İnternet üzerinden ses protokolü (VoIP), geleneksel sabit hat ağlarını yavaş yavaş geçersiz kılıyor. Günümüzde VoIP, cep telefonu iletişiminin en etkili alternatifidir.
Bu yenilikçi iletişim teknolojisi, kuruluşlara çok sayıda avantaj sunar; en dikkate değer olanı maliyet tasarrufu, birinci sınıf ses ve gelişmiş özelliklerdir.
Günümüzün servis sağlayıcıları sesli arama seçeneklerinden çok daha fazlasını sunuyor. Müşteriler süreç otomasyonu gibi işlevler arasından seçim yapabilir, Etkileşimli Sesli Yanıt (IVR), çağrı yönlendirme stratejileri, video konferans ve daha fazlası.
Şirketinize nasıl yardımcı olabileceğini anlamak için VoIP'yi daha derinlemesine inceleyelim.
VoIP açıklaması
VoIP, iş iletişim verilerini ve sesli aramaları internet bağlantılarını kullanarak aktaran bir dijital iletişim teknolojisidir. Bakır kablolu PSTN'ye kıyasla bir sonraki en iyi şey.
VoIP ile iş kullanıcıları, kurumsal ses ve video iletişimlerini normal bir telefon hattı yerine web üzerinden yürütmek için bir internet bağlantısına güvenebilir. İnternet telefonu olarak da adlandırılan VoIP, aynı hizmetin diğer kullanıcıları ile iletişim kurmak için geniş bant internet bağlantısı kullanarak sesli/görüntülü aramalar yapmanızı sağlar.
VoIP hizmetleri, özel VoIP ekipmanı veya mevcut masaüstü cihazınızı kullanarak uluslararası, mobil, uzun mesafe ve yerel aramalar yapmak için idealdir. Hizmeti bir VoIP adaptörü kullanarak telefonunuza da bağlayabilirsiniz.
Nasıl çalışır
VoIP, sesli aramaları dijital verilere dönüştürerek ve özel bir internet protokolü (IP adresiniz) veya genel internet ağı (WiFi) üzerinden aktararak analog sinyalleri dönüştürür.
İnternet bağlantısı olduğu sürece, cep telefonlarına, sabit hatlara ve bilgisayardan bilgisayara her yerde İnternet sesli/görüntülü arama yapmak için VoIP'yi kullanabilirsiniz.
Sesli aramaların yanı sıra, VoIP hizmetleri aşağıdaki gibi diğer işlevleri de destekler: dosya paylaşımı, anlık mesajlaşma, video konferans görüşmeleriVe daha fazlası.
VoIP sistemi için gerekli ekipman
Bir VoIP sisteminin çalışması için yüksek hızlı geniş bant internet bağlantısı gerekir. Bunu aşağıdakilerle başarabilirsiniz:
- Bir yerel alan ağı;
- DSL gibi yüksek hızlı hizmetler; ve
- Bir kablolu modem.
Ayrıca bu sistem özel bir telefon cihazı, adaptör ve bilgisayar gerektirir. Bununla birlikte, ekipman aralığı servis sağlayıcıya bağlı olacaktır. Bazı VoIP hizmetleri, sistemi bir adaptör kullanarak geleneksel telefonunuza bağlamanıza izin verirken, diğer sağlayıcılar yalnızca özel bir cihaz veya bilgisayar üzerinden çalışır.
VoIP özellikli telefonlar doğrudan geniş bant bağlantınıza bağlanır. İşte temel VoIP bileşenlerinin bir listesi:
- VoIP sunucusu – bulutta veya şirket içinde;
- VoIP özellikli uç noktalar – adaptörlü analog telefonlar, yazılım telefonları veya VoIP cihazları; ve
- Sabit bir internet bağlantısı – daha yüksek bağlantı hızları, daha iyi bir müşteri deneyimi sağlar.
Şimdi ana özelliklere geçelim.
anahtar özellikler
VoIP, iş iletişimleriniz için bir oyun değiştirici olabilir, ancak yalnızca aşağıdakiler gibi en iyi özellikleri içeriyorsa:
- Gelişmiş çağrı yönetimi – en yüksek kalitede müşteri hizmeti sağlamak için gelen aramaları bloke edin, yönlendirin, tutun veya önceliklendirin;
- Çağrı yönlendirme – gelen çağrı trafiğini ihtiyaçlarınıza göre yönlendirin;
- Otomatik görevli - Bir sanal resepsiyonist her müşterinin üst düzey ilgi görmesini sağlamak için müşteri hizmetleri ve destek temsilcilerinize yardımcı olabilir;
- İş metin mesajlaşma – uzak ekiplerinizi güncelleyin ve müşterilerinizi sınırsız SMS mesajlaşma işlevleriyle bilgilendirin;
- Arama analizi – işinizi geliştirmek, davranış trendlerini izlemek, müşteri destek performansını ölçmek vb. için gerçek zamanlı müşteri içgörüleri toplayın;
- Çağrı yönlendirme – yoğun trafik dönemlerinde müşteri çağrılarını etkili bir şekilde yönetin;
- Kuyruk – gelen çağrı dağıtımını otomatikleştirerek ve bekleme/tutma sürelerini azaltmak için çoklu çağrı katmanları oluşturarak büyük çağrı hacimlerini düzene sokun;
- Çağrı aktarma – kusursuz bir müşteri-temsilci bağlantısı kurun;
- Anında mesajlaşma – çoğu modern tüketici mesajlaşma uygulamalarını kullandığından, anlık mesajlaşma iletişim yaklaşımınızı kişiselleştirmenize ve daha fazla olası müşteriye ulaşmanıza olanak tanır;
- IVR – gerçek zamanlı bir sesli menü kullanarak tüketicilerinizin markanızla iletişim kurmasını sağlayın; ve
- Video konferans – uzaktaki ekiplerinizi ofis dışında birbirine bağlayın, çevrimiçi toplantılar ayarlayın ve web konferansı işleviyle pazarlamanızı geliştirin.
Bu özelliklerin tümü bir dizi avantaj sunar, ancak bazı potansiyel sorunları da beraberinde getirir. Aşağıda, bu hizmetlerin tüm artılarını ve eksilerini inceleyeceğiz.
Artılar
İlk olarak, VoIP hizmetlerini kullanmanın artılarını gözden geçirelim.
Uygun maliyetli
Tüm ticari kuruluşlar, büyüklükleri ve iş modelleri ne olursa olsun, en alt satıra bağlıdır. Maliyet tasarrufu sağlayan her alternatif, bir iş fırsatı sunar. Bir VoIP telefon sistemini benimsemek, kaynakları korurken kurumsal iletişiminizi geliştirmenin kesin bir yoludur.
VoIP hizmetleri sabit hatlı telefon sistemlerine göre daha ekonomiktir ve telefon faturanızı %50'den fazla azaltabilir. Miras telefon servis sağlayıcıları uzun mesafeli aramalar için genellikle dakika başına ücret alınır. Öte yandan VoIP servis sağlayıcıları, kullandıkça öde paketlerindeki uluslararası arama seçenekleri de dahil olmak üzere AB, Kanada ve ABD'de sınırsız arama olanağı sunmaktadır.
Şirketiniz düzenli olarak uluslararası aramalar yapıyorsa, VoIP hizmetlerini kullanmak, kurumsal iletişimlerinizi yürütmek için daha uygun maliyetli bir çözüm olabilir. VoIP bulut ortamını kullandığından güvenlik, bakım, izleme ve yükseltme işlemlerinden de tasarruf edersiniz.
Gelişmiş özellikler
Günümüzün VoIP hizmet sağlayıcıları, iş kullanıcılarının iletişimi kolaylaştırmasına, müşteri deneyimini iyileştirmesine, müşteri hizmet kalitesini artırmasına ve daha fazlasına yardımcı olmak için güçlü, AI özellikli özellikler sunar. Gelişmiş VoIP özellikleri, iş iletişimi stratejilerini optimize etmekten ve gerçek zamanlı analitiği izlemekten yapay zeka sanal asistanlarına, IVR menülerine, çağrı yönlendirmeye ve web konferansına kadar değişebilir.
Bu özellikler, iş akışlarını düzene sokmak, müşteri memnuniyetini artırmak, ekibinizin zamanından ve kaynaklarından tasarruf etmek ve iş büyümesini sağlamak için kritik öneme sahiptir. Canlı çağrı duyarlılığı analizi, gelişmiş bir VoIP özelliğinin mükemmel bir örneğidir.
Müşteri davranışındaki değişiklikleri gösteren anahtar sözcükler ve ifadeler için tüm gelen/giden telefon trafiğini izlemek, izlemek ve taramak için Doğal Dil İşleme ve konuşma tanıma gibi yapay zeka teknolojilerine dayanır.
Canlı çağrı duyarlılığı analizi, tarafsız, olumsuz ve olumlu müşteri duygularını kaydedebilir ve yöneticilere müşteri memnuniyetini, aracı verimliliğini ve çağrı sıralarını değerlendirmelerine yardımcı olmak için inceleme raporları sağlayabilir. Bu değerli içgörüler, iş iletişimi uygulamalarını optimize etmek ve daha etkili müşteri destek hizmetleri sağlamak için hayati öneme sahiptir.
Esneklik ve taşınabilirlik
Esneklik ve taşınabilirlik, son derece mobil, hibrit veya uzak iş ekipleri için temel özelliklerdir. Çalışmak için bir internet bağlantısı kullandığından, VoIP, konumdan bağımsız olarak iş telefonu sistemlerine erişim sağlayabilir.
Ek mobil veya masaüstü altyapısına yatırım yapmadan ekiplerinizi her yerden kolayca bağlayabilir ve farklı saat dilimlerini atlayabilirsiniz. VoIP'ler yazılım telefonu arabirimleri, web tarayıcıları ve Android/iOS uygulamalarıyla uyumludur; bu, özelliklere, kurumsal dosyalara, kişilere, konuşmalara ve daha fazlasına 24/7 anında erişim elde ettiğiniz anlamına gelir.
Ek olarak, birinci sınıf VoIP sağlayıcıları, kusursuz fikir için beyaz tahta, dosya paylaşımı, anında mesajlaşma ve görüntülü sohbet özellikleriyle esnek ekip işbirliği ortamları sağlar. Bu tür bir esneklik ve taşınabilirlik, telefon trafiği gereksinimlerinize göre iletişimlerinizi büyütmenize veya azaltmanıza olanak tanır.
Daha iyi arama kalitesi
Son on yılda, VoIP arama kalitesi her zamankinden daha güvenilir hale geldi. Günümüzün hizmet sağlayıcıları, işletme kullanıcılarının çağrı kalitesini artırmasına yardımcı olmak için artık otomatik bant genişliği ayarlamaları, tek katmanlı operatör ortaklıkları, küresel konum kapsamı ve HD ses özellikleri sunuyor.
Artık ticari kuruluşlar, her müşteri etkileşimi aracılığıyla %99.99 SLA garantili çalışma süresi ve üst düzey iletişim kalitesi sağlayabilir. Şirketler hareket halindeyken aşırı bant genişliği, yüksek trafik hacimleri, gecikme, titreme ve bozuk ses gibi sorunları da azaltabilir.
Uluslararası kapsam
VoIP'ler kablosuz ve taşınabilir olup, işletme kullanıcılarının müşteri tabanlarını küresel olarak genişletmelerine olanak tanır. Şirketler, uzaktaki ekipleri her yerde birbirine bağlayabilir ve iş ofislerinin dışında 24/7 müşteri desteği ve hizmeti sağlayabilir. Ek olarak, son teknoloji hizmet sağlayıcılar, potansiyel dil engellerini aşmadan etkili ve modern iletişim sağlamak için çok dilli destek sunar.
Teknik kurulum gerekmez
VoIP servis sağlayıcıları, teknik kurulum için ek altyapıya yatırım yapma ihtiyacını ortadan kaldırır. Veri ve ses iletimi için tek bir kanal alırsınız. Bazı sağlayıcılar hoparlörler, IP masa telefonları ve kulaklıklar gibi VoIP donanımları sunarken, VoIP'nizi kurmak için herhangi bir ek teknolojiye ihtiyacınız yoktur.
Eksiler
VoIP hizmetlerinin dezavantajları da vardır. En büyük dezavantajlardan bazılarını gözden geçirelim.
Güvenlik sorunları
Ağınızdaki internete bağlı her cihaz potansiyel bir güvenlik tehdididir. Siber güvenlik Bilgisayar korsanları, değerli verileri çalmak için cihazlarınıza her zaman fidye yazılımı, kötü amaçlı yazılım, virüs ve diğer tehditleri bulaştırmaya çalışacağından, riskler internet erişimi olan her cihaz için gerçek bir tehdittir.
Maalesef verileriniz bir siber saldırının hedefi haline gelebilir ve bilgisayar korsanları VoIP'nizi erişim noktası olarak kullanabilir. Ancak, ticari organizasyonunuz için tam düzey koruma sağlamak üzere virüsten koruma yazılımı yükleyebilir ve güvenlik önlemlerini ayarlayabilirsiniz.
VoIP bant genişliğine bağlıdır
VoIP'nin çalışması için istikrarlı, hızlı ve güvenilir bir internet bağlantısı gerekir. Ayrıca sesli aramalar, görüntülü konferans ve daha fazlası için en az 5–25 Mbps bant genişliğine sahip birinci sınıf bir VoIP yönlendiriciye ihtiyacınız vardır. Birçok ISP, bant genişliğinizi azaltma ve bağlantınızı kısma eğilimindedir.
Ancak yine de uygun fiyatlarla ultra hızlı geniş bant bağlantı hızları sunan çok çeşitli internet servis sağlayıcılarınız var. Titreşim ve gecikme gibi VoIP iletişim sorunlarından kaçınmak için daha fazla ödeme yapmanızı öneririz.
Düşük bant genişliği, müşteri desteğinizi yavaşlatabilir ve müşterilerinize mal olabilecek yeni sorunlara neden olabilir. Bant genişliği ihtiyaçlarınız telefonun trafik hacmine bağlı olsa da, iyileştirme alanlarını belirlemek için ağınızın bant genişliğini kapsamlı bir şekilde test ederek bunu tespit edebilirsiniz.
Titreşim, gecikme ve diğer bağlantı sorunları çeşitli nedenlerle ortaya çıkar:
- Kötü internet bağlantısı – VoIP, sıradan web taramasından daha yüksek bant genişliği gerektirir. Gecikme yaşıyorsanız, belki de İSS'nizi değiştirmeyi düşünmenin zamanı gelmiştir.
- yetersiz yönlendirici – VoIP hizmetlerinin sorunsuz çalışması için özel yönlendirici yapılandırmaları gerekir. VoIP ile yapılandırılmış yönlendiriciler, yoğun telefon trafiği hacimlerini desteklemek için ses trafiğine veri üzerinden öncelik verir.
- yetersiz kablo – ethernet kabloları farklı güç seviyelerinde ve kategorilerinde bulunduğundan, daha yüksek bağlantı hızlarını desteklemek için yeterli kabloya ihtiyacınız vardır.
Bunlar bant genişliğiyle ilgili en büyük sorunlardan sadece birkaçı, ancak konum izleme sorunu da var.
Sınırlı konum takibi
Sınırlı konum takibi, VoIP kullanmanın en büyük dezavantajıdır. VoIP'nin taşınabilirliği ve erişilebilirliği nedeniyle, üçüncü şahıslar bir aramanın nereden geldiğini tam olarak belirlemekte zorlanabilirler. VoIP aramaları IP adreslerinden gelir, yani izleme için baz istasyonu bilgilerini veya GPS verilerini taşımazlar.
Arayanların çoğu bu verilere ihtiyaç duymazken, müşteri destek hizmetleri, acil durum sorgularını işlemek ve acil müşteri sorunlarını çözmek gibi çeşitli nedenlerle buna ihtiyaç duyabilir.
Sonuç
Avantaj ve dezavantajlara bakıldığında, VoIP'nin artılarının eksilerinden daha ağır bastığı açıktır. Geleneksel telefon sistemlerinden VoIP hizmetlerine kolay kurulum ve hızlı geçişe dikkat etmek de önemlidir. Ticari kuruluşlar, tüm telefon ihtiyaçlarını tek bir çatı altında yönetmek için birleşik iletişim portalları kurabilirler.
Bu iletişim birleşimi, müşterilerinizin, iş ortaklarınızın ve diğer potansiyel müşterilerinizin hak ettikleri ilgiyi görmelerini sağlarken ekiplerinizin diğer hayati iş yönlerine odaklanmasına olanak tanır. Bir VoIP telefon sistemi, kesintileri ve müşteri memnuniyetsizliğini ortadan kaldırmak için nihai çözümdür.
