À l’ère du numérique, certains affirment que les formes de communication traditionnelles, comme la télécopie, appartiennent au passé. Cependant, c’est loin d’être la vérité.
Bien que beaucoup considèrent le fax obsolète en raison de sa technologie quelque peu dépassée, certaines organisations commerciales envoient encore des fax comme principale méthode de communication et de transmission de données.
Cependant, la gestion fastidieuse du papier, la lenteur des vitesses de transmission et le matériel physique coûteux posent problème aux entreprises modernes qui dépendent de transferts de données rapides en ligne sur le Web.
Heureusement, la solution est simple : un service de télécopie en ligne. L'avènement de la télécopie en ligne permet aux utilisateurs professionnels de tirer parti de la commodité et de la flexibilité d'Internet.
La télécopie électronique rationalisée, accélérée et entièrement évolutive vous permet d'oublier le papier et les télécopieurs physiques fastidieux et d'accueillir une nouvelle ère numérique de communications sans papier dans votre organisation.
Passons en revue les meilleures façons d'envoyer un fax en ligne et d'obtenir les résultats souhaités.
Qu'est-ce que la télécopie en ligne et pourquoi l'utiliser ?
La télécopie en ligne est une méthode innovante d'envoi et de réception de fax utilisant la puissance du Web. Il s'agit d'une nouvelle façon de télécopier qui vient remplacer les télécopieurs analogiques traditionnels. La télécopie électronique nécessite une connexion Internet et un appareil compatible Internet pour faciliter la transmission de documents en ligne.
Vous pouvez envoyer des télécopies en ligne à l'aide d'un appareil mobile tel qu'un smartphone, une tablette ou un ordinateur de bureau. Auparavant, les fax traditionnels nécessitaient un réseau téléphonique public pour transmettre les documents. Les fournisseurs de services de télécopie en ligne utilisent le Web protocole Internet (IP) réseau pour envoyer et recevoir des fichiers tout en garantissant sécurité, rapidité et efficacité.
Pour cette raison, les services de télécopie en ligne sont abordables, simples et pratiques. De plus, les fournisseurs de services de télécopie électronique les mieux notés vous permettent de gérer les documents numériquement, en utilisant votre adresse e-mail pour convertir des fax en emails et vice versa.
Il existe de nombreuses raisons d'envoyer des fax en ligne, allant de l'archivage de fichiers sans effort au gain de temps et d'argent.
Voici un bref aperçu des avantages de la télécopie en ligne :
- Flexibilité – économisez du temps, des efforts et des ressources sur du matériel supplémentaire en utilisant l'infrastructure d'entreprise existante pour envoyer/recevoir des fax.
- Sécurité renforcée – la télécopie traditionnelle présente de nombreux risques de sécurité que les fournisseurs de services en ligne peuvent atténuer en utilisant les dernières mesures de sécurité, le stockage dans le cloud et des fonctions de cryptage de niveau militaire.
- Diverses options de stockage – la gestion des documents sur papier nécessite trop d'espace de bureau et crée un encombrement qui rend la gestion et l'organisation des documents pratiquement impossibles. Cependant, la télécopie en ligne vous permet de réutiliser l'espace de bureau en fonction de vos besoins et d'enregistrer les télécopies dans une destination préférée et toujours accessible sur votre système.
- Rapport coût-efficacité – la télécopie en ligne est un investissement à long terme qui vous permet d'économiser des ressources et d'éviter de casser votre budget avec les coûts de veille, de maintenance et d'équipement de télécopie. Avec le fax en ligne, vous payez uniquement votre abonnement auprès du fournisseur de votre choix. Plus important encore, les services de fax en ligne vous permettent d'éviter les frais de téléphonie fixe traditionnels qui peuvent rapidement s'accumuler, en particulier pour les transferts de données longue distance.
- Couverture mondiale – le problème avec la télécopie traditionnelle est qu'elle limite votre portée à votre zone locale. Cependant, la télécopie en ligne résout ce problème en mettant le monde dans la paume de votre main. Vous pouvez envoyer/recevoir des fax dans le monde entier à condition de disposer d'une connexion Internet.
- Évolutivité – les petites entreprises sont souvent confrontées au défi de faire évoluer de manière gérable leurs besoins opérationnels. À mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez soudainement vous retrouver à perdre trop de temps en correspondance. Heureusement, la télécopie en ligne vous permet d'adapter vos transmissions de documents en fonction de vos besoins.
- Conformité légale – La principale raison d’envisager d’investir dans des services de télécopie en ligne est peut-être de garantir la conformité légale avec les dernières réglementations en matière de sécurité et de confidentialité des données. Les fournisseurs de services de télécopie en ligne investissent beaucoup d'efforts et de ressources pour respecter les dernières normes de conformité HIPAA, PHIPA et autres.
Avec tout cela à l’esprit, approfondissons les moyens les plus efficaces d’envoyer un fax en ligne.
7 façons simples d'envoyer un fax en ligne
- 1. Envoi d'un fax à l'aide des services de fax en ligne
- 2. Envoi de fax via des appareils mobiles
- 3. Télécopie Microsoft Office
- 4. Télécopie à l'aide de Google Docs
- 5. Envoi d'un fax sur votre ordinateur
- 6. Utiliser un service VoIP
- 7. Télécopie par e-mail
1. Envoi d'un fax à l'aide des services de fax en ligne
Le moyen le plus simple et le plus efficace d’envoyer un fax en ligne consiste à faire appel au meilleur fournisseur de services de fax en ligne. De nombreuses entreprises proposent des télécopies électroniques simples, rapides et fiables à un prix abordable.
Vous pouvez personnaliser le service en fonction de vos besoins de télécopie, envoyer/recevoir des télécopies dans le monde entier et accéder à des applications et des sites Web conviviaux pour faire passer votre gestion de fichiers au niveau supérieur.
L'utilisation des services de télécopie en ligne est simple et nécessite simplement de suivre quelques étapes :
- Trouvez un fournisseur de services et abonnez-vous à son programme de télécopie en ligne ;
- Utilisez leur interface pour ajouter des documents fax au modèle d'e-mail ;
- Incluez vos propres coordonnées et celles du destinataire pour remplir le formulaire de fax ; et
- Envoyez votre fax.
Les fournisseurs de services de fax en ligne offrent diverses fonctionnalités de fax électronique, telles que des fonctions de fax vers e-mail et d'e-mail vers fax, des extensions Web et des applications mobiles pour répondre aux divers besoins des utilisateurs individuels et professionnels.
En outre, ils fournissent également des solutions de stockage et garantissent la sécurité des données et la conformité des transmissions de données avec les dernières réglementations légales.
2. Envoi de fax via des appareils mobiles
Les marques de télécopie en ligne de premier plan offrent une assistance mobile aux utilisateurs professionnels multiplateformes. Certaines entreprises gèrent leurs opérations commerciales sur des applications de bureau et mobiles. Les solutions de télécopie mobile vous permettent de basculer en toute transparence entre les plates-formes mobiles et de bureau.
Android
Rendez-vous sur Google Play store pour télécharger l'application Android du fournisseur de services de fax en ligne préféré afin d'activer son service. Installez l'application, créez un compte, joignez des fichiers et envoyez et recevez des fax lors de vos déplacements.
Les applications de télécopie Android haut de gamme offrent des avantages tels que la livraison instantanée, les rapports de confirmation, la possibilité d'utiliser votre application de messagerie pour envoyer des télécopies, une extension de navigateur Web, l'accès au stockage Google Drive, un convertisseur PDF, la numérisation de documents, des notifications push pour les télécopies entrantes et plus.
iOS
Choisissez un fournisseur de télécopie en ligne qui propose une application iOS pour envoyer/recevoir des télécopies avec votre appareil iOS. Vous pouvez également utiliser des appareils mobiles iOS avec des applications telles que Numbers, Pages et Keynote pour envoyer des télécopies. Visiter le Apple Store, téléchargez l'application et envoyez des fax vers les pays internationaux.
Les applications de télécopie iOS offrent des fonctionnalités robustes, telles que le traitement d'image, la numérisation de documents, un convertisseur de qualité de fichier supérieure, l'envoi de plusieurs fichiers avec un seul fax, l'aperçu des fichiers et des numéros de fax dédiés.
3. Télécopie Microsoft Office
Vous pouvez envoyer des fax en ligne avec Microsoft 365 applications. Cependant, cela peut dépendre de votre fournisseur de services de fax en ligne. Microsoft Office vous permet de faxer des fichiers MS Powerpoint, MS Excel et MS Word à l'aide de la fonction e-mail vers fax.
Nous vous recommandons de rechercher un fournisseur de services proposant un complément pour les applications Microsoft afin que vous puissiez l'utiliser pour envoyer directement des présentations, des feuilles de calcul et des documents.
4. Télécopie à l'aide de Google Docs
Google Fax est une fonctionnalité courante trouvée dans la plupart des services de télécopie en ligne. Cette fonction vous permet d'intégrer des fonctionnalités de télécopie en ligne dans diverses solutions Google, notamment les services d'espace de travail. Par exemple, vous pouvez envoyer des fax directement depuis Google Sheets ou Google Docs.
Cette fonctionnalité est vitale pour les organisations commerciales axées sur les données, telles que les prestataires de soins de santé et les agents immobiliers, pour trois raisons :
- Les espaces de travail Google offrent une accessibilité 24h/7 et XNUMXj/XNUMX ;
- Ils sont faciles à utiliser et incluent des fonctionnalités de sécurité améliorées ; et
- Vous pouvez intégrer la télécopie en ligne aux services Google pour exploiter la puissance des technologies numériques et transformer votre entreprise.
De plus, Google Docs et Google Sheets sont compatibles avec la plupart des smartphones et des applications de bureau de télécopie en ligne.
5. Envoi d'un fax sur votre ordinateur
Utiliser un ordinateur de bureau pour envoyer des télécopies en ligne est un moyen infaillible d'améliorer vos efforts de télécopie. Un ordinateur est un appareil connecté à Internet qui prend en charge les exigences de télécopie et offre plusieurs solutions de stockage, y compris des fonctionnalités de sécurité.
Vous pouvez envoyer une télécopie sur votre ordinateur en installant une interface logicielle de télécopie en ligne ou une extension Web et en l'utilisant pour la télécopie électronique.
Trouvez un fournisseur de services de télécopie en ligne réputé, téléchargez son logiciel et installez-le ou recevez des instructions pour accéder à son portail Web. Créez un nouveau fax, joignez les fichiers que vous souhaitez envoyer et entrez les détails requis pour continuer.
6. Utiliser un service VoIP
VoIP signifie Voice over Internet Protocol et constitue une excellente solution pour envoyer des fax en ligne. Étant donné que la VoIP implique un service téléphonique, elle vous permet d'utiliser votre connexion Internet et la bande passante de votre FAI pour envoyer/recevoir des fax sur le Web.
L'envoi de fax via VoIP est simple. Saisissez le numéro du destinataire et composez-le pour saisir le code correspondant. Entrez votre adresse e-mail et cliquez sur Envoyer pour diriger vos fichiers vers la boîte de réception du destinataire via VoIP.
VoIP convertit le signal du télécopieur analogique en paquets de données spécifiques à Internet et utilise une passerelle VoIP pour transmettre les données vers la destination spécifiée. Si vous avez besoin de services de télécopie en ligne VoIP, consultez le meilleurs fournisseurs de services téléphoniques pour plus d'information.
7. Télécopie par e-mail
Votre fournisseur de messagerie peut également vous permettre d'envoyer des télécopies en ligne à l'aide de votre ordinateur de bureau ou de vos appareils mobiles. Ouvrez votre e-mail, joignez les fichiers que vous souhaitez transmettre, saisissez le numéro de fax du destinataire et appuyez sur Envoyer.
Cependant, vous aurez besoin d'un abonnement à un fournisseur de services de télécopie Internet fiable pour accéder à la télécopie par courrier électronique. Une fois que vous avez acheté votre abonnement, le fournisseur devient l'intermédiaire entre vous et e-faxing.
Les documents que vous faxez passent entre les mains de votre fournisseur et directement au destinataire. Le fournisseur permet la télécopie par courrier électronique en convertissant vos e-mails en fax en ligne. De plus, vos fax restent enregistrés en toute sécurité dans le portail ou la solution de stockage du fournisseur. Vous pouvez accéder à leur référentiel de données pour consulter les documents envoyés, gérer vos fichiers et bien plus encore.
Conclusion
La télécopie en ligne est un moyen flexible, évolutif et fiable de maintenir la communication avec vos contacts dans le monde entier. Même si certains pourraient dire que la télécopie est oubliée depuis longtemps, la télécopie électronique gagne régulièrement du terrain.
Avec la télécopie en ligne, vous pouvez dire adieu à la paperasse fastidieuse et aux télécopieurs ennuyeux. Profitez de la télécopie en ligne pour obtenir un accès mondial à vos documents, économiser des ressources, améliorer les communications, respecter votre budget et éviter les coûts de maintenance.
