O protocolo de voz sobre internet (VoIP) está lentamente tornando obsoletas as redes tradicionais de telefonia fixa. Hoje, o VoIP é a alternativa mais eficaz à comunicação por telefone móvel.
Essa tecnologia de comunicação inovadora oferece inúmeras vantagens para as organizações, sendo as mais notáveis economia de custos, áudio de alto nível e recursos avançados.
Os provedores de serviços modernos oferecem muito mais do que apenas opções de chamadas de voz. Os clientes podem escolher entre funcionalidades como automação de processos, Resposta de voz interativa (IVR), estratégias de roteamento de chamadas, videoconferência e muito mais.
Vamos nos aprofundar no VoIP para entender como ele pode ajudar sua empresa.
VoIP explicado
VoIP é uma tecnologia de comunicação digital que transfere dados de comunicação empresarial e chamadas de voz usando conexões de internet. É a próxima melhor coisa em comparação com o PSTN com fio de cobre.
Com o VoIP, os usuários corporativos podem contar com uma conexão com a Internet para lidar com as comunicações corporativas de áudio e vídeo pela Web, em vez de uma linha telefônica comum. Também chamado de telefonia via internet, o VoIP permite fazer chamadas de áudio/vídeo utilizando uma conexão de internet banda larga para se comunicar com outros usuários do mesmo serviço.
Os serviços VoIP são ideais para fazer chamadas internacionais, móveis, de longa distância e locais usando equipamento VoIP especial ou seu dispositivo de desktop atual. Você também pode conectar o serviço ao seu telefone usando um adaptador VoIP.
Como Funciona
VoIP converte sinais analógicos transformando chamadas de voz em dados digitais e transferindo-os através de um protocolo de internet privado (seu endereço IP) ou rede pública de internet (WiFi).
Você pode usar o VoIP para fazer chamadas de áudio/vídeo pela Internet para telefones celulares, fixos e de computador para computador em qualquer lugar, desde que haja uma conexão com a Internet disponível.
Além das chamadas de áudio, os serviços VoIP suportam outras funcionalidades, como compartilhamento de arquivos, mensagem instantânea, chamadas de videoconferênciaE muito mais.
Equipamento necessário para um sistema VoIP
Um sistema VoIP requer uma conexão de internet banda larga de alta velocidade para funcionar. Você pode conseguir isso com o seguinte:
- Uma rede local;
- Serviços de alta velocidade como DSL; e
- Um modem a cabo.
Além disso, este sistema requer um aparelho telefônico especializado, um adaptador e um computador. No entanto, a gama de equipamentos dependeria do provedor de serviços. Alguns serviços VoIP permitem que você conecte o sistema ao seu telefone tradicional usando um adaptador, enquanto outros provedores funcionam apenas em um dispositivo ou computador especial.
Os telefones habilitados para VoIP se conectam diretamente à sua conexão de banda larga. Aqui está uma lista de componentes VoIP essenciais:
- servidor VoIP – na nuvem ou no local;
- Endpoints habilitados para VoIP – telefones analógicos com adaptadores, softphones ou dispositivos VoIP; e
- Uma conexão de internet estável – velocidades de conexão mais rápidas garantem uma melhor experiência do cliente.
Agora, vamos passar para as principais características.
Características chave
O VoIP pode ser um divisor de águas para as comunicações de sua empresa, mas apenas se incluir os principais recursos, como:
- Gerenciamento avançado de chamadas – bloquear, encaminhar, reter ou priorizar as chamadas recebidas para garantir um atendimento ao cliente de alta qualidade;
- Roteamento de chamadas – direcionar o tráfego de chamadas de entrada de acordo com suas necessidades;
- Auto atendimento - Um recepcionista virtual pode auxiliar seus agentes de atendimento e suporte ao cliente para garantir que cada cliente receba atenção de alta qualidade;
- Mensagens de texto de negócios – atualize suas equipes remotas e mantenha seus clientes informados com funcionalidades ilimitadas de mensagens de texto SMS;
- Análise de chamadas – reunir insights de clientes em tempo real para melhorar seus negócios, monitorar tendências comportamentais, medir o desempenho do suporte ao cliente e assim por diante;
- Encaminhamento de chamadas – gerir eficazmente as chamadas dos clientes durante os períodos de trânsito intenso;
- Enfileiramento – simplifique grandes volumes de chamadas automatizando a distribuição de chamadas recebidas e criando vários níveis de chamadas para reduzir os tempos de espera/espera;
- Transferência de chamadas – estabelecer uma conexão cliente-agente perfeita;
- Mensagens instantâneas – como a maioria dos consumidores modernos usa aplicativos de mensagens, as mensagens instantâneas permitem que você personalize sua abordagem de comunicação e alcance mais clientes em potencial;
- IVR – permitir que seus consumidores se comuniquem com sua marca usando um menu de voz em tempo real; e
- Vídeo conferência – conecte suas equipes remotas fora do escritório, marque reuniões online e melhore seu marketing com a funcionalidade de webconferência.
Todos esses recursos oferecem uma série de benefícios, mas também apresentam alguns problemas potenciais. Abaixo, exploraremos todos os prós e contras desses serviços.
Prós
Primeiro, vamos analisar os prós do uso de serviços VoIP.
Custo-beneficio
Todas as organizações empresariais dependem do resultado final, independentemente de seu tamanho e modelo de negócios. Cada alternativa de economia de custos representa uma oportunidade de negócios. Adotar um sistema telefônico VoIP é uma maneira infalível de melhorar suas comunicações corporativas enquanto economiza recursos.
Os serviços VoIP são mais acessíveis do que os sistemas telefônicos fixos e podem reduzir sua conta telefônica em mais de 50%. Legado prestadores de serviços telefônicos geralmente cobram por minuto para chamadas de longa distância. Por outro lado, os provedores de serviços VoIP oferecem chamadas ilimitadas na UE, Canadá e EUA, incluindo opções de chamadas internacionais disponíveis em pacotes pré-pagos.
Se sua empresa faz chamadas internacionais regulares, o uso de serviços VoIP pode ser uma solução mais econômica para lidar com suas comunicações corporativas. Como o VoIP usa o ambiente de nuvem, você também economizará em segurança, manutenção, monitoramento e atualização.
Características avançadas
Os provedores de serviços VoIP modernos oferecem recursos poderosos habilitados para IA para ajudar os usuários corporativos a simplificar as comunicações, melhorar a experiência do cliente, aumentar a qualidade do atendimento ao cliente e muito mais. Os recursos avançados de VoIP podem variar desde a otimização de estratégias de comunicação empresarial e rastreamento de análises em tempo real até assistentes virtuais de IA, menus IVR, encaminhamento de chamadas e conferência na web.
Esses recursos são essenciais para simplificar os fluxos de trabalho, melhorar a satisfação do cliente, economizar tempo e recursos da equipe e garantir o crescimento dos negócios. A análise de sentimento de chamada ao vivo é um excelente exemplo de um recurso VoIP avançado.
Ele conta com tecnologias de IA, como processamento de linguagem natural e reconhecimento de fala, para rastrear, monitorar e escanear todo o tráfego telefônico de entrada/saída em busca de palavras-chave e frases que indiquem mudanças no comportamento do cliente.
A análise de sentimento de chamada ao vivo pode registrar sentimentos neutros, negativos e positivos do cliente e fornecer relatórios de revisão para gerentes para ajudá-los a avaliar a satisfação do cliente, a eficiência do agente e as filas de chamadas. Esses insights valiosos são vitais para otimizar as práticas de comunicação empresarial e garantir serviços de suporte ao cliente mais eficazes.
Flexibilidade e portabilidade
Flexibilidade e portabilidade são recursos essenciais para equipes de negócios altamente móveis, híbridas ou remotas. Como usa uma conexão com a Internet para operar, o VoIP pode garantir o acesso aos sistemas de telefonia comercial, independentemente da localização.
Você pode conectar facilmente suas equipes em qualquer lugar e ignorar diferentes fusos horários sem investir em infraestrutura móvel ou de desktop adicional. Os VoIPs são compatíveis com interfaces de softphone, navegadores da Web e aplicativos Android/iOS, o que significa que você recebe acesso instantâneo 24 horas por dia, 7 dias por semana a recursos, arquivos corporativos, contatos, conversas e muito mais.
Além disso, os provedores de VoIP de alto nível fornecem ambientes flexíveis de colaboração em equipe com quadro branco, compartilhamento de arquivos, mensagens instantâneas e recursos de bate-papo por vídeo para uma idealização perfeita. Tal flexibilidade e portabilidade permitem que você aumente ou diminua suas comunicações de acordo com suas necessidades de tráfego telefônico.
Melhor qualidade de chamada
Na última década, a qualidade das chamadas VoIP tornou-se mais confiável do que nunca. Os provedores de serviços modernos agora oferecem ajustes automáticos de largura de banda, parcerias com operadoras de nível único, cobertura de localização global e recursos de voz HD para ajudar os usuários corporativos a melhorar a qualidade das chamadas.
Agora, as organizações empresariais podem garantir 99.99% de tempo de atividade garantido por SLA e qualidade de comunicação de ponta em cada interação com o cliente. As empresas também podem mitigar problemas em movimento, como sobrecarga de largura de banda, altos volumes de tráfego, latência, jitter e áudio interrompido.
Cobertura internacional
Os VoIPs são sem fio e portáteis, permitindo que os usuários corporativos expandam sua base de clientes globalmente. As empresas podem conectar equipes remotas em qualquer lugar e fornecer suporte e serviço ao cliente 24 horas por dia, 7 dias por semana, fora dos escritórios comerciais. Além disso, os provedores de serviços de ponta oferecem suporte multilíngue para garantir comunicações eficazes e simplificadas em qualquer barreira de idioma em potencial.
Nenhuma configuração técnica necessária
Os provedores de serviços VoIP eliminam a necessidade de investir em infraestrutura adicional de configuração técnica. Você recebe um único canal para transmissão de dados e voz. Embora alguns provedores ofereçam hardware VoIP, como alto-falantes, telefones de mesa IP e headsets, você não precisa de nenhuma tecnologia adicional para configurar seu VoIP.
Desvantagens
Os serviços de VoIP têm suas desvantagens. Vamos rever algumas das maiores desvantagens.
Questões de segurança
Cada dispositivo conectado à Internet na sua rede é uma ameaça potencial à segurança. Cíber segurança os riscos são uma ameaça real para todos os dispositivos habilitados para Internet, pois os hackers sempre tentarão infectar seus dispositivos com ransomware, malware, vírus e outras ameaças para roubar dados valiosos.
Infelizmente, seus dados podem se tornar alvo de um ataque cibernético e os hackers podem usar seu VoIP como um ponto de acesso. No entanto, você pode instalar um software antivírus e definir medidas de segurança para garantir proteção de nível total para sua organização comercial.
VoIP depende da largura de banda
O VoIP requer uma conexão de internet estável, rápida e confiável para funcionar. Você também precisa de um roteador VoIP de alto nível com pelo menos 5 a 25 Mbps de largura de banda para chamadas de áudio, videoconferência e muito mais. Muitos ISPs tendem a reduzir sua largura de banda e limitar sua conexão.
No entanto, você ainda tem uma ampla seleção de provedores de serviços de Internet que oferecem velocidades de conexão de banda larga ultrarrápidas a preços acessíveis. Recomendamos pagar mais para evitar problemas de comunicação VoIP, como jitter e latência.
A largura de banda baixa pode desacelerar o suporte ao cliente e causar novos problemas que podem custar seus clientes. Embora suas necessidades de largura de banda dependam do volume do tráfego telefônico, você pode verificar isso testando minuciosamente a largura de banda de sua rede para identificar áreas de melhoria.
Jitter, latência e outros problemas de conexão ocorrem por vários motivos:
- Má conexão com a internet – O VoIP requer maior largura de banda do que a navegação na web comum. Se você estiver experimentando latência, talvez seja hora de considerar mudar seu ISP.
- Roteador inadequado – Os serviços de VoIP requerem configurações de roteador especializadas para operar sem problemas. Os roteadores configurados para VoIP priorizam o tráfego de voz sobre os dados para suportar grandes volumes de tráfego telefônico.
- Cabos insuficientes – como os cabos ethernet estão disponíveis em diferentes níveis e categorias de energia, você precisa de cabos suficientes para suportar velocidades de conexão mais altas.
Esses são apenas alguns dos maiores problemas com largura de banda, mas também há o problema de rastreamento de localização.
Rastreamento de localização limitado
Rastreamento de localização limitado é a maior desvantagem do uso de VoIP. Devido à portabilidade e acessibilidade do VoIP, terceiros podem achar difícil identificar a origem de uma chamada. As chamadas VoIP vêm de endereços IP, o que significa que não carregam informações de torres de celular ou dados de GPS para rastreamento.
Embora a maioria dos chamadores não precise desses dados, os serviços de suporte ao cliente podem exigi-los por vários motivos, como lidar com consultas de emergência e resolver problemas urgentes do cliente.
Conclusão
Ao observar as vantagens e desvantagens, fica evidente que os prós do VoIP superam os contras. Também é importante observar a fácil instalação e a rápida transição dos sistemas telefônicos tradicionais para os serviços VoIP. As organizações empresariais podem estabelecer portais de comunicação unificada para gerenciar todas as necessidades de telefonia sob o mesmo teto.
Essa unificação de comunicação permite que suas equipes se concentrem em outros aspectos vitais do negócio, garantindo que seus clientes, clientes, parceiros e outros clientes em potencial recebam a atenção que merecem. Um sistema telefônico VoIP é a solução definitiva para eliminar interrupções e a insatisfação do cliente.
