Il protocollo Voice over Internet (VoIP) sta lentamente rendendo obsolete le tradizionali reti di telefonia fissa. Oggi il VoIP è l'alternativa più efficace alla comunicazione via cellulare.
Questa innovativa tecnologia di comunicazione offre numerosi vantaggi alle organizzazioni, il più notevole dei quali è il risparmio sui costi, l'audio di qualità superiore e le funzionalità avanzate.
I fornitori di servizi moderni offrono molto di più delle semplici opzioni di chiamata vocale. I clienti possono scegliere tra funzionalità come l'automazione dei processi, Risposta vocale interattiva (IVR), strategie di instradamento delle chiamate, videoconferenze e altro ancora.
Approfondiamo il VoIP per capire come può aiutare la tua azienda.
VoIP spiegato
VoIP è una tecnologia di comunicazione digitale che trasferisce dati di comunicazione aziendale e chiamate vocali utilizzando connessioni Internet. È la prossima cosa migliore rispetto alla PSTN cablata in rame.
Con il VoIP, gli utenti aziendali possono fare affidamento su una connessione Internet per gestire le comunicazioni audio e video aziendali tramite il Web anziché una normale linea telefonica. Chiamata anche telefonia via Internet, il VoIP consente di effettuare chiamate audio/video utilizzando una connessione Internet a banda larga per comunicare con altri utenti dello stesso servizio.
I servizi VoIP sono ideali per effettuare chiamate internazionali, mobili, interurbane e locali utilizzando speciali apparecchiature VoIP o il tuo attuale dispositivo desktop. Puoi anche connettere il servizio al tuo telefono utilizzando un adattatore VoIP.
Come funziona
Il VoIP converte i segnali analogici trasformando le chiamate vocali in dati digitali e trasferendoli tramite un protocollo Internet privato (il tuo indirizzo IP) o la rete Internet pubblica (WiFi).
Puoi utilizzare il VoIP per effettuare chiamate audio/video via Internet verso telefoni cellulari, telefoni fissi e da computer a computer ovunque, purché sia disponibile una connessione Internet.
Oltre alle chiamate audio, i servizi VoIP supportano altre funzionalità come condivisione di file, messaggistica istantanea, videochiamateE altro ancora.
Attrezzatura necessaria per un sistema VoIP
Un sistema VoIP richiede una connessione Internet a banda larga ad alta velocità per funzionare. Puoi raggiungere questo obiettivo con quanto segue:
- Una rete locale;
- Servizi ad alta velocità come DSL; e
- Un modem via cavo.
Inoltre, questo sistema richiede un dispositivo telefonico specializzato, un adattatore e un computer. Tuttavia, la gamma di apparecchiature dipende dal fornitore di servizi. Alcuni servizi VoIP ti consentono di connettere il sistema al tuo telefono tradizionale utilizzando un adattatore, mentre altri provider funzionano solo su un dispositivo o computer speciale.
I telefoni VoIP si collegano direttamente alla tua connessione a banda larga. Ecco un elenco di componenti VoIP essenziali:
- Server VoIP – on-cloud o on-premise;
- Endpoint abilitati per VoIP – telefoni analogici con adattatori, softphone o dispositivi VoIP; e
- Una connessione Internet stabile – velocità di connessione più elevate garantiscono una migliore esperienza del cliente.
Passiamo ora alle caratteristiche principali.
Funzionalità principali
Il VoIP può essere un punto di svolta per le tue comunicazioni aziendali, ma solo se include le migliori funzionalità, come:
- Gestione avanzata delle chiamate – bloccare, instradare, trattenere o dare priorità alle chiamate in arrivo per garantire un servizio clienti di alta qualità;
- Instradamento delle chiamate – indirizzare il traffico delle chiamate in entrata in base alle tue esigenze;
- Assistente automatico - Un receptionist virtuale può assistere il servizio clienti e gli agenti di supporto per garantire che ogni cliente riceva un'attenzione di alto livello;
- SMS aziendali – aggiorna i tuoi team remoti e mantieni informati i tuoi clienti con funzionalità SMS illimitate;
- Chiama l'analisi – raccogliere informazioni sui clienti in tempo reale per migliorare la tua attività, monitorare le tendenze comportamentali, misurare le prestazioni dell'assistenza clienti e così via;
- Inoltro chiamata – gestire efficacemente le chiamate dei clienti durante i periodi di intenso traffico;
- in coda – semplificare i grandi volumi di chiamate automatizzando la distribuzione delle chiamate in entrata e creando più livelli di chiamata per ridurre i tempi di attesa/attesa;
- Trasferimento di chiamata – stabilire una connessione cliente-agente senza soluzione di continuità;
- Instant messaging – poiché la maggior parte dei consumatori moderni utilizza app di messaggistica, la messaggistica istantanea ti consente di personalizzare il tuo approccio comunicativo e raggiungere più potenziali clienti;
- IVR – consenti ai tuoi consumatori di comunicare con il tuo brand utilizzando un menu vocale in tempo reale; e
- Videoconferenza - Connetti i tuoi team remoti fuori dall'ufficio, organizza riunioni online e migliora il tuo marketing con la funzionalità di web conferencing.
Tutte queste funzionalità offrono una serie di vantaggi, ma presentano anche alcuni potenziali problemi. Di seguito, esploreremo tutti i pro e i contro di questi servizi.
Vantaggi
Innanzitutto, esaminiamo i vantaggi dell'utilizzo dei servizi VoIP.
Economicamente vantaggioso
Tutte le organizzazioni aziendali dipendono dai profitti, indipendentemente dalle dimensioni e dal modello di business. Ogni alternativa economica rappresenta un'opportunità di business. L'adozione di un sistema telefonico VoIP è un modo infallibile per migliorare le comunicazioni aziendali risparmiando risorse.
I servizi VoIP sono più convenienti rispetto ai sistemi telefonici fissi e possono ridurre la bolletta telefonica di oltre il 50%. Eredità fornitori di servizi telefonici di solito viene addebitato un costo al minuto per le chiamate interurbane. D'altro canto, i fornitori di servizi VoIP offrono chiamate illimitate nell'UE, in Canada e negli Stati Uniti, comprese le opzioni di chiamate internazionali disponibili in pacchetti a consumo.
Se la tua azienda effettua regolarmente chiamate internazionali, l'utilizzo dei servizi VoIP potrebbe essere una soluzione più conveniente per la gestione delle comunicazioni aziendali. Poiché il VoIP utilizza l'ambiente cloud, risparmierai anche su sicurezza, manutenzione, monitoraggio e aggiornamento.
Funzioni avanzate
I moderni fornitori di servizi VoIP offrono potenti funzionalità abilitate all'intelligenza artificiale per aiutare gli utenti aziendali a semplificare le comunicazioni, migliorare l'esperienza del cliente, aumentare la qualità del servizio clienti e altro ancora. Le funzionalità VoIP avanzate possono spaziare dall'ottimizzazione delle strategie di comunicazione aziendale e dal monitoraggio dell'analisi in tempo reale agli assistenti virtuali AI, ai menu IVR, all'inoltro di chiamata e alle conferenze web.
Queste funzionalità sono fondamentali per semplificare i flussi di lavoro, migliorare la soddisfazione del cliente, risparmiare tempo e risorse del tuo team e garantire la crescita aziendale. L'analisi del sentiment delle chiamate in tempo reale è un eccellente esempio di funzionalità VoIP avanzata.
Si basa su tecnologie AI, come l'elaborazione del linguaggio naturale e il riconoscimento vocale, per tracciare, monitorare e scansionare tutto il traffico telefonico in entrata/uscita alla ricerca di parole chiave e frasi che indicano cambiamenti nel comportamento dei clienti.
L'analisi del sentiment delle chiamate in tempo reale può registrare i sentimenti dei clienti neutri, negativi e positivi e fornire report di revisione per i manager per aiutarli a valutare la soddisfazione del cliente, l'efficienza degli agenti e le code di chiamata. Queste preziose informazioni sono fondamentali per ottimizzare le pratiche di comunicazione aziendale e garantire servizi di assistenza clienti più efficaci.
Flessibilità e portabilità
Flessibilità e portabilità sono caratteristiche essenziali per i team aziendali altamente mobili, ibridi o remoti. Poiché utilizza una connessione Internet per funzionare, il VoIP può garantire l'accesso ai sistemi telefonici aziendali indipendentemente dalla posizione.
Puoi connettere facilmente i tuoi team ovunque e ignorare diversi fusi orari senza investire in un'ulteriore infrastruttura mobile o desktop. I VoIP sono compatibili con interfacce softphone, browser Web e app Android/iOS, il che significa che ricevi accesso istantaneo 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX a funzioni, file aziendali, contatti, conversazioni e altro ancora.
Inoltre, i provider VoIP di alto livello forniscono ambienti flessibili di collaborazione in team con funzionalità di lavagna, condivisione di file, messaggistica istantanea e chat video per un'ideazione senza soluzione di continuità. Tale flessibilità e portabilità ti consentono di aumentare o diminuire le tue comunicazioni in base alle tue esigenze di traffico telefonico.
Migliore qualità delle chiamate
Nell'ultimo decennio, la qualità delle chiamate VoIP è diventata più affidabile che mai. I fornitori di servizi moderni ora offrono regolazioni automatiche della larghezza di banda, partnership con operatori a un livello, copertura della posizione globale e funzionalità vocali HD per aiutare gli utenti aziendali a migliorare la qualità delle chiamate.
Ora, le organizzazioni aziendali possono garantire un tempo di attività garantito da SLA del 99.99% e una qualità di comunicazione di fascia alta attraverso ogni interazione con il cliente. Le aziende possono anche mitigare i problemi in movimento, come sovraccarico della larghezza di banda, volumi di traffico elevati, latenza, jitter e audio interrotto.
Copertura internazionale
I VoIP sono wireless e portatili, consentendo agli utenti aziendali di espandere la propria base di clienti a livello globale. Le aziende possono connettere i team remoti ovunque e fornire assistenza e assistenza clienti 24 ore su 7, XNUMX giorni su XNUMX al di fuori degli uffici aziendali. Inoltre, i fornitori di servizi all'avanguardia offrono supporto multilingue per garantire comunicazioni efficaci e semplificate al di là di eventuali barriere linguistiche.
Nessuna configurazione tecnica richiesta
I fornitori di servizi VoIP eliminano la necessità di investire nell'infrastruttura aggiuntiva della configurazione tecnica. Riceverete un unico canale per la trasmissione di dati e voce. Mentre alcuni provider offrono hardware VoIP, come altoparlanti, telefoni fissi IP e cuffie, non hai bisogno di alcuna tecnologia aggiuntiva per configurare il tuo VoIP.
Svantaggi
I servizi VoIP non sono privi di svantaggi. Rivediamo alcuni dei maggiori svantaggi.
Le questioni di sicurezza
Ogni dispositivo connesso a Internet sulla tua rete rappresenta una potenziale minaccia alla sicurezza. Cybersecurity I rischi rappresentano una minaccia reale per ogni dispositivo abilitato a Internet poiché gli hacker cercheranno sempre di infettare i tuoi dispositivi con ransomware, malware, virus e altre minacce per rubare dati preziosi.
Sfortunatamente, i tuoi dati possono diventare l'obiettivo di un attacco informatico e gli hacker possono utilizzare il tuo VoIP come punto di accesso. Tuttavia, è possibile installare software antivirus e impostare misure di sicurezza per garantire una protezione completa per la propria organizzazione aziendale.
Il VoIP dipende dalla larghezza di banda
Il VoIP richiede una connessione Internet stabile, veloce e affidabile per funzionare. È inoltre necessario un router VoIP di livello superiore con una larghezza di banda di almeno 5-25 Mbps per chiamate audio, videoconferenze e altro ancora. Molti ISP tendono a ridurre la larghezza di banda e limitare la connessione.
Tuttavia, hai ancora un'ampia selezione di fornitori di servizi Internet che offrono velocità di connessione a banda larga ultraveloci a prezzi convenienti. Ti consigliamo di pagare di più per evitare problemi di comunicazione VoIP come jitter e latenza.
Una larghezza di banda ridotta potrebbe rallentare l'assistenza clienti e causare nuovi problemi che potrebbero costare ai tuoi clienti. Sebbene le tue esigenze di larghezza di banda dipendano dal volume del traffico telefonico, puoi verificarlo testando accuratamente la larghezza di banda della tua rete per identificare le aree di miglioramento.
Jitter, latenza e altri problemi di connessione si verificano per una serie di motivi:
- Connessione Internet scadente – Il VoIP richiede una larghezza di banda maggiore rispetto alla normale navigazione web. Se stai riscontrando latenza, forse è il momento di prendere in considerazione la possibilità di cambiare il tuo ISP.
- Router inadeguato – I servizi VoIP richiedono configurazioni di router specializzate per funzionare senza problemi. I router configurati per VoIP danno la priorità al traffico vocale rispetto ai dati per supportare volumi di traffico telefonico elevati.
- Cavi insufficienti – poiché i cavi Ethernet sono disponibili in diversi livelli di potenza e categorie, sono necessari cavi sufficienti per supportare velocità di connessione più elevate.
Questi sono solo alcuni dei maggiori problemi con la larghezza di banda, ma c'è anche il problema del rilevamento della posizione.
Localizzazione limitata
Il rilevamento della posizione limitato è il più grande svantaggio dell'utilizzo del VoIP. A causa della portabilità e dell'accessibilità del VoIP, le terze parti potrebbero avere difficoltà a individuare l'origine di una chiamata. Le chiamate VoIP provengono da indirizzi IP, il che significa che non trasportano informazioni sulla torre cellulare o dati GPS per il tracciamento.
Sebbene la maggior parte dei chiamanti non abbia bisogno di questi dati, i servizi di assistenza clienti potrebbero richiederli per vari motivi, come la gestione delle richieste di emergenza e la risoluzione di problemi urgenti dei clienti.
Conclusione
Quando si esaminano i vantaggi e gli svantaggi, è evidente che i pro del VoIP superano i contro. È inoltre importante notare la facilità di installazione e la rapida transizione dai sistemi telefonici tradizionali ai servizi VoIP. Le organizzazioni aziendali possono creare portali di comunicazione unificati per gestire tutte le esigenze di telefonia sotto un unico tetto.
Questa unificazione della comunicazione consente ai tuoi team di concentrarsi su altri aspetti aziendali vitali, garantendo al contempo che i tuoi clienti, clienti, partner e altri potenziali clienti ricevano l'attenzione che meritano. Un sistema telefonico VoIP è la soluzione definitiva per eliminare le interruzioni e l'insoddisfazione dei clienti.
