 

Στο τέλος, το δελτίο τύπου σας θα πρέπει να περιλαμβάνει τα στοιχεία επικοινωνίας σας και κάτι που ονομάζουμε «η πλάκα του λέβητα». Ανάλογα με το αν στέλνετε το δελτίο τύπου σας σε φυσική ή ψηφιακή μορφή, τα στοιχεία επικοινωνίας θα περιλαμβάνουν είτε τις διευθύνσεις URL ή τους υπερσυνδέσμους σας. 

Σε κάθε περίπτωση, αυτές οι πληροφορίες θα πρέπει να επιτρέπουν στους δημοσιογράφους να επικοινωνήσουν μαζί σας εάν έχουν περαιτέρω ερωτήσεις. Μπορείτε να μοιραστείτε τη διεύθυνση του ιστότοπού σας, το email, τον αριθμό τηλεφώνου ή οποιοδήποτε σχετικό κανάλι επικοινωνίας χρησιμοποιείτε πιο συχνά. 

Προσθέστε ένα σύντομο βιογραφικό της επιχείρησης 

Α, και κάτι ακόμα – η πλάκα του λέβητα. 

Το boilerplate είναι μια σύντομη και γοητευτική επισκόπηση της εταιρείας σας. Είναι ιδιαίτερης σημασίας εάν εξακολουθείτε να αναπτύσσετε την επιχείρησή σας και προσπαθείτε να ενισχύσετε τις προσπάθειες μάρκετινγκ με κάθε δυνατό τρόπο. Σε αυτό το σημείο, τόσο οι δημοσιογράφοι όσο και οι αναγνώστες θα πρέπει να σας γνωρίσουν λίγο καλύτερα. 

Μια αποτελεσματική πλάκα λέβητα δεν διαφέρει πολύ από μια συνοπτική Η ιστορία μας ενότητα από τον ιστότοπό σας ή το βιογραφικό της σελίδας σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Είναι μόνο μερικές προτάσεις που εξηγούν ποιος είστε ως επωνυμία, τι κάνετε και γιατί έχει σημασία. Εάν έχετε χρόνο, προσαρμόστε τον σε διαφορετικά μέσα ενημέρωσης. 

Συμπέρασμα

Το να αφιερώνετε χρόνο για να γράψετε ένα δελτίο τύπου για κάθε νέο ορόσημο μπορεί να είναι τρομακτικό, αλλά σας υποσχόμαστε ότι αποδίδει καρπούς. Περισσότερο από 86% των ενηλίκων των ΗΠΑ πρόσβαση ειδήσεων σε ψηφιακές συσκευές. Η κάλυψη των μέσων ενημέρωσης είναι εξίσου σημαντική όσο ποτέ, επειδή λέει στους ανθρώπους εάν κάτι αξίζει τον χρόνο τους. 

Η δημιουργία ενός δελτίου τύπου που θα τραβήξει την προσοχή δεν είναι πιο δύσκολη από τη σύνταξη μιας συναρπαστικής ανάρτησης ιστολογίου. Είναι πιο σύντομο, πιο απλό και διαθέτει δομή προτύπου.

Εάν είστε πολύ απασχολημένοι με την παραγωγή ειδήσεων και έχετε μηδενικό χρόνο να γράψετε γι' αυτό, έχουμε επιμεληθεί ένα λίστα με τις καλύτερες υπηρεσίες ανακοινώσεων τύπου για να διαλέξετε. Μην αφήνετε τα επιτεύγματά σας να περάσουν απαρατήρητα. Αντίθετα, αξιοποιήστε κάθε ευκαιρία για να υπενθυμίσετε στους ανθρώπους ότι είστε άξιοι ειδήσεων.