7 todistettua tapaa lähettää faksia verkossa toivotuin tuloksin
Digitaalisella aikakaudella jotkut väittävät, että perinteiset viestintämuodot, kuten faksi, ovat menneisyyttä. Se on kuitenkin kaukana totuudesta.
Vaikka monet pitävät faksaamista vanhentuneena, koska se on jokseenkin vanhentunutta tekniikkaa, jotkut liike-elämän organisaatiot lähettävät edelleen fakseja ensisijaisena viestintä- ja tiedonsiirtomenetelmänä.
Paperin aikaa vievä käsittely, hidas siirtonopeus ja kalliit fyysiset laitteet muodostavat kuitenkin ongelman nykyajan yrityksille, jotka ovat riippuvaisia nopeasta verkkotiedonsiirrosta verkossa.
Onneksi ratkaisu on yksinkertainen – online-faksipalvelu. Online-faksauksen myötä yrityskäyttäjät voivat hyödyntää Internetin mukavuutta ja joustavuutta edukseen.
Virtaviivaisen, nopeutetun ja täysin skaalautuvan sähköisen faksin avulla voit unohtaa paperin ja ikävystyttävät fyysiset faksit ja toivottaa tervetulleeksi uuden paperittoman viestinnän digitaalisen aikakauden organisaatiollesi.
Katsotaanpa parhaita tapoja lähettää faksi verkossa ja saavuttaa haluamasi tulokset.
Mitä on online-faksaus ja miksi sitä käytetään?
Online-faksaus on innovatiivinen tapa lähettää ja vastaanottaa faksiviestejä webin avulla. Se on uusi tapa faksata, joka on täällä korvaamassa perinteiset analogiset faksit. E-faksi vaatii Internet-yhteyden ja Internet-yhteensopivan laitteen, joka helpottaa asiakirjojen lähettämistä verkossa.
Voit lähettää online-fakseja mobiililaitteella, kuten älypuhelimella, tabletilla tai pöytätietokoneella. Aikaisemmin perinteiset faksit vaativat yleisen puhelinverkon asiakirjojen lähettämiseen. Online-faksipalveluntarjoajat käyttävät verkkoa Internet-protokolla (IP) verkko lähettää ja vastaanottaa tiedostoja varmistaen samalla turvallisuuden, nopeuden ja tehokkuuden.
Tämän vuoksi online-faksipalvelut ovat edullisia, yksinkertaisia ja käteviä. Lisäksi huippuluokan e-faksipalveluntarjoajat antavat sinun hallita asiakirjoja digitaalisesti käyttämällä olemassa olevia sähköpostiosoite faksien muuntamiseen sähköposteiksi ja päinvastoin.
Online-faksien lähettämiseen on monia syitä, jotka vaihtelevat vaivattomasta tiedostojen arkistointista ajan ja rahan säästämiseen.
Tässä on nopea yleiskatsaus online-faksauksen eduista:
- Joustavuus – säästä aikaa, vaivaa ja resursseja lisälaitteistoissa käyttämällä olemassa olevaa yritysinfrastruktuuria faksien lähettämiseen/vastaanotukseen.
- Parannettu suojaus – perinteinen faksaaminen sisältää monia turvallisuusriskejä, joita verkkopalveluntarjoajat voivat lieventää käyttämällä uusimpia turvatoimia, pilvitallennusta ja sotilastason salaustoimintoja.
- Erilaisia säilytysvaihtoehtoja – Paperipohjainen dokumenttien hallinta vaatii liikaa toimistotilaa ja luo sotkua, joka tekee asiakirjojen käsittelystä ja järjestämisestä käytännössä mahdotonta. Online-faksauksen avulla voit kuitenkin käyttää toimistotilaa uudelleen tarpeidesi mukaan ja tallentaa faksit haluamaasi, aina käytettävissä olevaan kohteeseen järjestelmässäsi.
- Kustannustehokkuus – Online-faksaus on pitkäaikainen investointi, jonka avulla voit säästää resursseja ja välttää budjettisi rikkoutumisen valmiustilakulujen, ylläpidon ja faksilaitteiden takia. Online-faksauksella maksat vain valitsemasi palveluntarjoajan tilauksesta. Vielä tärkeämpää on, että online-faksipalvelujen avulla voit välttää perinteisiä lankaverkkomaksuja, jotka voivat kasvaa nopeasti, erityisesti pitkän matkan tiedonsiirrossa.
- Kattavuus maailmanlaajuisesti – Perinteisen faksauksen ongelmana on, että se rajoittaa tavoittavuuden paikalliselle alueelle. Verkkofaksaus kuitenkin ratkaisee tämän ongelman asettamalla maailman kämmenelle. Voit lähettää/vastaanottaa fakseja maailmanlaajuisesti, kunhan sinulla on Internet-yhteys.
- skaalautuvuus – Pienet yritykset kohtaavat usein haasteen skaalata toiminnallisia tarpeitaan hallittavalla tavalla. Yrityksesi kasvaessa saatat yhtäkkiä huomata, että tuhlaa liikaa aikaa kirjeenvaihtoon. Onneksi online-faksauksen avulla voit skaalata asiakirjojen lähetyksiä tarpeidesi mukaan.
- Lainsäädännön noudattaminen – Ehkä suurin syy harkita investoimista online-faksipalveluihin on varmistaa uusimpien tietoturva- ja tietosuojamääräysten laillinen noudattaminen. Online-faksipalvelun tarjoajat investoivat paljon vaivaa ja resursseja noudattaakseen uusimpia HIPAA-, PHIPA- ja muita vaatimustenmukaisuusstandardeja.
Kaiken tämän mielessä syvennytään tehokkaimpiin tapoihin lähettää online-faksi.
7 helppoa tapaa lähettää online-faksi
- 1. Faksin lähettäminen online-faksipalveluilla
- 2. Faksien lähettäminen mobiililaitteiden kautta
- 3. Microsoft Office -faksaus
- 4. Faksaaminen Google-dokumenttien avulla
- 5. Faksin lähettäminen tietokoneella
- 6. VoIP-palvelun käyttäminen
- 7. Faksaaminen sähköpostitse
1. Faksin lähettäminen online-faksipalveluilla
Helpoin ja tehokkain tapa lähettää online-faksi on palkata paras online-faksipalveluntarjoaja. Monet yritykset tarjoavat vaivatonta, nopeaa ja luotettavaa sähköistä faksausta edulliseen hintaan.
Voit muokata palvelua faksaustarpeiden mukaan, lähettää/vastaanottaa fakseja maailmanlaajuisesti ja hyödyntää käyttäjäystävällisiä sovelluksia ja verkkosivustoja viedäksesi tiedostojenhallinnan uudelle tasolle.
Online-faksipalvelujen käyttäminen on helppoa ja vaatii vain muutaman vaiheen:
- Etsi palveluntarjoaja ja tilaa sen online-faksiohjelma.
- Käytä niiden käyttöliittymää faksiasiakirjojen lisäämiseen sähköpostimalliin.
- Liitä mukaan omat ja vastaanottajan tietosi täyttääksesi faksilomakkeen; ja
- Lähetä faksisi.
Online-faksipalveluntarjoajat tarjoavat erilaisia e-faksiominaisuuksia, kuten faksi sähköpostiin ja sähköposti faksiin -toimintoja, verkkolaajennuksia ja mobiilisovelluksia, jotka vastaavat yksilö- ja yrityskäyttäjien erilaisia tarpeita.
Lisäksi ne tarjoavat myös tallennusratkaisuja ja varmistavat tietoturvan sekä tiedonsiirron uusimpien lakien mukaisuuden.
2. Faksien lähettäminen mobiililaitteiden kautta
Huippuluokan online-faksausbrändit tarjoavat mobiilitukea useille alustoille. Jotkut yritykset harjoittavat liiketoimintaa työpöytä- ja mobiilisovelluksissa. Mobiilifaksiratkaisujen avulla voit vaihtaa saumattomasti mobiili- ja työpöytäalustojen välillä.
Android
Käy Google Play Storesta ladataksesi ensisijaisen online-faksipalveluntarjoajan Android-sovelluksen palvelun käyttöön ottamiseksi. Asenna sovellus, luo tili, liitä tiedostoja ja lähetä ja vastaanota fakseja liikkeellä ollessasi.
Huippuluokan Android-faksisovellukset tarjoavat etuja, kuten välittömän toimituksen, vahvistusraportoinnin, mahdollisuuden käyttää sähköpostisovellusta faksien lähettämiseen, verkkoselainlaajennuksen, pääsyn Google Drive -tallennustilaan, PDF-muuntimen, asiakirjojen skannauksen, push-ilmoitukset saapuvista fakseista ja lisää.
iOS
Valitse online-faksipalvelu, joka tarjoaa iOS-sovelluksen faksien lähettämiseen/vastaanotukseen iOS-laitteellasi. Voit myös lähettää fakseja iOS-mobiililaitteiden kanssa, joissa on sovelluksia, kuten Numbers, Pages ja Keynote. Vieraile Apple Store, lataa sovellus ja lähetä fakseja kansainvälisiin maihin.
iOS-faksaussovellukset tarjoavat vankkoja ominaisuuksia, kuten kuvankäsittelyn, asiakirjojen skannauksen, huippuluokan tiedostojen muuntimen, useiden tiedostojen lähettämisen yhdellä faksilla, tiedoston esikatselun ja erilliset faksinumerot.
3. Microsoft Office -faksaus
Voit lähettää fakseja verkossa Microsoft 365 sovellukset. Tämä voi kuitenkin riippua online-faksipalveluntarjoajasta. Microsoft Officen avulla voit faksata MS Powerpoint-, MS Excel- ja MS Word -tiedostoja sähköpostitse faksiin -ominaisuuden avulla.
Suosittelemme etsimään palveluntarjoajan, jolla on lisäosa Microsoft-sovelluksille, jotta voit lähettää sen avulla esityksiä, laskentataulukoita ja asiakirjoja suoraan.
4. Faksaaminen Google-dokumenttien avulla
Google-faksi on yleinen ominaisuus, joka löytyy useimmista online-faksipalveluista. Tämän toiminnon avulla voit integroida online-faksiominaisuuksia Googlen eri ratkaisuihin, mukaan lukien työtilapalveluihin. Voit esimerkiksi lähettää fakseja suoraan Google Sheetsistä tai Google Docsista.
Tämä ominaisuus on elintärkeä tietopohjaisille yritysorganisaatioille, kuten terveydenhuollon tarjoajille ja kiinteistönvälittäjille, kolmesta syystä:
- Googlen työtilat tarjoavat 24/7 käytettävyyden;
- Ne ovat helppokäyttöisiä ja sisältävät parannettuja suojaominaisuuksia; ja
- Voit integroida verkkofaksauksen Googlen palveluihin ja hyödyntää digitaalisten tekniikoiden voimaa muuttaaksesi liiketoimintaasi.
Lisäksi Google Docs ja Google Sheets ovat yhteensopivia useimpien älypuhelimien ja online-faksaustyöpöytäsovellusten kanssa.
5. Faksin lähettäminen tietokoneella
Pöytätietokoneen käyttäminen faksien lähettämiseen verkossa on varma tapa parantaa faksausponnistelujasi. Tietokone on Internet-yhteensopiva laite, joka tukee faksausvaatimuksia ja tarjoaa useita tallennusratkaisuja, mukaan lukien suojausominaisuudet.
Voit lähettää faksin tietokoneellasi asentamalla online-faksiohjelmiston käyttöliittymän tai verkkolaajennuksen ja käyttämällä sitä sähköisessä faksauksessa.
Etsi hyvämaineinen online-faksipalveluntarjoaja, lataa sen ohjelmisto ja asenna se tai vastaanota ohjeita sen verkkoportaalin käyttämiseen. Luo uusi faksi, liitä tiedostot, jotka haluat lähettää, ja anna tarvittavat tiedot jatkaaksesi.
6. VoIP-palvelun käyttäminen
VoIP tarkoittaa Voice over Internet Protocol ja se on erinomainen ratkaisu online-faksien lähettämiseen. Koska VoIP sisältää puhelinpalvelun, sen avulla voit käyttää Internet-yhteyttäsi ja Internet-palveluntarjoajan kaistanleveyttä faksien lähettämiseen/vastaanotukseen verkon kautta.
Faksien lähettäminen VoIP:n kautta on helppoa. Syötä vastaanottajan numero ja näppäile se kirjoittaaksesi vastaava koodi. Kirjoita sähköpostiosoitteesi ja paina lähetä ohjataksesi tiedostot vastaanottajan postilaatikkoon VoIP:n kautta.
VoIP muuntaa analogisen faksilaitteen signaalin Internet-kohtaisiksi tietopaketeiksi ja käyttää VoIP-yhdyskäytävää tietojen välittämiseen määritettyyn kohteeseen. Jos tarvitset VoIP-verkkofaksipalveluita, katso parhaat puhelinpalveluntarjoajat lisätietoja.
7. Faksaaminen sähköpostitse
Sähköpostipalveluntarjoajasi voi myös mahdollistaa online-faksien lähettämisen pöytätietokoneellasi tai mobiililaitteillasi. Avaa sähköpostisi, liitä tiedostot, jotka haluat lähettää, kirjoita vastaanottajan faksinumero ja paina lähetä.
Tarvitset kuitenkin tilauksen luotettavalta Internet-faksipalvelun tarjoajalta, jotta voit käyttää sähköpostifaksausta. Kun ostat tilauksesi, palveluntarjoajasta tulee välimies sinun ja sähköisen faksin välillä.
Faksaamasi asiakirjat kulkevat palveluntarjoajan käsissä ja suoraan vastaanottajalle. Palveluntarjoaja mahdollistaa sähköpostin faksauksen muuntamalla sähköpostisi online-fakseiksi. Lisäksi faksisi pysyvät turvallisesti tallennettuna palveluntarjoajan portaalissa tai tallennusratkaisussa. Voit käyttää heidän tietovarastoaan tarkistaaksesi lähetettyjä asiakirjoja, hallitaksesi tiedostojasi ja paljon muuta.
Yhteenveto
Online-faksaus on joustava, skaalautuva ja luotettava tapa ylläpitää kommunikaatiota kontaktisi kanssa maailmanlaajuisesti. Vaikka jotkut saattavat sanoa, että faksaaminen on kauan unohdettu, sähköinen faksaus on jatkuvasti saamassa vetovoimaa.
Online-faksauksella voit sanoa hyvästit ikävälle paperityölle ja ärsyttäville faksilaitteille. Hyödynnä online-faksausta saadaksesi maailmanlaajuisen pääsyn asiakirjoihin, säästääksesi resursseja, parantaaksesi viestintää, pysyäksesi budjetissa ja välttääksesi ylläpitokustannukset.
