Mikä on VoIP ja miten se toimii? Plussat miinukset
Voice over Internet Protocol (VoIP) tekee hitaasti perinteisistä lankaverkoista vanhentuneita. Nykyään VoIP on tehokkain vaihtoehto matkapuhelinviestinnälle.
Tämä innovatiivinen viestintätekniikka tarjoaa organisaatioille lukuisia etuja, joista merkittävimmät ovat kustannussäästöt, huippuluokan ääni ja edistyneet ominaisuudet.
Nykyajan palveluntarjoajat tarjoavat paljon muutakin kuin pelkät äänipuheluvaihtoehdot. Asiakkaat voivat valita toiminnoista, kuten prosessiautomaatio, Interactive Voice Response (IVR), puhelujen reititysstrategiat, videoneuvottelut ja paljon muuta.
Tutustutaanpa tarkemmin VoIP:ään ymmärtääksemme, kuinka se voi auttaa yritystäsi.
VoIP selitti
VoIP on digitaalinen viestintätekniikka, joka siirtää yritysviestinnän dataa ja äänipuheluita Internet-yhteyksien avulla. Se on toiseksi paras verrattuna kuparijohtoiseen PSTN-verkkoon.
VoIP:n avulla yrityskäyttäjät voivat luottaa Internet-yhteyteen käsitelläkseen yrityksen ääni- ja videoviestintää verkon kautta tavallisen puhelinlinjan sijaan. Myös Internet-puhelimeksi kutsuttu VoIP mahdollistaa ääni-/videopuheluiden soittamisen Internet-laajakaistayhteydellä kommunikoidaksesi muiden saman palvelun käyttäjien kanssa.
VoIP-palvelut ovat ihanteellisia kansainvälisten, matkapuhelin-, kauko- ja paikallispuhelujen soittamiseen VoIP-erikoislaitteilla tai nykyisellä työpöytälaitteellasi. Voit myös yhdistää palvelun puhelimeesi VoIP-sovittimen avulla.
Kuinka se toimii
VoIP muuntaa analogiset signaalit muuttamalla äänipuhelut digitaaliseksi dataksi ja siirtämällä sen yksityisen Internet-protokollan (IP-osoitteesi) tai julkisen Internet-verkon (WiFi) kautta.
Voit käyttää VoIP:tä Internet-ääni-/videopuheluiden soittamiseen matkapuhelimiin, lankapuhelimiin ja tietokoneesta tietokoneeseen missä tahansa, kunhan Internet-yhteys on käytettävissä.
Äänipuheluiden lisäksi VoIP-palvelut tukevat muita toimintoja, kuten tiedostojen jakaminen, pikaviestintä, videoneuvottelupuhelut, Ja enemmän.
VoIP-järjestelmään tarvittavat laitteet
VoIP-järjestelmä vaatii toimiakseen nopean laajakaistayhteyden. Voit saavuttaa tämän seuraavilla tavoilla:
- Lähiverkko;
- Nopeat palvelut, kuten DSL; ja
- Kaapelimodeemi.
Lisäksi tämä järjestelmä vaatii erikoistuneen puhelinlaitteen, sovittimen ja tietokoneen. Laitevalikoima riippuu kuitenkin palveluntarjoajasta. Jotkin VoIP-palvelut mahdollistavat järjestelmän yhdistämisen perinteiseen puhelimeesi sovittimen avulla, kun taas toiset palveluntarjoajat toimivat vain erikoislaitteen tai tietokoneen kautta.
VoIP-yhteensopivat puhelimet liitetään suoraan laajakaistayhteyteen. Tässä on luettelo tärkeistä VoIP-komponenteista:
- VoIP-palvelin – pilvessä tai on-prem;
- VoIP-yhteensopivat päätepisteet – analogiset puhelimet sovittimilla, softphoneilla tai VoIP-laitteilla; ja
- Vakaa Internet-yhteys – nopeammat yhteysnopeudet takaavat paremman asiakaskokemuksen.
Siirrytään nyt pääominaisuuksiin.
Tärkeimmät ominaisuudet
VoIP voi muuttaa yrityksesi viestintää, mutta vain jos se sisältää huippuominaisuuksia, kuten:
- Edistynyt puhelunhallinta – estä saapuvat puhelut, reititä, pidä tai priorisoi saapuvat puhelut laadukkaan asiakaspalvelun varmistamiseksi;
- Puhelun reititys – ohjaa saapuvaa puheluliikennettä tarpeidesi mukaan;
- Autohoitaja - virtuaalinen vastaanottovirkailija voi auttaa asiakaspalvelu- ja tukihenkilöitäsi varmistamaan, että jokainen asiakas saa huippuluokan huomion;
- Yritystekstiviestit - Päivitä etätiimesi ja pidä asiakkaasi ajan tasalla rajattomilla tekstiviestitoiminnoilla;
- Soita analytiikkaan – kerätä reaaliaikaisia asiakastietoja parantaaksesi liiketoimintaasi, seurataksesi käyttäytymistrendejä, mitataksesi asiakastuen suorituskykyä ja niin edelleen;
- Soitonsiirto – hallita tehokkaasti asiakaspuheluita raskaan liikenteen aikoina;
- Jonotus – virtaviivaista suuria puhelumääriä automatisoimalla saapuvien puheluiden jakelu ja luomalla useita puhelutasoja odotus-/pidätysaikojen lyhentämiseksi;
- Puhelun siirto – luoda saumaton asiakas-agenttiyhteys;
- Pikaviestintä – Koska useimmat nykyajan kuluttajat käyttävät viestintäsovelluksia, pikaviestien avulla voit mukauttaa viestintätapaasi ja tavoittaa enemmän potentiaalisia asiakkaita;
- IVR – anna kuluttajien kommunikoida brändisi kanssa reaaliaikaisen äänivalikon avulla; ja
- Videoneuvottelu – Yhdistä etätiimisi toimiston ulkopuolella, järjestä online-kokouksia ja paranna markkinointiasi verkkoneuvottelutoiminnoilla.
Kaikki nämä ominaisuudet tarjoavat monia etuja, mutta sisältävät myös joitain mahdollisia ongelmia. Alla tarkastellaan kaikkia näiden palvelujen etuja ja haittoja.
Plussat
Ensin tarkastellaan VoIP-palvelujen käytön etuja.
Kustannustehokas
Kaikki yritysorganisaatiot ovat riippuvaisia tuloksesta koosta ja liiketoimintamallista riippumatta. Jokainen kustannussäästövaihtoehto tarjoaa liiketoimintamahdollisuuden. VoIP-puhelinjärjestelmän käyttöönotto on varma tapa parantaa yrityksesi viestintää samalla kun säästät resursseja.
VoIP-palvelut ovat edullisempia kuin lankapuhelinjärjestelmät ja voivat alentaa puhelinlaskuasi yli 50 %. Legacy puhelinpalveluntarjoajat kaukopuheluista veloitetaan yleensä minuutilta. Toisaalta VoIP-palveluntarjoajat tarjoavat rajoittamattomia puheluita EU:ssa, Kanadassa ja Yhdysvalloissa, mukaan lukien kansainväliset puheluvaihtoehdot, jotka ovat saatavilla pay-as-you-go-paketeissa.
Jos yrityksesi soittaa säännöllisesti ulkomaanpuheluita, VoIP-palvelujen käyttö voi olla kustannustehokkaampi ratkaisu yritysviestinnän hoitamiseen. Koska VoIP käyttää pilviympäristöä, säästät myös turvallisuudesta, ylläpidosta, valvonnasta ja päivityksistä.
Lisäominaisuudet
Nykyajan VoIP-palveluntarjoajat tarjoavat tehokkaita tekoälyä tukevia ominaisuuksia, jotka auttavat yrityskäyttäjiä virtaviivaistamaan viestintää, parantamaan asiakaskokemusta, parantamaan asiakaspalvelun laatua ja paljon muuta. Kehittyneet VoIP-ominaisuudet voivat vaihdella yritysviestintästrategioiden optimoinnista ja reaaliaikaisen analytiikan seurannasta tekoälyn virtuaalisiin avustajiin, IVR-valikoihin, soitonsiirtoon ja verkkoneuvotteluihin.
Nämä ominaisuudet ovat tärkeitä työnkulkujen virtaviivaistamisessa, asiakastyytyväisyyden parantamisessa, tiimin ajan ja resurssien säästämisessä sekä liiketoiminnan kasvun varmistamisessa. Suoran puhelun tunneanalyysi on erinomainen esimerkki edistyneestä VoIP-ominaisuudesta.
Se käyttää tekoälyteknologioita, kuten luonnollisen kielen käsittelyä ja puheentunnistusta, seuraamaan, tarkkailemaan ja skannaamaan kaikkea saapuvaa ja lähtevää puhelinliikennettä avainsanoja ja lauseita varten, jotka osoittavat muutoksia asiakkaiden käyttäytymisessä.
Livepuhelutunnelma-analyysi voi rekisteröidä neutraaleja, negatiivisia ja positiivisia asiakkaiden tunteita ja tarjota johtajille katsausraportteja, jotka auttavat heitä arvioimaan asiakastyytyväisyyttä, agentin tehokkuutta ja puhelujonoja. Nämä arvokkaat oivallukset ovat elintärkeitä yritysten viestintäkäytäntöjen optimoinnissa ja tehokkaampien asiakastukipalvelujen varmistamisessa.
Joustavuus ja siirrettävyys
Joustavuus ja siirrettävyys ovat olennaisia ominaisuuksia erittäin liikkuville, hybridi- tai etätyötiimeille. Koska VoIP käyttää Internet-yhteyttä toimiakseen, se voi varmistaa pääsyn yritysten puhelinjärjestelmiin sijainnista riippumatta.
Voit helposti yhdistää tiimisi missä tahansa ja ohittaa eri aikavyöhykkeitä investoimatta mobiili- tai työpöytäinfrastruktuuriin. VoIP-yhteydet ovat yhteensopivia softphone-liitäntöjen, verkkoselaimien ja Android/iOS-sovellusten kanssa, mikä tarkoittaa, että saat 24/7 välittömän pääsyn ominaisuuksiin, yritystiedostoihin, yhteystietoihin, keskusteluihin ja muuhun.
Lisäksi huippuluokan VoIP-palveluntarjoajat tarjoavat joustavia tiimityöympäristöjä, joissa on taulu-, tiedostojenjako-, pikaviesti- ja videokeskusteluominaisuudet saumattoman ideoinnin takaamiseksi. Tällaisen joustavuuden ja siirrettävyyden ansiosta voit skaalata viestintääsi ylös tai alas puhelimen liikennetarpeiden mukaan.
Parempi puhelun laatu
Viimeisen vuosikymmenen aikana VoIP-puheluiden laadusta on tullut luotettavampaa kuin koskaan. Nykyaikaiset palveluntarjoajat tarjoavat nyt automaattisia kaistanleveyden säätöjä, yksitasoisia operaattorikumppanuuksia, maailmanlaajuista sijainnin peittoa ja HD-ääniominaisuuksia, jotka auttavat yrityskäyttäjiä parantamaan puheluiden laatua.
Nyt yritysorganisaatiot voivat varmistaa 99.99 % SLA-taatun käytettävyyden ja huippuluokan viestinnän laadun jokaisella asiakasvuorovaikutuksella. Yritykset voivat myös lieventää ongelmia liikkeellä ollessaan, kuten kaistanleveyden ylikuormitusta, suuria liikennemääriä, latenssia, värinää ja katkennutta ääntä.
Kansainvälinen kattavuus
VoIP:t ovat langattomia ja kannettavia, minkä ansiosta yrityskäyttäjät voivat laajentaa asiakaskuntaansa maailmanlaajuisesti. Yritykset voivat yhdistää etätiimejä missä tahansa ja tarjota 24/7 asiakastukea ja palvelua toimistojen ulkopuolella. Lisäksi huippuluokan palveluntarjoajat tarjoavat monikielistä tukea varmistaakseen tehokkaan ja virtaviivaisen viestinnän mahdollisten kielimuurien yli.
Ei vaadi teknisiä asetuksia
VoIP-palveluntarjoajat poistavat tarpeen investoida teknisen asennuksen lisäinfrastruktuuriin. Saat yhden kanavan tiedon ja äänen lähettämiseen. Vaikka jotkin palveluntarjoajat tarjoavat VoIP-laitteita, kuten kaiuttimia, IP-pöytäpuhelimia ja kuulokkeita, et tarvitse lisätekniikkaa VoIP:n määrittämiseen.
MIINUKSET
VoIP-palvelut eivät ole vailla huonoja puolia. Tarkastellaan joitain suurimmista haitoista.
Turvallisuusasiat
Jokainen verkkoon kytketty laite on mahdollinen tietoturvauhka. tietoverkkojen riskit ovat todellinen uhka jokaiselle Internet-yhteensopivalle laitteelle, sillä hakkerit yrittävät aina saastuttaa laitteesi kiristysohjelmilla, haittaohjelmilla, viruksilla ja muilla uhilla varastaakseen arvokasta tietoa.
Valitettavasti tietosi voivat joutua kyberhyökkäyksen kohteeksi, ja hakkerit voivat käyttää VoIP-verkkoasi tukiasemana. Voit kuitenkin asentaa virustorjuntaohjelmiston ja ottaa käyttöön suojaustoimenpiteitä varmistaaksesi täyden tason suojauksen yritysorganisaatiollesi.
VoIP riippuu kaistanleveydestä
VoIP vaatii vakaan, nopean ja luotettavan Internet-yhteyden toimiakseen. Tarvitset myös huippuluokan VoIP-reitittimen, jonka kaistanleveys on vähintään 5–25 Mbps äänipuheluita, videoneuvotteluja ja muuta varten. Monilla Internet-palveluntarjoajilla on tapana vähentää kaistanleveyttäsi ja kuristaa yhteyttäsi.
Sinulla on kuitenkin edelleen laaja valikoima Internet-palveluntarjoajia, jotka tarjoavat erittäin nopeita laajakaistayhteyksiä kohtuuhintaan. Suosittelemme maksamaan enemmän VoIP-viestintäongelmien, kuten värinän ja latenssin, välttämiseksi.
Matala kaistanleveys voi hidastaa asiakastukeasi ja aiheuttaa uusia ongelmia, jotka voivat maksaa sinulle asiakkaillesi. Vaikka kaistanleveystarpeesi riippuvat puhelimen liikenteen määrästä, voit varmistaa tämän testaamalla perusteellisesti verkkosi kaistanleveyden tunnistaaksesi parannuskohteet.
Värinä, latenssi ja muut yhteysongelmat johtuvat useista syistä:
- Huono Internet-yhteys – VoIP vaatii suurempaa kaistanleveyttä kuin tavallinen web-selailu. Jos sinulla on viivettä, on ehkä aika harkita Internet-palveluntarjoajan vaihtamista.
- Riittämätön reititin – VoIP-palvelut vaativat erityisiä reititinkokoonpanoja toimiakseen sujuvasti. VoIP-konfiguroidut reitittimet priorisoivat puheliikenteen datan sijaan tukeakseen raskaan puhelinliikenteen määrää.
- Riittämättömät kaapelit – Koska ethernet-johtoja on saatavana eri tehotasoilla ja luokilla, tarvitset riittävästi kaapeleita tukemaan suurempia yhteysnopeuksia.
Nämä ovat vain joitain suurimmista kaistanleveyden ongelmista, mutta myös sijainnin seurantaan liittyy ongelma.
Rajoitettu sijainnin seuranta
Rajoitettu sijainnin seuranta on VoIP:n käytön suurin haitta. VoIP:n siirrettävyydestä ja saavutettavuudesta johtuen kolmansien osapuolien voi olla vaikeaa määrittää, mistä puhelu tulee. VoIP-puhelut tulevat IP-osoitteista, mikä tarkoittaa, että ne eivät sisällä solutornitietoja tai GPS-tietoja seurantaa varten.
Vaikka useimmat soittajat eivät tarvitse näitä tietoja, asiakastukipalvelut saattavat vaatia niitä useista syistä, kuten hätäkyselyiden käsittelemisestä ja kiireellisten asiakasongelmien ratkaisemisesta.
Yhteenveto
Kun tarkastellaan etuja ja haittoja, on selvää, että VoIP:n edut ovat haittoja suuremmat. On myös tärkeää huomata helppo asennus ja nopea siirtyminen perinteisistä puhelinjärjestelmistä VoIP-palveluihin. Yritysorganisaatiot voivat perustaa yhtenäisiä viestintäportaaleja hoitaakseen kaikki puhelintarpeet saman katon alle.
Tämän viestinnän yhdistämisen avulla tiimisi voivat keskittyä muihin elintärkeisiin liiketoimintanäkökohtiin ja varmistaa samalla, että asiakkaasi, asiakkaasi, kumppanisi ja muut mahdolliset asiakkaat saavat ansaitsemansa huomion. VoIP-puhelinjärjestelmä on paras ratkaisu häiriöiden ja asiakkaiden tyytymättömyyden poistamiseen.
