Hur man skriver ett pressmeddelande

Du har byggt din blogg, polerat innehållet på din webbplats, skapat e-postmeddelanden, fästa bildtexter för dina sociala medier och nu måste du också skriva ett pressmeddelande?

Tja, du borde - om du vill ha en framgångsrik marknadsföringskampanj. 

Att skriva ett pressmeddelande är ett enkelt sätt att stärka din varumärkesimage och nå nya kunder. Det tar några timmar, men det kostar dig ingenting. Det driver webbplatsbesök och skapar buzz runt ditt företag – åh, och nämnde vi att det inte kostar något? Ett pressmeddelande är fri press. 

Här är några tips för att skriva ett uppmärksammat pressmeddelande som alla kommer att älska. 

Tänk på din målgrupp 

Nu frågar du - alla som? Hur fungerar ett pressmeddelande ens? Är det riktat till kunder? Var passar media in? 

A pressmeddelande är ett officiellt uttalande som företag delar med mediarepresentanter när de har ett viktigt tillkännagivande eller en "nyhetsvärd" historia att dela.

Journalister skriver sedan en artikel utifrån den information som du har lämnat i pressmeddelandet. Innan det kan nå den avsedda publiken måste ditt pressmeddelande först fånga nyhetsfolkets uppmärksamhet. Om de gillar det är chansen stor att kunderna kommer att gilla det också.  

Vad krävs för att skriva ett pressmeddelande som kommer att fånga journalisters intresse?

Låt oss gå direkt till det. 

Vilken typ av pressmeddelande skriver du? 

Tänk först och främst på vad journalister älskar. För att vara "nyhetsvärd", måste ett pressmeddelande berätta en intressant eller relevant historia. Det ska förmedla ett viktigt budskap eller dra i hjärtat. Om du har en berättelse som din publik skulle tycka är informativ, inspirerande eller underhållande, helst allt på samma gång, har du bra pressmeddelandematerial. 

Det hjälper också om ditt pressmeddelande på något sätt är kopplat till en annan viral berättelse. Det ger den känslomässig relevans och fart, för att inte tala om en välbehövlig SEO lyft. 

Dessa händelser och milstolpar gör alla ett "nyhetsvärde" pressmeddelande:

Nyheter

I näringslivet kan de senaste nyheterna vara allt från en cyberattack till en dignitärs död. 

Produktlanseringar och uppdateringar

Om du inte sprider budskapet om din nya produkt, vem kommer det då?  

omprofilering

Omprofilering är en stor affär. Att tillkännage det genom ett pressmeddelande kan hjälpa dig att komma igång med det nya varumärket. 

Chefskampanjer och lagförändringar

Det är lite osannolikt att dina kunder kommer att twittra om det, men det är en giltig anledning att klappa dig själv på axeln och fräscha upp din medianärvaro. 

Fusioner och förvärv

Sammanslagningar och förvärv är typiskt spelförändrande för alla inblandade, inklusive kunder. 

Nya partnerskap

Varför inte offentligt fira din ny affär vänskap? Det visar att du ständigt arbetar med något nytt och spännande. 

Evenemang

Dela om händelser som dina kunder (eller affärspartners) skulle vilja veta om. I det här fallet kan ett pressmeddelande fungera som en öppen inbjudan (före) eller en framgångssaga (efter evenemanget).

Stora öppningar

Stora invigningar är ett utmärkt exempel på nyhetsvärde händelser, särskilt om du driver ett kundinriktat företag – ju fler som hör om det, desto bättre. 

Utmärkelser 

Utmärkelser bygger rykte och etablerar varumärken som ledare inom området. En utmärkelse är ett fysiskt bevis på att du är den bästa av de bästa. 

8 steg för att skapa ett framgångsrikt pressmeddelande

Misstaget som de flesta företag gör när de skriver ett pressmeddelande är att de gör det alldeles för långt. Innan vi hoppar till själva releasen, låt oss snabbt fastställa dess optimala längd. Helst bör ett pressmeddelande inte vara längre än två sidor. I det här fallet är mindre mer. 

Återigen, låt oss definiera egenskaperna hos ett bra pressmeddelande och lägga till några nya:

När du siktar på "nyhetsvärde" måste du se till att ditt pressmeddelande är uppmärksammat, men inte klickbete. Allt är inte en bra historia. Om du inte är säker på din, ta en titt på några av de nyhetskanaler som täcker din bransch och nisch. 

Undvik också självreklam. Låt dina prestationer tala för sig själva. 

När det gäller att göra ditt pressmeddelande professionellt, kan följande steg guida dig genom processen: 

Att skriva en rubrik 

Varje författare, vare sig den är erfaren eller nybörjare, oroar sig över rubriker. Att förmedla rätt budskap samt att engagera läsaren på en enda rad är utmanande, men lösningen är enklare än du kanske tror. 

Glöm bort att vara smart. En bra rubrik är okomplicerad. 

Ta den här pressmeddelanderubriken av Heinz: Heinz letar efter sin första "Head Burger Artist" någonsin. 

Enkelt, eller hur? 

När själva berättelsen är tillräckligt bra för att skapa rubriken behöver du inget annat. En rubrik ska väcka uppmärksamhet, men det är lika viktigt att vara lätt att förstå. Tänk noga på dina ord och gör dem tydliga och övertygande. 

Inledande paragraf 

Inledningsstycket i ditt pressmeddelande är ditt ögonblick att lysa. Det är här du sprider de stora nyheterna till journalisterna och ger lite sammanhang kring din verksamhet. 

Om du följer din rubrik naturligt bör du försöka förmedla kärnan i din berättelse eller helt enkelt förklara vad rubriken handlar om. 

Till exempel använder det tidigare nämnda pressmeddelandet av Heinz det inledande stycket för att förtydliga den mystiska rubriken:

Återigen handlar det om en bra historia. Om du inte har något viktigt att meddela kommer du inte att kunna skapa ett engagerande inledningsstycke. De bästa historierna, som de säger, skriver sig själva, men du måste investera lite tid i det innan allt börjar strömma ut. 

Lägg till den viktigaste informationen först 

De bästa författarna kan skapa en karaktär för sina berättelser ur ingenting. Men även utan en person att förmedla ett budskap kan naturen eller känslor vara en formidabel karaktär. Lyckligtvis har du redan din ledning. Ett pressmeddelande handlar om ditt företag. Se till att journalister vet det också. 

Traditionellt anger den första meningen i ett pressmeddelande platsen för ditt företag (eller var berättelsen utspelar sig) och datumet så här: New York, NY, 23 september 2022.

Därefter måste du introducera de fem W:en:

Även om de flesta av dessa är fakta, är det Varför det kräver lite hantverk. Du kan inte bara säga "Detta är viktigt eftersom...” – läsaren ska ta värdet ur sammanhanget och förstå berättelsens betydelse genom att läsa mellan raderna. Du kommer dit, oroa dig inte. 

Använd enkelt språk 

Som vi sa, ett pressmeddelande bör inte vara mer än två sidor långt. Journalister föredrar Hemingways sätt att skriva, vilket innebär att hålla ditt språk enkelt, din berättelse kortfattad och ditt skrivande till punkt. Komplicera inte saker och ting – det här är inte en kreativ skrivtävling. 

Om det här är första gången du skriver något liknande, ta dig tid att läsa dina lokala affärsnyheter eller portaler som Bloomberg, Reuters eller CNN Business. Var uppmärksam på grammatiken och ordförrådet. Du kommer att se många korta meningar och enkla ord med bara några få adjektiv.  

Glöm inte att dubbelkolla din grammatik och stavning. 

På tal om Hemingway så finns det många verktyg som författare använder för att se till att deras grammatik och stavning är oklanderlig. Några av dessa verktyg kontrollerar också klarheten i din text, hjälper dig att trimma ner den när det behövs och låter dig veta om du har några överdrivna ord. 

Lägg till citat och statistik 

Saker som citat, statistik, vittnesmål, fallstudier (utdrag) och forskningsdetaljer berikar texten och ökar dess trovärdighet. Dela gärna all information bakom kulisserna med journalister och läsare, eftersom det kommer att öka värdet och äktheten av ditt pressmeddelande. 

Både journalister och läsare föredrar till exempel citat. Det är nu vanligt att ett pressmeddelande innehåller ett citat från en företagsledare eller en talesperson för företaget, som hjälper till att utveckla ämnet för din berättelse med ett uttalande som kommer direkt från källan. 

Ett annat effektivt engagemangsknep är att citera en anställd eller en kund. 

Det är alltid bättre att låta andra tala om dina prestationer. Vad du än väljer, hitta ett bra mått. Inkludera endast de citat som ger värdefull information eller visar ditt engagemang för saken, din personal eller dina kunder. Begränsa dig till bara ett par av dem. 

Gör en tydlig slutsats 

Som alla välgjorda slutsatser bör det avslutande stycket i ett pressmeddelande sammanfatta historien och lägga till den sista touchen som provocerar fram action. Inom marknadsföring kallar vi detta en CTA. Ett pressmeddelande bör inte ha en klassisk uppmaning, men det bör ha en liknande effekt.

Du kan till exempel bjuda in läsare att besöka din webbplats för mer information. 

Ett annat sätt att göra ett pressmeddelande mer övertygande är genom att ge en smygtitt in i framtiden. Metaforiskt sett, kommer det att bli en fortsättning på din berättelse? Hur förväntar du dig att dessa nyheter kommer att utvecklas och utvecklas, och vilka är de möjliga konsekvenserna? 

Alternativt kan du använda det här stycket för att väcka dina läsares intresse. Marvel uppfann praktiskt taget post-credit-scenen för att hålla tittarna vid kanten av sina stolar även efter filmens slut. Du kan låna det här tillvägagångssättet och reta vad som är nästa steg för ditt varumärke.

Lägg till kontaktinformation 

I slutet bör ditt pressmeddelande innehålla din kontaktinformation och något vi kallar "the boilerplate". Beroende på om du skickar ditt pressmeddelande i fysisk eller digital form kommer kontaktinformationen antingen att innehålla dina webbadresser eller hyperlänkar. 

Denna information bör i alla fall göra det möjligt för journalister att nå dig om de har några följdfrågor. Du kan dela din webbadress, e-post, telefonnummer eller vilken relevant kommunikationskanal du använder oftast. 

Lägg till en kort affärsbiografi 

Åh, och en sak till – pannplattan. 

Boilerplate är en kort och charmig översikt över ditt företag. Det är av särskild vikt om du fortfarande utvecklar ditt företag och försöker öka dina marknadsföringsinsatser på alla möjliga sätt. Vid det här laget borde både journalister och läsare lära känna dig lite bättre. 

En effektiv boilerplate skiljer sig inte mycket från en sammanfattad Om Oss avsnittet från din webbplats eller din biografi på din sociala mediasida. Det är bara några meningar som förklarar vem du är som varumärke, vad du gör och varför det är viktigt. Om du har tid, skräddarsy den till olika nyhetskanaler. 

Slutsats

Att ta sig tid att skriva ett pressmeddelande för varje ny milstolpe kan vara skrämmande, men vi lovar dig att det lönar sig. Mer än 86 % av amerikanska vuxna få tillgång till nyheter på digitala enheter. Mediebevakningen är lika viktig som alltid eftersom den talar om för människor om något är värt sin tid. 

Att skapa ett uppmärksammat pressmeddelande är inte svårare än att skriva ett engagerande blogginlägg. Den är kortare, enklare och kommer med en mallstruktur.

Om du är för upptagen med att skapa nyheter och har noll tid att skriva om det, har vi kurerat ett lista över de bästa pressmeddelandetjänsterna för dig att välja mellan. Låt inte dina prestationer passera obemärkt. Ta i stället varje chans som finns för att påminna folk om att du är nyhetsvärd.