Nell’era digitale, alcuni sostengono che le forme di comunicazione tradizionali, come il fax, appartengano al passato. Tuttavia, questo è lontano dalla verità.
Sebbene molti ritengano il fax obsoleto perché è una tecnologia un po' obsoleta, alcune organizzazioni aziendali continuano a inviare fax come metodo principale di comunicazione e trasmissione dei dati.
Tuttavia, la gestione dispendiosa in termini di tempo della carta, la bassa velocità di trasmissione e il costoso hardware fisico rappresentano un problema per le aziende moderne che dipendono dai rapidi trasferimenti di dati online sul web.
Fortunatamente, la soluzione è semplice: un servizio fax online. L'avvento dei fax online consente agli utenti aziendali di sfruttare la comodità e la flessibilità di Internet a proprio vantaggio.
L'invio di fax elettronici semplificato, rapido e completamente scalabile ti consente di dimenticare la carta e i noiosi fax fisici e di dare il benvenuto a una nuova era digitale di comunicazioni senza carta per la tua organizzazione.
Esaminiamo i modi migliori per inviare un fax online e ottenere i risultati desiderati.
Che cos'è il fax online e perché utilizzarlo?
L'invio di fax online è un metodo innovativo per inviare e ricevere messaggi fax sfruttando la potenza del web. È un nuovo modo di inviare fax che è qui per sostituire i tradizionali fax analogici. L'e-fax richiede una connessione Internet e un dispositivo abilitato a Internet per facilitare la trasmissione dei documenti online.
È possibile inviare fax online utilizzando un dispositivo mobile come uno smartphone, un tablet o un computer desktop. In precedenza, i fax tradizionali richiedevano una rete telefonica pubblica per trasmettere i documenti. I fornitori di servizi fax online utilizzano il web protocollo Internet (IP) rete per inviare e ricevere file garantendo sicurezza, velocità ed efficienza.
Per questo motivo, i servizi di fax online sono convenienti, semplici e convenienti. Inoltre, i fornitori di servizi e-fax più apprezzati ti consentono di gestire i documenti in formato digitale, utilizzando quelli esistenti indirizzo email per convertire i fax in email e viceversa.
Esistono molti motivi per inviare fax online, dall'archiviazione semplice dei file al risparmio di tempo e denaro.
Ecco una rapida panoramica dei vantaggi dell'invio di fax online:
- Flessibilità – risparmiare tempo, fatica e risorse su hardware aggiuntivo utilizzando l'infrastruttura aziendale esistente per inviare/ricevere fax.
- Maggiore sicurezza – L’invio di fax tradizionale presenta molti rischi per la sicurezza che i fornitori di servizi online possono mitigare utilizzando le più recenti misure di sicurezza, archiviazione nel cloud e funzioni di crittografia di livello militare.
- Varie opzioni di archiviazione – La gestione dei documenti su supporto cartaceo richiede troppo spazio in ufficio e crea disordine che rende praticamente impossibile la gestione e l'organizzazione dei documenti. Tuttavia, l'invio di fax online ti consente di riutilizzare lo spazio ufficio in base alle tue esigenze e di salvare i fax in una destinazione preferita e sempre accessibile sul tuo sistema.
- Costo-efficacia – l'invio di fax online è un investimento a lungo termine che consente di risparmiare risorse ed evitare di sforare il budget con costi di standby, manutenzione e apparecchiature fax. Con l'invio di fax online pagate solo l'abbonamento presso il provider da voi scelto. Ancora più importante, i servizi fax online ti consentono di evitare i costi tradizionali della rete fissa che possono aumentare rapidamente, soprattutto per i trasferimenti di dati a lunga distanza.
- Copertura mondiale – Il problema con l’invio di fax tradizionale è che limita la tua portata alla tua zona. Tuttavia, l'invio di fax online risolve questo problema mettendo il mondo nel palmo della tua mano. Puoi inviare/ricevere fax in tutto il mondo purché sia disponibile una connessione Internet.
- Scalabilità – le piccole imprese spesso si trovano ad affrontare la sfida di adattare in modo gestibile le proprie esigenze operative. Man mano che la tua attività cresce, potresti ritrovarti improvvisamente a perdere troppo tempo con la corrispondenza. Per fortuna, l'invio di fax online ti consente di ridimensionare le trasmissioni di documenti in base alle tue esigenze.
- Conformità legale – Forse il motivo principale per considerare di investire nei servizi di fax online è garantire la conformità legale con le più recenti normative sulla sicurezza dei dati e sulla privacy. I fornitori di servizi di fax online investono molti sforzi e risorse per seguire gli ultimi standard di conformità HIPAA, PHIPA e altri.
Tenendo tutto questo in mente, approfondiamo i modi più efficaci per inviare un fax online.
7 semplici modi per inviare un fax online
- 1. Invio di un fax utilizzando i servizi fax online
- 2. Invio di fax tramite dispositivi mobili
- 3. Fax di Microsoft Office
- 4. Invio di fax utilizzando Google Docs
- 5. Invio di un fax sul computer
- 6. Utilizzando un servizio VoIP
- 7. Invio di fax tramite e-mail
1. Invio di un fax utilizzando i servizi fax online
Il modo più semplice ed efficace per inviare un fax online è assumere il miglior fornitore di servizi fax online. Molte aziende offrono servizi di fax elettronici semplici, veloci e affidabili a un prezzo conveniente.
Puoi personalizzare il servizio in base alle tue esigenze di fax, inviare/ricevere fax in tutto il mondo e accedere ad app e siti Web intuitivi per portare la gestione dei file a un livello superiore.
Utilizzare i servizi di fax online è semplice e richiede semplicemente di seguire alcuni passaggi:
- Trova un fornitore di servizi e iscriviti al suo programma di fax online;
- Utilizza la loro interfaccia per aggiungere documenti fax al modello di posta elettronica;
- Inserisci i tuoi dati e quelli del destinatario per compilare il modulo fax; E
- Invia il tuo fax.
I fornitori di servizi fax online offrono varie funzionalità di e-fax, come funzioni da fax a e-mail e da e-mail a fax, estensioni web e app mobili per soddisfare le diverse esigenze degli utenti individuali e aziendali.
Inoltre, forniscono anche soluzioni di archiviazione e garantiscono la sicurezza dei dati e la conformità per la trasmissione dei dati con le più recenti normative legali.
2. Invio di fax tramite dispositivi mobili
I marchi di fax online di prima qualità offrono supporto mobile per utenti aziendali multipiattaforma. Alcune aziende eseguono operazioni aziendali su applicazioni desktop e mobili. Le soluzioni di fax mobile ti consentono di passare facilmente dalla piattaforma mobile a quella desktop.
Android
Visita il Google Play store per scaricare l'app Android del fornitore di servizi fax online preferito per abilitare il servizio. Installa l'app, crea un account, allega file e invia e ricevi fax mentre sei in movimento.
Le app di fax Android di fascia alta offrono vantaggi come consegna immediata, report di conferma, possibilità di utilizzare l'app di posta elettronica per inviare fax, estensione del browser Web, accesso allo spazio di archiviazione di Google Drive, convertitore PDF, scansione di documenti, notifiche push per fax in arrivo e Di più.
iOS
Scegli un provider di fax online che offra un'app iOS per inviare/ricevere fax con il tuo dispositivo iOS. Per inviare fax puoi anche utilizzare dispositivi mobili iOS con app come Numbers, Pages e Keynote. Visitare il Apple Store, scarica l'app e invia fax a paesi internazionali.
Le app di fax iOS offrono funzionalità affidabili, come elaborazione di immagini, scansione di documenti, convertitore di file di alta qualità, invio di più file con un singolo fax, anteprima di file e numeri di fax dedicati.
3. Fax di Microsoft Office
Puoi inviare fax online con Microsoft 365 applicazioni. Tuttavia, ciò può dipendere dal fornitore di servizi fax online. Microsoft Office ti consente di inviare via fax file MS Powerpoint, MS Excel e MS Word utilizzando la funzionalità di posta elettronica a fax.
Ti consigliamo di trovare un fornitore di servizi con un componente aggiuntivo per le app Microsoft in modo da poterlo utilizzare per inviare direttamente presentazioni, fogli di calcolo e documenti.
4. Invio di fax utilizzando Google Docs
Google Fax è una funzionalità comune presente nella maggior parte dei servizi fax online. Questa funzione consente di integrare le funzionalità di fax online in varie soluzioni Google, inclusi i servizi Workspace. Ad esempio, puoi inviare fax direttamente da Fogli Google o Documenti Google.
Questa funzionalità è vitale per le organizzazioni aziendali basate sui dati, come gli operatori sanitari e gli agenti immobiliari, per tre motivi:
- Gli spazi di lavoro di Google offrono accessibilità 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX;
- Sono facili da usare e includono funzionalità di sicurezza avanzate; E
- Puoi integrare l'invio di fax online con i servizi Google per sfruttare la potenza delle tecnologie digitali e trasformare la tua attività.
Inoltre, Google Docs e Google Sheets sono compatibili con la maggior parte degli smartphone e delle app desktop per l'invio di fax online.
5. Invio di un fax sul computer
L'utilizzo di un computer desktop per inviare fax online è un modo infallibile per migliorare i tuoi sforzi di fax. Un computer è un dispositivo abilitato a Internet che supporta i requisiti di fax e offre molteplici soluzioni di archiviazione, comprese funzionalità di sicurezza.
È possibile inviare un fax sul computer installando un'interfaccia software fax online o un'estensione Web e utilizzandola per l'e-fax.
Trova un fornitore di servizi fax online affidabile, scarica il suo software e installalo o ricevi istruzioni per accedere al suo portale web. Crea un nuovo fax, allega i file che desideri inviare e inserisci i dettagli richiesti per procedere.
6. Utilizzando un servizio VoIP
VoIP sta per Voice over Internet Protocol ed è un'ottima soluzione per l'invio di fax online. Poiché VoIP implica un servizio telefonico, ti consente di utilizzare la connessione Internet e la larghezza di banda dell'ISP per inviare/ricevere fax sul web.
Inviare fax tramite VoIP è semplice. Inserisci il numero del destinatario e componilo per digitare il codice corrispondente. Inserisci il tuo indirizzo email e premi Invia per indirizzare i tuoi file alla casella di posta del destinatario tramite VoIP.
VoIP converte il segnale del fax analogico in pacchetti dati specifici per Internet e utilizza un gateway VoIP per trasmettere i dati alla destinazione specificata. Se hai bisogno di servizi di fax online VoIP, dai un'occhiata a i migliori fornitori di servizi telefonici per maggiori informazioni.
7. Invio di fax tramite e-mail
Il tuo provider di posta elettronica può anche consentirti di inviare fax online utilizzando il tuo computer desktop o dispositivi mobili. Apri la tua email, allega i file che desideri trasmettere, inserisci il numero di fax del destinatario e premi Invia.
Tuttavia, avrai bisogno di un abbonamento a un fornitore di servizi fax Internet affidabile per sfruttare l'invio di fax tramite posta elettronica. Una volta acquistato l'abbonamento, il fornitore diventa l'intermediario tra te e l'e-fax.
I documenti inviati via fax passano attraverso le mani del tuo fornitore e direttamente al destinatario. Il provider consente l'invio di fax via e-mail convertendo le tue e-mail in fax online. Inoltre i vostri fax rimangono salvati in modo sicuro nel portale o nella soluzione di archiviazione del provider. Puoi accedere al loro repository di dati per rivedere i documenti inviati, gestire i tuoi file e altro ancora.
Conclusione
L'invio di fax online è un modo flessibile, scalabile e affidabile per mantenere la comunicazione con i tuoi contatti in tutto il mondo. Anche se alcuni potrebbero dire che il fax è stato dimenticato da tempo, il fax elettronico sta guadagnando sempre più terreno.
Con l'invio di fax online puoi dire addio a noiose pratiche burocratiche e fastidiosi fax. Sfrutta l'invio di fax online per ottenere accesso globale ai tuoi documenti, risparmiare risorse, migliorare le comunicazioni, rispettare il budget ed evitare costi di manutenzione.
