Na era digital, alguns argumentam que as formas tradicionais de comunicação, como o fax, são coisa do passado. No entanto, isso está longe de ser verdade.
Embora muitos considerem o envio de fax obsoleto por ser uma tecnologia um tanto desatualizada, algumas organizações empresariais ainda enviam fax como principal método de comunicação e transmissão de dados.
No entanto, o manuseio demorado do papel, a velocidade de transmissão lenta e o hardware físico caro representam um problema para as empresas modernas que dependem de rápidas transferências de dados on-line pela Web.
Felizmente, a solução é simples – um serviço de fax online. O advento do fax online permite que os usuários corporativos aproveitem a conveniência e a flexibilidade da Internet a seu favor.
O e-fax simplificado, rápido e totalmente escalonável permite que você esqueça o papel e os tediosos aparelhos de fax físicos e dê as boas-vindas a uma nova era digital de comunicações sem papel em sua organização.
Vamos revisar as melhores maneiras de enviar um fax online e obter os resultados desejados.
O que é fax online e por que usá-lo?
O envio de fax online é um método inovador de envio e recebimento de mensagens de fax usando o poder da web. É uma nova forma de enviar fax que veio para substituir os aparelhos de fax analógicos tradicionais. O envio de fax eletrônico requer uma conexão com a Internet e um dispositivo habilitado para Internet para facilitar a transmissão de documentos on-line.
Você pode enviar faxes on-line usando um dispositivo móvel, como smartphone, tablet ou computador desktop. Anteriormente, os faxes tradicionais exigiam uma rede telefónica pública para transmitir documentos. Provedores de serviços de fax on-line utilizam a web protocolo de internet (IP) rede para enviar e receber arquivos, garantindo segurança, velocidade e eficiência.
Por causa disso, os serviços de fax online são acessíveis, simples e convenientes. Além disso, os melhores provedores de serviços de fax eletrônico permitem que você gerencie documentos digitalmente, usando seus recursos existentes. endereço de email para converter faxes em e-mails e vice-versa.
Há muitos motivos para enviar faxes on-line, desde o arquivamento fácil de arquivos até a economia de tempo e dinheiro.
Aqui está uma rápida visão geral das vantagens do fax online:
- Flexibilidade – economize tempo, esforço e recursos em hardware adicional usando a infraestrutura corporativa existente para enviar/receber faxes.
- Maior segurança – o envio de fax tradicional apresenta muitos riscos de segurança que os provedores de serviços online podem mitigar usando as mais recentes medidas de segurança, armazenamento em nuvem e funções de criptografia de nível militar.
- Várias opções de armazenamento – a gestão de documentos baseada em papel requer demasiado espaço de escritório e cria confusão que torna o manuseamento e organização de documentos praticamente impossível. No entanto, o envio de fax online permite que você reaproveite o espaço do escritório de acordo com suas necessidades e salve os faxes em um destino preferencial e sempre acessível em seu sistema.
- Eficiência de custos – o envio de fax online é um investimento de longo prazo que permite economizar recursos e evitar estourar seu orçamento com custos de espera, manutenção e equipamento de fax. Com o fax online, você paga apenas pela assinatura do provedor escolhido. Mais importante ainda, os serviços de fax online permitem evitar tarifas de linhas fixas tradicionais que podem aumentar rapidamente, especialmente para transferências de dados de longa distância.
- Cobertura mundial – o problema do envio de fax tradicional é que ele limita seu alcance à sua área local. No entanto, o envio de fax online resolve esse problema colocando o mundo na palma da sua mão. Você pode enviar/receber faxes em todo o mundo, desde que haja uma conexão com a Internet.
- AMPLIAR – as pequenas empresas enfrentam frequentemente o desafio de dimensionar de forma gerível as suas necessidades operacionais. À medida que sua empresa cresce, você pode, de repente, perder muito tempo com correspondência. Felizmente, o envio de fax online permite dimensionar as transmissões de documentos de acordo com suas necessidades.
- Conformidade legal – talvez o maior motivo para considerar investir em serviços de fax online seja garantir a conformidade legal com as mais recentes regulamentações de segurança e privacidade de dados. Os provedores de serviços de fax online investem muito esforço e recursos para seguir os mais recentes padrões HIPAA, PHIPA e outros padrões de conformidade.
Com tudo isso em mente, vamos nos aprofundar nas formas mais eficazes de enviar um fax online.
7 maneiras fáceis de enviar um fax online
- 1. Enviando um fax usando serviços de fax online
- 2. Envio de fax por meio de dispositivos móveis
- 3. Fax do Microsoft Office
- 4. Envio de fax usando o Google Docs
- 5. Enviando um fax no seu computador
- 6. Usando um serviço VoIP
- 7. Fax por e-mail
1. Enviando um fax usando serviços de fax online
A maneira mais fácil e eficaz de enviar um fax online é contratar o melhor provedor de serviços de fax online. Muitas empresas oferecem envio de fax eletrônico fácil, rápido e confiável por uma taxa acessível.
Você pode personalizar o serviço de acordo com suas necessidades de envio de fax, enviar/receber faxes em todo o mundo e acessar aplicativos e sites fáceis de usar para levar seu gerenciamento de arquivos para o próximo nível.
Usar serviços de fax online é fácil e requer apenas que você siga algumas etapas:
- Encontre um provedor de serviços e assine seu programa de fax online;
- Use sua interface para adicionar documentos de fax ao modelo de e-mail;
- Inclua os seus próprios dados e os do destinatário para preencher o formulário de fax; e
- Envie seu fax.
Os provedores de serviços de fax online oferecem vários recursos de fax eletrônico, como funções de fax para e-mail e e-mail para fax, extensões da web e aplicativos móveis para atender às diversas necessidades de usuários individuais e corporativos.
Além disso, eles também fornecem soluções de armazenamento e garantem a segurança dos dados e a conformidade das transmissões de dados com as mais recentes regulamentações legais.
2. Envio de fax por meio de dispositivos móveis
Marcas de fax on-line de alto nível oferecem suporte móvel para usuários empresariais de plataforma cruzada. Algumas empresas executam operações comerciais em aplicativos desktop e móveis. As soluções de fax móvel permitem alternar perfeitamente entre plataformas móveis e de desktop.
Android
Visite o Google Play store para baixar o aplicativo Android do provedor de serviços de fax on-line preferido para ativar seu serviço. Instale o aplicativo, crie uma conta, anexe arquivos e envie e receba fax em qualquer lugar.
Aplicativos de fax Android de última geração oferecem vantagens como entrega instantânea, relatórios de confirmação, capacidade de usar seu aplicativo de e-mail para enviar faxes, extensão de navegador da web, acesso ao armazenamento do Google Drive, conversor de PDF, digitalização de documentos, notificações push para faxes recebidos e mais.
iOS
Escolha um provedor de fax on-line que ofereça um aplicativo iOS para enviar/receber faxes com seu dispositivo iOS. Você também pode usar dispositivos móveis iOS com aplicativos como Numbers, Pages e Keynote para enviar faxes. Visite a apple Store, baixe o aplicativo e envie faxes para países internacionais.
Os aplicativos de fax para iOS oferecem recursos robustos, como processamento de imagens, digitalização de documentos, conversor de alta qualidade de arquivos, envio de vários arquivos com um único fax, visualização de arquivos e números de fax dedicados.
3. Fax do Microsoft Office
Você pode enviar faxes on-line com Microsoft 365 formulários. No entanto, isso pode depender do seu provedor de serviços de fax online. O Microsoft Office permite enviar por fax arquivos MS Powerpoint, MS Excel e MS Word usando o recurso de e-mail para fax.
Recomendamos encontrar um provedor de serviços com um complemento para aplicativos da Microsoft para que você possa usá-lo para enviar apresentações, planilhas e documentos diretamente.
4. Envio de fax usando o Google Docs
Google Fax é um recurso comum encontrado na maioria dos serviços de fax online. Esta função permite integrar recursos de fax on-line em várias soluções do Google, incluindo serviços de espaço de trabalho. Por exemplo, você pode enviar faxes diretamente do Planilhas Google ou do Google Docs.
Esta capacidade é vital para organizações empresariais orientadas por dados, como prestadores de cuidados de saúde e corretores de imóveis, por três razões:
- Os espaços de trabalho do Google oferecem acessibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana;
- São fáceis de usar e incluem recursos de segurança aprimorados; e
- Você pode integrar o envio de fax on-line aos serviços do Google para aproveitar o poder das tecnologias digitais para transformar seus negócios.
Além disso, o Google Docs e o Google Sheets são compatíveis com a maioria dos smartphones e aplicativos de desktop de fax on-line.
5. Enviando um fax no seu computador
Usar um computador desktop para enviar faxes on-line é uma maneira infalível de melhorar seus esforços de envio de fax. Um computador é um dispositivo habilitado para Internet que oferece suporte a requisitos de envio de fax e oferece várias soluções de armazenamento, incluindo recursos de segurança.
Você pode enviar um fax em seu computador instalando uma interface de software de fax online ou uma extensão da web e usando-a para enviar fax eletrônico.
Encontre um provedor de serviços de fax on-line confiável, baixe seu software e instale-o ou receba instruções para acessar seu portal da web. Crie um novo fax, anexe os arquivos que deseja enviar e insira os detalhes necessários para continuar.
6. Usando um serviço VoIP
VoIP significa Voice over Internet Protocol e é uma excelente solução para envio de fax online. Como o VoIP envolve um serviço telefônico, ele permite que você use sua conexão com a Internet e a largura de banda do ISP para enviar/receber faxes pela web.
Enviar faxes por VoIP é simples. Digite o número do destinatário e disque-o para digitar o código correspondente. Digite seu endereço de e-mail e clique em enviar para direcionar seus arquivos para a caixa de entrada do destinatário via VoIP.
VoIP converte o sinal analógico do aparelho de fax em pacotes de dados específicos da Internet e usa um gateway VoIP para transmitir os dados ao destino especificado. Se você precisar de serviços de fax on-line VoIP, verifique o melhores provedores de serviços telefônicos para obter mais informações.
7. Fax por e-mail
Seu provedor de e-mail também pode permitir que você envie fax on-line usando seu computador desktop ou dispositivos móveis. Abra seu e-mail, anexe os arquivos que deseja transmitir, digite o número de fax do destinatário e clique em enviar.
No entanto, você precisará de uma assinatura de um provedor de serviços de fax pela Internet confiável para acessar o envio de fax por e-mail. Depois de adquirir sua assinatura, o provedor se torna o intermediário entre você e o fax eletrônico.
Os documentos que você envia por fax passam pelas mãos do seu provedor e vão direto para o destinatário. O provedor permite o envio de fax por e-mail convertendo seus e-mails em faxes online. Além disso, seus faxes permanecem salvos com segurança no portal do provedor ou na solução de armazenamento. Você pode acessar o repositório de dados para revisar documentos enviados, gerenciar seus arquivos e muito mais.
Conclusão
O envio de fax online é uma forma flexível, escalonável e confiável de manter a comunicação com seus contatos em todo o mundo. Embora alguns possam dizer que o envio de fax está esquecido há muito tempo, o envio de fax eletrônico está cada vez mais ganhando força.
Com o envio de fax on-line, você pode dizer adeus à papelada tediosa e aos irritantes aparelhos de fax. Aproveite o envio de fax on-line para obter acesso global aos seus documentos, economizar recursos, melhorar as comunicações, manter o orçamento e evitar custos de manutenção.
