7 beprövade sätt att skicka fax online med önskat resultat
I den digitala tidsåldern hävdar vissa att traditionella kommunikationsformer, som faxning, är ett minne blott. Det är dock långt ifrån sanningen.
Även om många anser att faxning är föråldrat på grund av att det är en något föråldrad teknik, skickar vissa företagsorganisationer fortfarande fax som en primär metod för kommunikation och dataöverföring.
Den tidskrävande hanteringen av papper, långsam överföringshastighet och dyr fysisk hårdvara utgör dock ett problem för moderna företag som är beroende av snabba onlinedataöverföringar över webben.
Lyckligtvis är lösningen enkel – en onlinefaxtjänst. Tillkomsten av onlinefaxning gör det möjligt för företagsanvändare att utnyttja internets bekvämlighet och flexibilitet till sin fördel.
Strömlinjeformad, snabb och fullt skalbar e-faxning låter dig glömma pappers- och tråkiga fysiska faxmaskiner och välkomna en ny digital era av papperslös kommunikation till din organisation.
Låt oss se över de bästa sätten att skicka ett fax online och uppnå önskade resultat.
Vad är onlinefax och varför använda det?
Onlinefaxning är en innovativ metod för att skicka och ta emot faxmeddelanden med hjälp av webbens kraft. Det är ett nytt sätt att faxa som är här för att ersätta traditionella analoga faxmaskiner. E-faxning kräver en internetanslutning och en internetaktiverad enhet för att underlätta dokumentöverföring online.
Du kan skicka onlinefax med en mobil enhet som en smartphone, surfplatta eller stationär dator. Tidigare krävde traditionella fax ett allmänt telefonnät för att överföra dokument. Onlinefaxtjänsteleverantörer använder webben internetprotokoll (IP) nätverk för att skicka och ta emot filer samtidigt som säkerhet, hastighet och effektivitet garanteras.
På grund av detta är onlinefaxtjänster prisvärda, enkla och bekväma. Dessutom låter topprankade e-faxtjänsteleverantörer dig hantera dokument digitalt med hjälp av dina befintliga e-postadress att konvertera fax till e-post och vice versa.
Det finns många anledningar till att skicka fax online, allt från enkel filarkivering till att spara tid och pengar.
Här är en snabb översikt över fördelarna med fax online:
- Flexibilitet – spara tid, ansträngning och resurser på ytterligare hårdvara genom att använda befintlig företagsinfrastruktur för att skicka/ta emot fax.
- Förbättrad säkerhet – traditionell faxning innebär många säkerhetsrisker som onlinetjänsteleverantörer kan mildra genom att använda de senaste säkerhetsåtgärderna, molnlagring och krypteringsfunktioner av militär kvalitet.
- Olika förvaringsmöjligheter – pappersbaserad dokumenthantering kräver för mycket kontorsutrymme och skapar röran som gör dokumenthantering och organisation praktiskt taget omöjlig. Onlinefaxning låter dig dock använda kontorsutrymmen efter dina behov och spara fax på en föredragen, alltid tillgänglig destination på ditt system.
- Kostnadseffektivitet – Onlinefaxning är en långsiktig investering som låter dig spara resurser och undvika att bryta din budget med standbykostnader, underhåll och faxutrustning. Med onlinefaxning betalar du bara för ditt abonnemang hos din valda leverantör. Ännu viktigare är att onlinefaxtjänster låter dig undvika traditionella fasta telefonavgifter som snabbt kan öka, särskilt för långdistansdataöverföringar.
- Världsomfattande täckning – Problemet med traditionell faxning är att det begränsar din räckvidd till ditt lokala område. Men onlinefaxning löser det problemet genom att lägga världen i din handflata. Du kan skicka/ta emot fax över hela världen så länge det finns en internetanslutning.
- skalbarhet – Små företag står ofta inför utmaningen att på ett hanterbart sätt skala sina operativa behov. När ditt företag växer kan du plötsligt finna att du slösar för mycket tid på korrespondens. Tack och lov tillåter onlinefaxning dig att skala dina dokumentöverföringar efter dina behov.
- Lagstiftning efterlevs – den kanske största anledningen till att överväga att investera i faxtjänster online är för att säkerställa laglig efterlevnad av de senaste datasäkerhets- och integritetsbestämmelserna. Leverantörer av onlinefaxtjänster investerar mycket ansträngning och resurser för att följa de senaste HIPAA, PHIPA och andra efterlevnadsstandarder.
Med allt detta i åtanke, låt oss gräva djupare in i de mest effektiva sätten att skicka ett onlinefax.
7 enkla sätt att skicka ett onlinefax
- 1. Skicka ett fax med onlinefaxtjänster
- 2. Skicka fax via mobila enheter
- 3. Microsoft Office-faxning
- 4. Faxa med Google Dokument
- 5. Skicka ett fax på din dator
- 6. Använda en VoIP-tjänst
- 7. Faxa via e-post
1. Skicka ett fax med onlinefaxtjänster
Det enklaste och mest effektiva sättet att skicka ett onlinefax är att anlita den bästa leverantören av onlinefaxtjänster. Många företag erbjuder enkel, snabb och pålitlig e-fax till en överkomlig avgift.
Du kan anpassa tjänsten efter dina faxbehov, skicka/ta emot fax över hela världen och utnyttja användarvänliga appar och webbplatser för att ta din filhantering till nästa nivå.
Att använda onlinefaxtjänster är enkelt och kräver helt enkelt att du följer några steg:
- Hitta en tjänsteleverantör och prenumerera på deras onlinefaxprogram;
- Använd deras gränssnitt för att lägga till faxdokument till e-postmallen;
- Inkludera dina egna och mottagarens uppgifter för att fylla i faxformuläret; och
- Skicka ditt fax.
Onlinefaxtjänstleverantörer erbjuder olika e-faxfunktioner, såsom fax-till-e-post och e-post-till-fax-funktioner, webbtillägg och mobilappar för att matcha de olika behoven hos enskilda och företagsanvändare.
Dessutom tillhandahåller de också lagringslösningar och säkerställer datasäkerhet och överensstämmelse för dataöverföringar med de senaste lagbestämmelserna.
2. Skicka fax via mobila enheter
Toppklassiga varumärken för onlinefaxning erbjuder mobilsupport för plattformsanvändare. Vissa företag driver affärsverksamhet på stationära och mobila applikationer. Mobila faxlösningar låter dig växla mellan mobila och stationära plattformar sömlöst.
Android
Besök Google Play butik för att ladda ner den föredragna onlinefaxtjänstleverantörens Android-app för att aktivera deras tjänst. Installera appen, skapa ett konto, bifoga filer och skicka och ta emot fax när du är på språng.
Avancerade Android-faxappar erbjuder förmåner som omedelbar leverans, bekräftelserapportering, möjligheten att använda din e-postapp för att skicka fax, webbläsartillägg, tillgång till Google Drive-lagring, PDF-konverterare, dokumentskanning, push-meddelanden för inkommande fax och Mer.
iOS
Välj en onlinefaxleverantör som erbjuder en iOS-app för att skicka/ta emot fax med din iOS-enhet. Du kan också använda mobila iOS-enheter med appar som Numbers, Pages och Keynote för att skicka fax. Besök Apple butik, ladda ner appen och skicka fax till internationella länder.
iOS-faxappar erbjuder robusta funktioner, som bildbehandling, dokumentskanning, konverterare av högsta filkvalitet, skicka flera filer med ett enda fax, förhandsgranskning av filer och dedikerade faxnummer.
3. Microsoft Office-faxning
Du kan skicka fax online med Microsoft 365 applikationer. Detta kan dock bero på din onlinefaxtjänstleverantör. Microsoft Office låter dig faxa MS Powerpoint-, MS Excel- och MS Word-filer med hjälp av e-post-till-fax-funktionen.
Vi rekommenderar att du hittar en tjänsteleverantör med ett tillägg för Microsoft-appar så att du kan använda det för att skicka presentationer, kalkylblad och dokument direkt.
4. Faxa med Google Dokument
Google Fax är en vanlig funktion som finns i de flesta onlinefaxtjänster. Med den här funktionen kan du integrera onlinefaxfunktioner i olika Google-lösningar, inklusive arbetsplatstjänster. Du kan till exempel skicka fax direkt från Google Sheets eller Google Docs.
Denna förmåga är avgörande för datadrivna företagsorganisationer, såsom vårdgivare och fastighetsmäklare, av tre skäl:
- Googles arbetsytor erbjuder tillgänglighet dygnet runt;
- De är lätta att använda och inkluderar förbättrade säkerhetsfunktioner; och
- Du kan integrera onlinefaxning med Googles tjänster för att utnyttja kraften i digital teknik för att förändra ditt företag.
Dessutom är Google Docs och Google Sheets kompatibla med de flesta smartphones och skrivbordsappar för faxning online.
5. Skicka ett fax på din dator
Att använda en stationär dator för att skicka fax online är ett säkert sätt att förbättra dina faxinsatser. En dator är en internetaktiverad enhet som stöder faxkrav och erbjuder flera lagringslösningar, inklusive säkerhetsfunktioner.
Du kan skicka ett fax på din dator genom att installera ett online-faxprogram eller webbtillägg och använda det för e-fax.
Hitta en ansedd leverantör av faxtjänster online, ladda ner dess programvara och installera den eller få instruktioner för att komma åt dess webbportal. Skapa ett nytt fax, bifoga filerna som du vill skicka och ange nödvändiga uppgifter för att fortsätta.
6. Använda en VoIP-tjänst
VoIP står för Voice over Internet Protocol och är en utmärkt lösning för att skicka onlinefax. Eftersom VoIP involverar en telefontjänst låter den dig använda din internetanslutning och ISP-bandbredd för att skicka/ta emot fax över webben.
Det är enkelt att skicka fax via VoIP. Ange mottagarens nummer och slå det för att skriva in motsvarande kod. Ange din e-postadress och tryck på skicka för att dirigera dina filer till mottagarens inkorg via VoIP.
VoIP konverterar den analoga faxmaskinens signal till internetspecifika datapaket och använder en VoIP-gateway för att överföra data till den angivna destinationen. Om du behöver VoIP-tjänster för fax online, kolla in bästa telefontjänstleverantörerna för mer information.
7. Faxa via e-post
Din e-postleverantör kan också göra det möjligt för dig att skicka onlinefax med din stationära dator eller mobila enheter. Öppna din e-post, bifoga filerna du vill överföra, ange mottagarens faxnummer och tryck på skicka.
Du behöver dock ett abonnemang hos en pålitlig internetfaxleverantör för att kunna använda e-postfax. När du har köpt ditt abonnemang blir leverantören mellanhand mellan dig och e-fax.
Dokumenten som du faxar går genom din leverantörs händer och direkt till mottagaren. Leverantören möjliggör e-postfax genom att konvertera dina e-postmeddelanden till onlinefax. Dessutom förblir dina fax sparade säkert i leverantörens portal eller lagringslösning. Du kan komma åt deras datalager för att granska skickade dokument, hantera dina filer och mer.
Slutsats
Onlinefaxning är ett flexibelt, skalbart och pålitligt sätt att upprätthålla kommunikationen med dina kontakter över hela världen. Även om vissa kanske säger att faxning är bortglömd för länge sedan, vinner e-faxning stadigt intryck.
Med onlinefaxning kan du säga adjö till tråkigt pappersarbete och irriterande faxmaskiner. Använd onlinefaxning för att få global tillgång till dina dokument, spara resurser, förbättra kommunikationen, hålla budgeten och undvika underhållskostnader.
