Vad är VoIP och hur fungerar det? Fördelar nackdelar
Voice over Internet Protocol (VoIP) gör långsamt traditionella fasta nätverk föråldrade. Idag är VoIP det mest effektiva alternativet till mobiltelefonkommunikation.
Denna innovativa kommunikationsteknik erbjuder många fördelar för organisationer, de mest anmärkningsvärda är kostnadsbesparingar, ljud av högsta kvalitet och avancerade funktioner.
Moderna tjänsteleverantörer erbjuder mycket mer än bara röstsamtal. Kunder kan välja bland funktioner som processautomation, Interactive Voice Response (IVR), strategier för samtalsdirigering, videokonferenser och mer.
Låt oss gräva djupare in i VoIP för att förstå hur det kan hjälpa ditt företag.
VoIP förklaras
VoIP är en digital kommunikationsteknik som överför affärskommunikationsdata och röstsamtal med hjälp av internetanslutningar. Det är det näst bästa jämfört med det kopparanslutna PSTN.
Med VoIP kan företagsanvändare lita på en internetanslutning för att hantera företags ljud- och videokommunikation via webben istället för en vanlig telefonlinje. Även kallad internettelefoni, VoIP låter dig ringa ljud-/videosamtal med hjälp av en bredbandsanslutning till internet för att kommunicera med andra användare av samma tjänst.
VoIP-tjänster är idealiska för att ringa internationella, mobila, långväga och lokala samtal med hjälp av speciell VoIP-utrustning eller din nuvarande stationära enhet. Du kan också ansluta tjänsten till din telefon med en VoIP-adapter.
Hur det fungerar
VoIP konverterar analoga signaler genom att omvandla röstsamtal till digital data och överföra den via ett privat internetprotokoll (din IP-adress) eller det offentliga internetnätverket (WiFi).
Du kan använda VoIP för att ringa internetljud/videosamtal till mobiltelefoner, fasta telefoner och dator-till-dator var som helst, så länge det finns en internetanslutning tillgänglig.
Förutom ljudsamtal stöder VoIP-tjänster andra funktioner som t.ex fildelning, direktmeddelande, videokonferenssamtalOch mycket mer.
Utrustning som behövs för ett VoIP-system
Ett VoIP-system kräver en höghastighetsanslutning till bredbandsinternet för att fungera. Du kan uppnå detta med följande:
- Ett lokalt nätverk;
- Höghastighetstjänster som DSL; och
- Ett kabelmodem.
Dessutom kräver detta system en specialiserad telefonenhet, en adapter och en dator. Utrustningsutbudet skulle dock bero på tjänsteleverantören. Vissa VoIP-tjänster låter dig ansluta systemet till din traditionella telefon med en adapter, medan andra leverantörer bara fungerar över en speciell enhet eller dator.
VoIP-aktiverade telefoner ansluter direkt till din bredbandsanslutning. Här är en lista över viktiga VoIP-komponenter:
- VoIP-server – on-cloud eller on-prem;
- VoIP-aktiverade slutpunkter – analoga telefoner med adaptrar, datortelefoner eller VoIP-enheter; och
- En stabil internetanslutning – snabbare anslutningshastigheter säkerställer en bättre kundupplevelse.
Låt oss nu gå vidare till huvudfunktionerna.
Nyckelfunktioner
VoIP kan vara en spelväxlare för din affärskommunikation, men bara om den innehåller de bästa funktionerna, som:
- Avancerad samtalshantering – blockera, dirigera, parkera eller prioritera inkommande samtal för att säkerställa kundservice av högsta kvalitet;
- Samtal dirigering – direkt inkommande samtalstrafik enligt dina behov;
- Auto skötare - a virtuell receptionist kan hjälpa dina kundtjänst- och supportagenter för att säkerställa att varje kund får förstklassig uppmärksamhet;
- Business textmeddelanden – uppdatera dina fjärrlag och håll dina kunder informerade med obegränsade SMS-funktioner;
- Ring analys – samla in kundinsikter i realtid för att förbättra din verksamhet, övervaka beteendetrender, mäta kundsupportprestanda och så vidare;
- Vidarekoppling – hantera kundsamtal effektivt under perioder med mycket trafik;
- Köa – effektivisera stora samtalsvolymer genom att automatisera distribution av inkommande samtal och skapa flera samtalsnivåer för att minska vänte-/väntetider;
- Samtalsöverföring – upprätta en sömlös kund-agent-anslutning;
- Snabbmeddelanden – eftersom de flesta moderna konsumenter använder meddelandeappar, låter snabbmeddelanden dig anpassa din kommunikationsstrategi och nå fler potentiella kunder;
- IVR – Tillåt dina konsumenter att kommunicera med ditt varumärke med hjälp av en röstmeny i realtid; och
- Videokonferenser – koppla ihop dina externa team utanför kontoret, arrangera onlinemöten och förbättra din marknadsföring med webbkonferensfunktioner.
Alla dessa funktioner erbjuder en mängd fördelar, men presenterar också några potentiella problem. Nedan kommer vi att utforska alla för- och nackdelar med dessa tjänster.
Fördelar
Låt oss först se över fördelarna med att använda VoIP-tjänster.
Kostnadseffektiv
Alla företagsorganisationer är beroende av resultatet, oavsett storlek och affärsmodell. Varje kostnadsbesparande alternativ utgör en affärsmöjlighet. Att anta ett VoIP-telefonsystem är ett säkert sätt att förbättra din företagskommunikation samtidigt som du sparar resurser.
VoIP-tjänster är billigare än fasta telefonsystem och kan sänka din telefonräkning med mer än 50 %. Arv telefonleverantörer tar vanligtvis betalt per minut för fjärrsamtal. Å andra sidan erbjuder VoIP-tjänsteleverantörer obegränsade samtal i EU, Kanada och USA, inklusive internationella samtalsalternativ som är tillgängliga i pay-as-you-go-paket.
Om ditt företag ringer regelbundna internationella samtal kan användning av VoIP-tjänster vara en mer kostnadseffektiv lösning för att hantera din företagskommunikation. Eftersom VoIP använder molnmiljön sparar du också på säkerhet, underhåll, övervakning och uppgradering.
Avancerade funktioner
Moderna VoIP-tjänsteleverantörer erbjuder kraftfulla, AI-aktiverade funktioner för att hjälpa företagsanvändare att effektivisera kommunikationen, förbättra kundupplevelsen, öka kundtjänstens kvalitet och mer. Avancerade VoIP-funktioner kan sträcka sig från att optimera affärskommunikationsstrategier och spåra realtidsanalyser till virtuella AI-assistenter, IVR-menyer, vidarekoppling av samtal och webbkonferenser.
Dessa funktioner är avgörande för att effektivisera arbetsflöden, förbättra kundnöjdheten, spara tid och resurser för ditt team och säkerställa affärstillväxt. Analys av livesamtalssentiment är ett utmärkt exempel på en avancerad VoIP-funktion.
Den förlitar sig på AI-teknik, såsom Natural Language Processing och taligenkänning, för att spåra, övervaka och skanna all inkommande/utgående telefontrafik efter nyckelord och fraser som indikerar förändringar i kundbeteende.
Analys av livesamtalssentiment kan registrera neutrala, negativa och positiva kundkänslor och tillhandahålla granskningsrapporter för chefer för att hjälpa dem att bedöma kundnöjdhet, agenteffektivitet och samtalsköer. Dessa värdefulla insikter är avgörande för att optimera affärskommunikationsmetoder och säkerställa effektivare kundsupporttjänster.
Flexibilitet och portabilitet
Flexibilitet och portabilitet är viktiga funktioner för mycket mobila, hybrid- eller fjärranslutna företagsteam. Eftersom den använder en internetanslutning för att fungera, kan VoIP säkerställa tillgång till företagstelefonsystem oavsett plats.
Du kan enkelt koppla ihop dina team var som helst och kringgå olika tidszoner utan att investera i ytterligare mobil- eller datorinfrastruktur. VoIP:er är kompatibla med mjukvarugränssnitt, webbläsare och Android/iOS-appar, vilket innebär att du får 24/7 omedelbar tillgång till funktioner, företagsfiler, kontakter, konversationer och mer.
Dessutom tillhandahåller förstklassiga VoIP-leverantörer flexibla teamsamarbetsmiljöer med whiteboard-, fildelnings-, snabbmeddelande- och videochattfunktioner för sömlösa idéer. Sådan flexibilitet och portabilitet gör att du kan skala upp eller ner din kommunikation enligt dina telefontrafikbehov.
Bättre samtalskvalitet
Under det senaste decenniet har VoIP-samtalskvaliteten blivit mer tillförlitlig än någonsin. Moderna tjänsteleverantörer erbjuder nu automatiska bandbreddsjusteringar, one-tier operatörspartnerskap, global platstäckning och HD-röstfunktioner för att hjälpa företagsanvändare att förbättra samtalskvaliteten.
Nu kan företagsorganisationer säkerställa 99.99 % SLA-garanterad drifttid och högkvalitativ kommunikationskvalitet genom varje kundinteraktion. Företag kan också mildra problem på språng, såsom överbelastning av bandbredd, höga trafikvolymer, latens, jitter och trasigt ljud.
Internationell täckning
VoIP är trådlösa och bärbara, vilket gör att affärsanvändare kan utöka sin kundbas globalt. Företag kan ansluta fjärrteam var som helst och tillhandahålla kundsupport och service dygnet runt, alla dagar utanför företagskontoren. Dessutom erbjuder banbrytande tjänsteleverantörer flerspråkig support för att säkerställa effektiv och strömlinjeformad kommunikation över eventuella språkbarriärer.
Ingen teknisk installation krävs
VoIP-tjänsteleverantörer eliminerar behovet av att investera i ytterligare infrastruktur för teknisk installation. Du får en enda kanal för att överföra data och röst. Medan vissa leverantörer erbjuder VoIP-hårdvara, såsom högtalare, IP-bordstelefoner och headset, behöver du ingen ytterligare teknik för att ställa in din VoIP.
Nackdelar
VoIP-tjänster är inte utan sina nackdelar. Låt oss se över några av de största nackdelarna.
Säkerhetsfrågor
Varje internetansluten enhet i ditt nätverk är ett potentiellt säkerhetshot. Cybersäkerhet risker är ett verkligt hot mot varje internetaktiverad enhet eftersom hackare alltid kommer att försöka infektera dina enheter med ransomware, skadlig programvara, virus och andra hot för att stjäla värdefull data.
Tyvärr kan din data bli måltavla för en cyberattack, och hackare kan använda din VoIP som en åtkomstpunkt. Däremot kan du installera antivirusprogram och ställa in säkerhetsåtgärder för att säkerställa fullnivåskydd för din företagsorganisation.
VoIP beror på bandbredd
VoIP kräver en stabil, snabb och pålitlig internetanslutning för att fungera. Du behöver också en förstklassig VoIP-router med minst 5–25 Mbps bandbredd för ljudsamtal, videokonferenser och mer. Många internetleverantörer tenderar att skära ner på din bandbredd och strypa din anslutning.
Men du har fortfarande ett brett urval av internetleverantörer som erbjuder ultrasnabba bredbandshastigheter till överkomliga priser. Vi rekommenderar att du betalar mer för att undvika VoIP-kommunikationsproblem som jitter och latens.
Låg bandbredd kan sakta ner din kundsupport och orsaka nya problem som kan kosta dina kunder. Även om dina bandbreddsbehov beror på telefontrafikvolymen, kan du fastställa detta genom att noggrant testa ditt nätverks bandbredd för att identifiera förbättringsområden.
Jitter, latens och andra anslutningsproblem uppstår av olika anledningar:
- Dålig internetuppkoppling – VoIP kräver högre bandbredd än vanlig webbsurfning. Om du upplever latens, kanske det är dags att överväga att byta internetleverantör.
- Otillräcklig router – VoIP-tjänster kräver specialiserade routerkonfigurationer för att fungera smidigt. VoIP-konfigurerade routrar prioriterar rösttrafik framför data för att stödja stora telefontrafikvolymer.
- Otillräckliga kablar – eftersom ethernetsladdar finns i olika effektnivåer och kategorier behöver du tillräckligt med kablar för att stödja högre anslutningshastigheter.
Detta är bara några av de största problemen med bandbredd, men det finns också problemet med platsspårning.
Begränsad platsspårning
Begränsad platsspårning är den största nackdelen med att använda VoIP. På grund av VoIP:s portabilitet och tillgänglighet kan tredje part ha svårt att lokalisera varifrån ett samtal kommer. VoIP-samtal kommer från IP-adresser, vilket innebär att de inte har mobiltornsinformation eller GPS-data för spårning.
Även om de flesta uppringare inte behöver dessa uppgifter, kan kundsupporten kräva det av olika anledningar, som att hantera akuta frågor och lösa brådskande kundproblem.
Slutsats
När man tittar på fördelarna och nackdelarna är det uppenbart att VoIP:s fördelar överväger nackdelarna. Det är också viktigt att notera den enkla installationen och snabba övergången från traditionella telefonsystem till VoIP-tjänster. Företagsorganisationer kan etablera enhetliga kommunikationsportaler för att hantera alla telefonibehov under ett tak.
Denna kommunikationssammanslutning gör att dina team kan fokusera på andra viktiga affärsaspekter samtidigt som du säkerställer att dina kunder, kunder, partners och andra potentiella kunder får den uppmärksamhet de förtjänar. Ett VoIP-telefonsystem är den ultimata lösningen för att eliminera störningar och missnöje hos kunder.
