7 formas comprobadas de enviar faxes en línea con los resultados deseados
En la era digital, algunos sostienen que las formas tradicionales de comunicación, como el fax, son cosa del pasado. Sin embargo, eso está lejos de la verdad.
Aunque muchos consideran que el envío de faxes está obsoleto debido a que es una tecnología algo obsoleta, algunas organizaciones empresariales todavía envían faxes como método principal de comunicación y transmisión de datos.
Sin embargo, el lento manejo del papel, la lenta velocidad de transmisión y el costoso hardware físico plantean un problema para las empresas modernas que dependen de rápidas transferencias de datos en línea a través de la Web.
Afortunadamente, la solución es sencilla: un servicio de fax en línea. La llegada del envío de faxes en línea permite a los usuarios corporativos aprovechar la comodidad y flexibilidad de Internet en su beneficio.
El envío de faxes electrónicos optimizado, acelerado y totalmente escalable le permite olvidarse del papel y de las tediosas máquinas de fax físicas y darle la bienvenida a una nueva era digital de comunicaciones sin papel en su organización.
Repasemos las mejores formas de enviar un fax en línea y lograr los resultados deseados.
¿Qué es el envío de faxes en línea y por qué utilizarlo?
El envío de faxes en línea es un método innovador para enviar y recibir mensajes de fax utilizando el poder de la web. Es una nueva forma de enviar faxes que ha llegado para reemplazar las máquinas de fax analógicas tradicionales. El envío de faxes electrónicos requiere una conexión a Internet y un dispositivo habilitado para Internet para facilitar la transmisión de documentos en línea.
Puede enviar faxes en línea utilizando un dispositivo móvil como un teléfono inteligente, una tableta o una computadora de escritorio. Anteriormente, los faxes tradicionales requerían una red telefónica pública para transmitir documentos. Los proveedores de servicios de fax en línea utilizan la web protocolo de Internet (IP) red para enviar y recibir archivos garantizando al mismo tiempo seguridad, velocidad y eficiencia.
Por este motivo, los servicios de fax en línea son asequibles, sencillos y convenientes. Además, los mejores proveedores de servicios de fax electrónico le permiten gestionar documentos digitalmente, utilizando su actual dirección de correo electrónico para convertir faxes en correos electrónicos y viceversa.
Hay muchas razones para enviar faxes en línea, desde archivar archivos sin esfuerzo hasta ahorrar tiempo y dinero.
A continuación se ofrece una descripción general rápida de las ventajas del envío de faxes en línea:
- Flexibilidad – ahorre tiempo, esfuerzo y recursos en hardware adicional utilizando la infraestructura corporativa existente para enviar/recibir faxes.
- Seguridad mejorada – El envío de faxes tradicional presenta muchos riesgos de seguridad que los proveedores de servicios en línea pueden mitigar mediante el uso de las últimas medidas de seguridad, almacenamiento en la nube y funciones de cifrado de nivel militar.
- Varias opciones de almacenamiento – La gestión de documentos en papel requiere demasiado espacio de oficina y crea un desorden que hace prácticamente imposible el manejo y la organización de los documentos. Sin embargo, el envío de faxes en línea le permite reutilizar el espacio de oficina según sus necesidades y guardar los faxes en un destino preferido y siempre accesible en su sistema.
- Eficiencia de costo – El envío de faxes en línea es una inversión a largo plazo que le permite ahorrar recursos y evitar romper su presupuesto con costos de espera, mantenimiento y equipos de fax. Con el envío de faxes en línea, solo paga su suscripción con el proveedor que elija. Más importante aún, los servicios de fax en línea le permiten evitar los cargos de líneas fijas tradicionales que pueden acumularse rápidamente, especialmente para transferencias de datos de larga distancia.
- Cobertura mundial – el problema con el envío de faxes tradicional es que limita su alcance a su área local. Sin embargo, el envío de faxes en línea resuelve ese problema poniendo el mundo en la palma de su mano. Puede enviar/recibir faxes en todo el mundo siempre que haya una conexión a Internet.
- Escalabilidad – Las pequeñas empresas a menudo enfrentan el desafío de escalar de manera manejable sus necesidades operativas. A medida que su negocio crece, de repente puede perder demasiado tiempo en correspondencia. Afortunadamente, el envío de faxes en línea le permite ampliar las transmisiones de documentos según sus necesidades.
- Cómplice legal – Quizás la razón más importante para considerar invertir en servicios de fax en línea sea garantizar el cumplimiento legal de las últimas normas de privacidad y seguridad de datos. Los proveedores de servicios de fax en línea invierten mucho esfuerzo y recursos en seguir los últimos estándares de cumplimiento HIPAA, PHIPA y otros.
Teniendo todo esto en cuenta, profundicemos en las formas más efectivas de enviar un fax online.
7 formas sencillas de enviar un fax en línea
- 1. Envío de un fax mediante servicios de fax en línea
- 2. Envío de faxes a través de dispositivos móviles
- 3. Envío de faxes de Microsoft Office
- 4. Enviar faxes con Google Docs
- 5. Enviar un fax en su computadora
- 6. Usar un servicio VoIP
- 7. Envío de faxes por correo electrónico
1. Envío de un fax mediante servicios de fax en línea
La forma más fácil y eficaz de enviar un fax en línea es contratar al mejor proveedor de servicios de fax en línea. Muchas empresas ofrecen envío de faxes electrónicos sencillo, rápido y confiable por una tarifa asequible.
Puede personalizar el servicio según sus necesidades de envío de faxes, enviar/recibir faxes en todo el mundo y acceder a aplicaciones y sitios web fáciles de usar para llevar la gestión de archivos al siguiente nivel.
Usar servicios de fax en línea es fácil y simplemente requiere seguir algunos pasos:
- Encuentre un proveedor de servicios y suscríbase a su programa de fax en línea;
- Utilice su interfaz para agregar documentos de fax a la plantilla de correo electrónico;
- Incluya sus propios datos y los del destinatario para completar el formulario de fax; y
- Envíe su fax.
Los proveedores de servicios de fax en línea ofrecen varias funciones de fax electrónico, como funciones de fax a correo electrónico y de correo electrónico a fax, extensiones web y aplicaciones móviles para satisfacer las diversas necesidades de los usuarios individuales y corporativos.
Además, también brindan soluciones de almacenamiento y garantizan la seguridad de los datos y el cumplimiento de las transmisiones de datos con las últimas regulaciones legales.
2. Envío de faxes a través de dispositivos móviles
Las marcas de fax en línea de primer nivel ofrecen soporte móvil para usuarios empresariales multiplataforma. Algunas empresas ejecutan operaciones comerciales en aplicaciones móviles y de escritorio. Las soluciones de fax móvil le permiten cambiar entre plataformas móviles y de escritorio sin problemas.
Android
Visite el Google Play store para descargar la aplicación de Android del proveedor de servicios de fax en línea preferido para habilitar su servicio. Instale la aplicación, cree una cuenta, adjunte archivos y envíe y reciba faxes mientras viaja.
Las aplicaciones de fax de Android de alta gama ofrecen ventajas como entrega instantánea, informes de confirmación, la posibilidad de usar su aplicación de correo electrónico para enviar faxes, extensión del navegador web, acceso al almacenamiento de Google Drive, conversor de PDF, escaneo de documentos, notificaciones automáticas para faxes entrantes y más.
iOS
Elija un proveedor de fax en línea que ofrezca una aplicación iOS para enviar/recibir faxes con su dispositivo iOS. También puede utilizar dispositivos móviles iOS con aplicaciones como Numbers, Pages y Keynote para enviar faxes. Visita el Apple Store, descargue la aplicación y envíe faxes a países internacionales.
Las aplicaciones de fax de iOS ofrecen funciones sólidas, como procesamiento de imágenes, escaneo de documentos, conversor de archivos de máxima calidad, envío de varios archivos con un solo fax, vista previa de archivos y números de fax dedicados.
3. Envío de faxes de Microsoft Office
Puede enviar faxes en línea con Microsoft 365 aplicaciones. Sin embargo, esto puede depender de su proveedor de servicios de fax en línea. Microsoft Office le permite enviar por fax archivos de MS Powerpoint, MS Excel y MS Word utilizando la función de correo electrónico a fax.
Recomendamos buscar un proveedor de servicios con un complemento para aplicaciones de Microsoft para que pueda usarlo para enviar presentaciones, hojas de cálculo y documentos directamente.
4. Enviar faxes con Google Docs
Google Fax es una función común que se encuentra en la mayoría de los servicios de fax en línea. Esta función le permite integrar funciones de fax en línea en varias soluciones de Google, incluidos los servicios de espacio de trabajo. Por ejemplo, puede enviar faxes directamente desde Google Sheets o Google Docs.
Esta capacidad es vital para las organizaciones empresariales basadas en datos, como proveedores de atención médica y agentes inmobiliarios, por tres razones:
- Los espacios de trabajo de Google ofrecen accesibilidad 24 horas al día, 7 días a la semana;
- Son fáciles de usar e incluyen funciones de seguridad mejoradas; y
- Puede integrar el envío de faxes en línea con los servicios de Google para aprovechar el poder de las tecnologías digitales y transformar su negocio.
Además, Google Docs y Google Sheets son compatibles con la mayoría de los teléfonos inteligentes y aplicaciones de escritorio de envío de faxes en línea.
5. Enviar un fax en su computadora
Usar una computadora de escritorio para enviar faxes en línea es una forma segura de mejorar sus esfuerzos de envío de faxes. Una computadora es un dispositivo con acceso a Internet que admite requisitos de envío de faxes y ofrece múltiples soluciones de almacenamiento, incluidas funciones de seguridad.
Puede enviar un fax en su computadora instalando una interfaz de software de fax en línea o una extensión web y utilizándola para enviar faxes electrónicos.
Encuentre un proveedor de servicios de fax en línea confiable, descargue su software e instálelo o reciba instrucciones para acceder a su portal web. Cree un nuevo fax, adjunte los archivos que desea enviar e ingrese los detalles requeridos para continuar.
6. Usar un servicio VoIP
VoIP significa Voz sobre Protocolo de Internet y es una excelente solución para enviar faxes en línea. Dado que VoIP implica un servicio telefónico, le permite utilizar su conexión a Internet y el ancho de banda de su ISP para enviar/recibir faxes a través de la web.
Enviar faxes a través de VoIP es sencillo. Ingrese el número del destinatario y márquelo para escribir el código correspondiente. Ingrese su dirección de correo electrónico y presione enviar para dirigir sus archivos a la bandeja de entrada del destinatario a través de VoIP.
VoIP convierte la señal de la máquina de fax analógica en paquetes de datos específicos de Internet y utiliza una puerta de enlace VoIP para transmitir los datos al destino especificado. Si necesita servicios de fax en línea VoIP, consulte la mejores proveedores de servicios telefónicos para obtener más información.
7. Envío de faxes por correo electrónico
Su proveedor de correo electrónico también puede permitirle enviar faxes en línea utilizando su computadora de escritorio o dispositivos móviles. Abra su correo electrónico, adjunte los archivos que desea transmitir, ingrese el número de fax del destinatario y presione enviar.
Sin embargo, necesitará una suscripción a un proveedor confiable de servicios de fax por Internet para acceder al envío de faxes por correo electrónico. Una vez que compre su suscripción, el proveedor se convierte en el intermediario entre usted y el fax electrónico.
Los documentos que envía por fax pasan por las manos de su proveedor y llegan directamente al destinatario. El proveedor permite el envío de faxes por correo electrónico convirtiendo sus correos electrónicos en faxes en línea. Además, sus faxes permanecen guardados de forma segura en el portal o la solución de almacenamiento del proveedor. Puede acceder a su repositorio de datos para revisar los documentos enviados, administrar sus archivos y más.
Para Concluir
El envío de faxes en línea es una forma flexible, escalable y confiable de mantener la comunicación con sus contactos en todo el mundo. Aunque algunos podrían decir que el envío de faxes está olvidado desde hace mucho tiempo, el fax electrónico está ganando terreno constantemente.
Con el envío de faxes en línea, puede despedirse del tedioso papeleo y de las molestas máquinas de fax. Aproveche el envío de faxes en línea para obtener acceso global a sus documentos, ahorrar recursos, mejorar las comunicaciones, mantenerse dentro del presupuesto y evitar costos de mantenimiento.
